係長・主任になったら知っておきたい「具体的な仕事の進め方」

係長 主任 仕事 進め方

係長・主任に昇進した時に知っておきたい「具体的な仕事の進め方」について、説明していきます。

前回の記事では、係長・主任の「仕事のルール」についてお話ししてきました。

もう一度勉強したい方や、見逃した方は以下参考にしてみてください。

係長・主任になったら覚えておきたい「仕事のルール」

係長・主任の「役割」のルールについてもお話ししていきます。

係長・主任になったら知っておきたい役割「5つのルール」

ではいってみましょう。

ルーティンを素早く行い、課題解決に時間を使おう

係長・主任になったら、ルーティンワークと呼ばれる「作業の仕事」素早く終わらせて、課題や問題解決の時間を作りましょう。

課題解決や問題解決は、何も特別なことではありません。

日々の作業にも、時間を短縮するアイディアはたくさんあります。それこそが、課題解決の仕事です。

具体的には、手入力のエクセル計算をマクロを使って自動化することもそうです。

人の手を使わなくても、自動で処理が出来るようになれば時間が節約できますよね。

そうやって、仕事の枠組みや仕組みを徐々に良い方向に変えていくのです。

前回の記事でもお話ししたように、係長・主任は、現場の実務作業の「長」ですので、自らの判断で細かい仕事は変えていくことができます。

とはいえ、係長・主任は「リーダー」であって「責任者」ではないことが多いので、問題を見つけたら、課長などの責任者に相談しながら進めるのが良い方法です。

課題解決・問題処理・長期的な企画など「考える仕事」が増えてきたら、ルーティンは部下にやってもらうと時間が作れる

ルーティンの仕事を素早くこなしても、長期的に進める仕事や問題・課題などの処理が増えてくると、ルーティンの存在がうっとおしくなってきます。

部下がいる場合は、できるだけ分業し、コマギレで仕事をやってもらいましょう。

ルーティンを部下にやってもらうだけで、「ただの手足を動かす作業」か脱却できるのです。

ルーティンの枠組みや仕事の進め方については、いかに手早く、効率的に、ムダがなく進めることを中心に考えて、部下に仕事を依頼しましょう。

何も考えず、「適当にやっとけ!」という仕事の渡し方も、仕事のできるベテラン部下ならOKですが、あまりおススメしないですね。

時間の流れをマネジメントできるようになろう

係長・主任になると、仕事が圧倒的に難しくなり、自ら責任の重い仕事を遂行する場面が多く出てきます。

私の場合も、絶えず部下が判断を求めて質問をしてきます。

今までは、自分中心だった時間の使い方が変わり、常に時間が不足し、追われることになります。

仕事のストレスは、「仕事に追われること」ストレスがない状態を作るには、仕事を追い、仕事を支配することがおススメ。

その為には、自らが操縦のハンドルを握っている管理しつくされた環境にすること。それが業務のマニュアル化にあるのです。

慣れてくれば、徹底したスケジュール管理、部下の仕事の把握、会議時間の設定、問題やトラブルへのアンテナを立て、すぐに問題の芽を取り除くという視点で仕事をしてみましょう。

驚くほど仕事が進むハズです。

偉くなると驚くほど時間はすぐに過ぎ去る!空気を読みすぎず、すぐに行動するクセをつけよう

係長・主任クラスのプレイングマネジャーになると、仕事の責任にも加え、新しい仕事を上司がバンバン投げてくることも予測されます。

私は考える時間が無いほど、業務量を抱えたこともあります。

基本的には迷ったり、躊躇する時間があれば、すぐに人に聞いて解決方法を探った方が、結果的に時間あたりの生産性は増えます。

人の気持ちに立った行動は大事なことですが、空気を読みすぎたり、摩擦を避けようとして気を使いすぎるのは、時間の無駄と思った方が良いでしょう。

仕事に迷ったら、分かる人にすぐに聞き、すぐ行動を起こすこと。

係長・主任になったら、時間あたりの生産性についても覚えておきましょう。

事務系でも営業でも企画でも、どんな職種でも当てはまります。

ルーティンの仕事は将来的にはもっと減少する

PCや外部委託できるようなルーティンの仕事を、いつまでものうのうと威張りながらやるような時代はとっくに終わっています。

仕事がルーティンにすべて置き換わり、どんどん機械化されています。

生き残るのは、水道工事などの技術者とも言われています。

人間が直接見て、判断し、作業するという「人間しかできない仕事」が生き残るでしょう。

今後は、人間は人間しかできない仕事を意識してみてください。

「人と人との間に入って調整し、組織の橋渡しをする力」「予算ゼロから利益を生み出す企画・開発力」「圧倒的な営業力」「新しい枠組みやシステムを作り、部下でもできるように事業化できる人材」こういった能力が、将来的に生き残れる人材です。

単純な事務は組織の外へ流れます。肉体労働も一緒で、単純に力を出すだけの人は不要となります。

大型の機械を投資で購入し、資格をもった人にやらせることと、コストと利益の双方で考えることができる人が、生き残るようになるでしょう。

次の記事では、係長・主任の部下のルールについて説明していきます。

(記事の続きは:係長・主任になったら知っておきたい、部下のルール

係長・主任になったら知っておきたい、部下のルール

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係長・主任の役割や仕事の進め方、部下、上司、リーダーシップ、マネジメントなど、多岐にわたる仕事の方法を解説しています。

仕事の進め方から、人生論まで詳細にわたって記事にいますので、プレイングマネジャーとして困ったり悩んだりした時にお役立てください。

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