仕事でキャパを超えてしまった時の対策と回復方法について

仕事 キャパオーバー

私はサラリーマンで30代になってすぐ、キャパオーバー(キャパシティーオーバー)した経験があります。

どこに原因があったか考えてみると、

・人員不足だったこと。

・メンバー個々の能力と経験不足。

・自分自身の能力に過信があり、周囲に助けを求めなかったこと。

・マネジメントする管理者が不在だったこと。

こんな感じで日々仕事でもがいていました。

あとは、1年で複数に渡る新規事業が発生したことや、クレームや問題があふれ出て対処しきれなくなるようなことが年に数回起きたことも原因かと思ってます。

その結果どうなったかというと、年度を超えた後に燃えつき症候群を発症し、完治するまでに4ヶ月以上の時間がかかってしまいました。

後遺症なのか、今も4月~5月になると体調を崩します。

今回の記事では、仕事でキャパシティーを超えてしまうとどうなるか、未然に防ぐ方法はなかったのか、今改めて感じることや対処方法などをまとめていきます。

あなたはホワイトカラー?キャパオーバーに注意!

なぜ、ホワイトカラーはパンクしやすいのか考えていきましょう。

楽じゃないのに、誰も分かってくれない→これが原因。

キャパをあっけなく超えるのは、ホワイトカラーの仕事が多いです。

私もブルーカラーとして、長い間現場を這いずり回ってきた経験があります。体力的にも大変つらかったことを思い出します。

でも、ブルーカラーの仕事は基本的に「肉体労働」や「作業」です。日本古来からの仕事であり、目標やゴールが明確です。

体力は必要ですけど、きちんと労務管理されていることが多く、休憩時間もしっかりとることができます。

反面、ホワイトカラーは基本PCに向かって仕事をするのが仕事です。

事務系の仕事は、本人が思っているほど苦労が理解されず、楽に見えるというのが辛いところです。

デスクに座って、PCや電話、メール、打ち合わせ、会議という環境が「楽な仕事」と勝手に結論付けされます。

なので「どんどん仕事を振っても楽な仕事だし、全然大丈夫だろう!」という名目でどんどん仕事を与えられて、徐々に長時間労働に陥り、ストレスがたまっていくのです。

そして、最後にはパンクという結末が待っています。

事務だけならともかく、プロジェクト的な業務や、事業企画、予算管理、問題解決の仕事などが与えられ「目標を達成せよ!」という仕事を与えられた場合、既存の業務と並行して行うとすぐにキャパオーバーします。

そういった仕事を持つ部署の場合、管理職(例えば、課長)がマネジメントできないと、部下はどんどん仕事を振られて簡単につぶれます。

これは、日本の組織がホワイトカラーの生産性に取り組んでこなかった弊害であると言えます。

つまり、現場至上主義が過ぎた結果にあると考えます。

高生産性の理解を深めたい方は、以下の本が参考になります。

デスク上の仕事が基本のため、個々で抱える仕事の量を把握することが「パッと見てわからない。」

キャパ超え

ホワイトカラーの生産性や業務量を理解し、把握できるマネジャーがいないと、部下はどんどん新規事業や企画でつぶれていきます。

そういう組織は、中間管理職にうつ病が蔓延しています。

なぜなら、中間管理職は仕事を振られてもすでにパンク状態なのです。

ちなみに、不完全な部下には仕事を振ることができません。見守る余裕もありません。

どうせ失敗するなら、自分でやるしか・・ということで、パンク寸前まで我慢して燃え尽きてしまうんですね。

つまり、ホワイトカラーの仕事は、業務が見えづらい(把握しづらい)からとも言えます。

2015年~2016年の日本企業のほとんどは、机に座ってじっとPCの画面を見ていれば、「ウム!真面目にやっているな!」と思われています。

ただ、長時間労働の撲滅に対する政府の規制の動きもありますので、徐々にですが社会は変わっていくと思います。

何より、

30代が「これは絶対におかしい!」と思っている人がいればいるほど、マネジメントする上の世代が交代すれば社会が一気に変わるでしょう。

世代交代でも社会が一気に変わります。実は管理職層にウヨウヨする世代のレベルが低すぎて、あなたがパンクしているだけの可能性もあります。

ホワイトカラーの基本は、見えづらい業務量を把握する「目」が重要です。

ガムシャラに働いて成果を出しても、「評価されない」「感謝されない」「成長が見えない」とパンクする。

私は仕事で成果を出せば、評価してもらえるもんだと思い、ガムシャラに働いたことがあります。

結果、何も手に入れることが出来ず、徒労感だけが残り「燃えつき症候群」を発症しています。

燃えつき症候群は、うつ病に近いものですが、なにも手につかない状態になります。

以下の記事で症状などを書いていますので、参考にしてみてください。

突然何もやる気がおきない・・バーンアウト症候群の初期症状まとめ

突然何もやる気がおきない・・バーンアウト症候群の初期症状まとめ

どんな人がキャパを超えてしまうのか?

では、どんな人がキャパオーバーしてしまうかを説明していきましょう。

マジメで、相手のお願いや依頼を簡単に受けてしまう人

真面目な人

キャパオーバーしてしまう人の特長として、安請け合いしてしまう人が挙げられます。

その優しさや気軽さにつけこんで、「コイツに振って楽をしよう!」とか、「面倒な仕事なのでやらせよう!」と思う人がいます。

もちろん、自分の担当だったり、得意分野だったり、お互いに気持ちの分かる人が窮地に陥っている時は「助けてあげたい!」と思うのは当然だと思います。

でも、こちらがヘルプしている状態でも知らぬが仏だったり、我存ぜずみたいな人もいます。

困ったらお互い様の精神がなければ、成立しません。

お互いのキャッチボールに違和感があったり、一方的と感じた場合は、「自分は上手く利用されているんじゃないか?」と、一度立ち止まって考えてみるのも良いですよ。

相手のお願いを断ったからといって、悪い気をする必要はありません。

自分にできること、できないことをはっきり決めておくだけで、余計なお願い攻撃を受けて消耗することはなくなりますよ。

これ、結構大事なことです。

思いあたる人は、以下の記事も参考になります。

真面目な人でも損しない!報われる生き方をしよう

真面目な人でも損しない!報われる生き方をしよう

部下や周囲に仕事を振れないこと。

部下や周囲の人に仕事を振れない人は、キャパ超え傾向が高いです。

そもそも人に頼ることができない性格の人とも言えますが、人が良いとも言えます。

ただ、仕事はチームで完結させた方が生産的です。

プロジェクト系の場合は、自分がリーダーとなって事業推進する必要がありますが、指揮官がリーダーシップをとらないと、メンバーはバラバラになります。

なので、真面目で背負い込んでしまう人ほど、人に細かい仕事を振って、事業を推進した方が、結果は良くなります。

人的リソースをを上手く使って、結果を出しましょう。

単純に仕事ができること

1つの仕事を一生懸命して、1日やっと終わる人と、5つの仕事をスラスラこなして仕事をする人を比べると、仕事のクオリティもスピードも後者の方が勝ります。

1つのことを1日かけて精一杯している人の方が、クオリティは高そうですが、残念なことにそうじゃない。

クオリティは沢山の事を効率良くこなせる人の方が高いし、生産性もしかりです。

でも、そういう方は周囲から頼りにされるので、仕事をこなせばこなすほど誉められるので、仕事をさらに持つことになります。

その状態を繰り返すだけで、いずれキャパシティー超えて仕事を持つことになります。

だから、そこにストッパーをかける直属の管理職が機能していないと、部下がつぶれることになるんですよ。

単純に仕事ができる人は、気をつけましょう。

キャパを超えないようにはどうすれば良いか?

では、キャパを超えてしまった時には具体的にどう対処すれば良いのか、か考えていきたいと思います。

すぐに上司に業務量の相談をかける

直属の上司が機能していれば、こんなことにはならないはずなのですが、あなたの能力いかんによっても、キャパオーバーします。

たとえば、前担当者があまりにも処理能力が高く、全部引継を受けたものの、1年たっても2年たっても満足にこなせないのあれば、それはキャパを超えていることになります。

評価されたい!という人にとっては、マイナス的な相談になるかもしれませんが、関係者にも最終的に迷惑がかかるんです。

すぐに上司に相談しましょう。ダメだって何だって、相談しないことには始まりませんので、行動を起こしましょう。

相談することで他のアイディアも出る可能性があるはずです。

直属の上司が取り合ってくれない場合は、その上に直訴

残念なことに、直属上司のマネジメント力量不足だった場合、あなたの相談は、簡単に蹴られることになるでしょう。

ここで泣き寝入りして、業務量がパンクするのは考えものです。

自分の身は自分で守るのが、ビジネスマンの鉄則です。カイシャは、授業員を守ってはくれませんよ。

なので、その上の上司に相談するなり、直訴することも考えなくてはなりません。

私の場合、内部で相談にならず、あまりにも取り合ってくれなかったので、外部の人も集まる会議で現状をぶちまけたことがあります。

でも、それで人員増という結果にもなっています。

今考えれば、もっと紳士的にすべきだった思います。ただ、ちょっと荒技にしないと目が冷めないとすれば、結局そうするしかないと思っています。

簡単な雑務は部下に全部やってもらう

あなたが、中間管理職の場合を想定すれば、簡単な雑務は部下にやらせて自分にしかできない仕事をしたほうが、賃金に見合った仕事をしていると言えます。

そうでもしないと、多様な世の中のニーズに合わせようとすると、業務的に無理が出てきます。

自分は自分にしかできないことをし、細かいことが得意な部下は任せるだけで、お互い棲み分けが出来ることになります。

キャパオーバーしないためにも、余計な雑用が積み重ならないように配慮しましょう。

仕事を周囲で分担できるように、細分化する

仕事は、周囲で分担できるように細分化しましょう。

自分で何でもできるという人ほど、自分で何でもやってしまい、時間だけが過ぎていきます。

大きな仕事を細分化して、得意な部下に振り分けることも意識してやってみてください。

以上ですが参考になればと思います。

ではまた^^

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