膨大な仕事量でキャパを超えてしまった時は、どうすれば良いか?

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能力の限界ギリギリの仕事は能力が向上しますが、キャパを超えてしまうと、自分が何をやっているのかわからなくなります。

能力限界ギリギリのところで仕事をすると、能力の限界点(頂点)が伸びるので、仕事の能力やスキルってアップするようになっています。

ただ、あまりの仕事量を短期間でかかえこんでしまうと、キャパシティを超えてしまい崩壊してしまいます。

私の経験からは、たった1年間のうち、自分の業務はそのままで、手探りでどうしたら良いのかわからない新規事業を7つ持ち、部下の育児休暇のフォローのため、引き継ぎもままならないままに新しい業務を5つ以上抱え、問題やクレームも雪だるま式にどんどん増えていった時期がありました。

上司は退職間際ということもあって、ほとんど仕事にならず、どうしようもならない頭の痛い時期がありました。

サラリーマン一個人のキャパシティというのは、おおよその能力の上限は決まっているものです。

どんなに仕事の出来る人でも、自分でできる能力というのは限られてるってこと。

今回は私の経験から、キャパシティを超えた時にどうなったか?また、キャパシティを超えた時はどう対処すれば良いのか、そのままやり続けたらどうなるのか?この点について説明していきたいと思います。

キャパシティを超えた時に、私はどうなったか?

当時の私を振り替えると、業界再編や組織の中が混乱に満ちていた時期にありました。

そんな中で、

・上司は相談しても全く相談にならない。

・部下は入ったばかりで重要な任務は与えられない。

・今いる部下も能力不足。頼りになる人がいない。

・人員は減らされる。

こんな状況で先ほどのような仕事量を持ったとすれば、すぐにキャパを超えます。

私のキャパ超えの場合の症状としては、

自分が何をやっているのか、わからなくなる

キャパを超えると、自分が今何の仕事をし、どんな進捗状況にあるのか全く分からなくなります。

今自分で手に持っている資料はコピーしようとしたのか、別の部署に持っていこうとしたのか、FAXしようとしていたのか、そもそも自分はなぜここにいるのか、何をしようと今ここにいるのかが、分からなくなります。

部下に何を指示したのか分からなくなる

部下に朝指示したこと、昨日指示したことなど、部下に言ったことが記憶から抜けてしまいます。

部下は昨日指示したことと、今日指示したことがまったく違うのが、一番困るものです。

一番大変なのは、言った本人がまったく気付いていないことです。

錯乱する

連続電話、止まらないファックス、大量のメール、アポなし訪問、顧客があまり用もないのに事務所に居続けるということが断続的におきて、自分の仕事がまったく出来ない状況になると、焦りのあまり錯乱したこともあります。

自分が何を言っているのか、自分でもよくわからない状況になります。

いきなり笑いだしたりしたと思えば、急に悲しくなったり、キレたり、落ち込んでしまったりすることもあるかもしれません。

錯乱状態になったら相当の危険ゾーンですよ。

私の失敗経験から、キャパシティ超えたときはどう対処したら良いかを考えていきます。

解決法① 上司に相談すること

一番良いのは、上司に即相談することです。意外にも上司は、部下の置かれている状況は見えていないのです。

なので、自分の置かれている状態を説明し、ヘルプを求めましょう。

その上司が相談にもならない場合は、もう仕事を上司に丸投げして、押しつけ返します。

荒いやり方は、普通はしません。後々亀裂が入りますからね。

相談になるようだったら、きちんと対処してもらうのが筋ってモノ。

でも、全く相談にもならない、仕事もしない、見て見ぬフリ、フォローもしないような上司の場合は、仕事を投げつけてやらせるしかないのです。

解決法② 部下に事業が丸投げできない場合は、細分化した仕事を投げる

「組織はチームでやるものだ。」

そんなの分かってるんですよ。でも、まだ部下が育ってない。

やらせて大失敗して、致命傷を受けた時のフォローはできないんですよ。

そんな場合は、仕事を細分化し、ルーティン化してしまって部下にやってもらうことがいいです。作業全般は部下にやらせるんです。

作業を離れることで、一番時間のかかる問題を解決する方法を考えたり、企画を練るなど、知的作業をする時間を生み出すのです。

解決法③他部署から人を回してもらう

これができたら最初からやってます!と言われそうですが、私はその上の上司に願い、人員を緊急に回してもらうことにしました。

とにかく人手。人手で解決できることもあるんですよ。

そのままキャパ超えを続けていると、どうなるか?

以上のような対策をこれを2年間続けた結果、燃え尽き症候群(バーンアウト)しています。

(参考記事:私の燃え尽き症候群はこう治した!症状事例、回復、予防法まとめ

完全に復活し、気持ちも吹っ切れるまでは3ヶ月以上かかっています。

ぜひ、みなさんはこうならないようにしましょう。

キャパを超えているのに、我慢し続けても何もいいことありませんよ。

今回はキャパ超えについて、お話させて頂きました。

最後まで読んで頂き、ありがとうございます!

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けぴお

けぴお

ブロガーイキルメディア・ラボ
東北ブロガー。家族とミニウサギと楽しく暮らしてます。ジャーナルな執筆活動と自給自足で牧歌的な生き方を目指す「物書き屋さん」です。 >>詳しいプロフィールはこちらです
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