係長・主任になったら知っておきたい役割「5つのルール」

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係長、主任になったら、どのように働き方を変えて行けば良いのでしょうか?

その役割や仕事の進め方は、どうやったら良いのかと疑問に思ったり、悩んだりしていませんか?

昇格して役職がつくことで、明日からすぐに生まれ変わったように行動が変わるということはありませんし、簡単なようで難しいことです。

今すぐに「これだ!」という特効薬はありません。

私が係長になった頃は、参考になるwebサイトや、役に立つ関連書籍が見つからず、とても苦労したことを思い出します。

当時は、関連ノウハウが無かったら自分で経験を積みかさねて、自分で記事にすれば役に立つ!と思っていました。

今回は、私が長年積み重ねてきた、係長・主任のプレイングマネジャーの役割わかりやすくポイントにまとめました!

これから、係長・主任になる人、なったばかりの人も参考にしてみてくださいね。

ではいってみましょう。

係長・主任になったら、覚えておきたい役割のルール

係長・主任になったら、覚えておきたい役割についてお話していきます。

今回の記事は、係長・主任の全体像を把握し、具体的にイメージするためのステップだと思ってください。

【役割その1.現場・作業レベルの指揮監督の役割】

係長は、現場・作業レベルの長であり、プレイングマネジャーです。自分も責任の大きい仕事をこなしつつ、部下の仕事の指揮をします。

係長は、平社員ができないレベルの高い仕事をしつつ、部下の教育や指揮監督も併せて行う役職です。

私が8年以上係長をやってみて思うのは、

・現場のリーダー

・具体的な権限を持たない中間管理職

という役職だと思っています。

では、主任という役職はどう意味づけすればよいのかと言うと、

・現場・作業レベルの熟練度が高いということ

以上を役職にしたものと言えると思います。

係長と主任は、言葉で分けるとわかりやすいのですが、今は職場の中で係長も主任もそれほど明確な違いはなくなっています。

両者に共通するのは、リーダーであり、中間管理職であり、上司と部下がいるってことです。

係長・主任に昇進したばかりだと、不安がよぎるものです。

これらの役割を1つ1つ頭に入れておき、日々意識しながら仕事をしていくと良いでしょう。

【役割その2.部下リードの役割】

係長・主任になれるビジネスマンは、自らの仕事を高いレベルでこなすだけの技術・スキルはすでに持っていると思います。

係長・主任になって何が一番変わるかというと、「部下を育成して一人前にさせなければならない仕事」が追加されます。

これが係長・主任の大事な役割「部下リードの役割」です。

組織の系統図は組織によって異なりますし、役職は様々です。

例えば、

・課長→係長→係員(役職なし)

という場合もあれば、

・課長→課長補佐(課長代理)→係長→主任→係員(役職なし)

のように、大規模な組織の場合もあります。

さらに、課長→主任→係員

というように、係長がいない場合もあります。

係長、主任は中間管理職です。上司もいれば、部下もいますよね。

平社員の頃は、自分の仕事をまずは完結させることが優先であり、上司の指示に従って行動を起こし、与えられた仕事の結果を出すのが平社員、平職員の仕事です。

一定規模の組織であれば、係長・主任になると部下を持ちますので、いかに部下をリードし、上手く動機付けをし、高い水準で仕事をしてもらうかが重要になってきます。

そのためには、部下を叱ったり、なだめたり、相談にのったりという、頼れる先輩として活躍する人もいます。

その反対に、割とクールに自分の仕事を追求して、部下は勝手についてこい!という方もいます。

どちらであっても、部下をリードすることには変わりません。係長・主任になったら、5年くらいで自分スタイルを築いていきましょう。

私が経験してきたことを踏まえると、係長・主任は部下を「マネジメントではなく」、「リードする」方が正しいように思います。

自分の仕事+部下の育成指導という「リードの役割」は、一朝一夕で簡単には行きません。

なぜなら、部下も人間であるし、あなたも1人の感情を持つ人間だからです。

まずは、役割の1つとして覚えておいてください。

【役割その3.部署の問題解決を行う役割】

係長・主任になると、部署全体の仕事に何か不備があったり、問題が発生した時の対処に迫られることになります。

部署の仕事に詳しい、課長や課長補佐(課長代理)がいれば相談すれば良いですが、係長・主任になったら、「全く知らない、分からない」とも言ってられなくなります。

係長・主任は、「作業ベースの責任者」とも言えますので、細かい仕事のフローや、部下は何の仕事をしているかを把握しておくと良いでしょう。

ただ、これも係長・主任になったからと言って、すぐにできるものではありません。

真面目で責任のある方は、一気に環境に適応しようと無理をしてしまいがちです。

係長・主任になってから、どんなにがんばっても3年は下積みになると思います。無理は禁物ですよ。

今のビジネス環境では、仕事量が多く、業務内容が多岐にわたり、難易度も高くなっています。

日本は、多様な社会であり、法令遵守などコンプライアンス重視の世の中になっているため、求められる仕事の水準が上がっています。

係長・主任になったら、日々、地道に努力をすることが大事なんだと思っています。

部署に問題があったら、基本的に即対処が基本です。

クレームや問題を放置する時間が長引けば長引くほど、問題は大きくなっていきます。

具体的には、仕事のちょっとしたミスで相手が電話口で怒ったとしましょう。

人間はずっと怒り続けることはできませんので、すぐに収まりますが、怒りが冷めてもすぐに対処しなければ不信感に変わります。

私の場合、上司にいったん報告し、車で1時間くらいのところであれば、すぐに相手のところに向かいます。

即相手の懐に飛び込みます。アポは入れません。入れても断られるのがオチだからです。

クレーマー以外は、きちんと謝罪をすれば怒りもおさまりますし、相手との信頼を得ることができます。

【役割その4.リーダーとして嫌な仕事に立ち向かう】

これは、長年係長・主任をやってみても一番難しいところです。

モチベーションを絶えず浮き沈みなく均一にし、難しい仕事に立ち向かい続けることは、すごく理想的だけど難易度が高いことです。

人間のバイオリズムを精神力で一定にするのは、難しいのです。

ただ、精神と体はつながっているので、どちらかが弱っていると連動して一方も弱くなります。

私がやっている方法としては、体力をつけることで精神力も強く、太くするという方法です。

一番お金もかからず、簡単なのはランニングです。

この辺は、朝ランニング・ジョギングを5年続けてわかった!その効果などでまとめていますので、参考にしてみてください。

朝ランニング・ジョギングを5年続けてわかった!その効果など
私はかれこれ、朝ジョギング・ランニングを始めて5年以上が経過していますが、ダイエット効果だけでなく、様々なメリットが多いと感じます。...

言わずともがな、役職にある人はリーダーシップを取って、指揮し、組織を動かすことが求められます。

トップもしかり、管理職も常々、係長・主任にリーダーシップを発揮してもらいたいと思っていますが、自分自身に手を当ててみて、リーダーシップが備わっているかと言うと、疑問に思うはずです。

それだけ、リーダーシップって簡単じゃないんです。

「係長・主任になったら、まず何をするか?」ですが、最初にやるべきは、誰もが嫌っている、クサくて・泥まみれで・嫌な仕事に立ち向かうことです。

誰もが嫌煙している仕事に立ち向かい、決して成功しなくてもリーダーシップを発揮していることになります。

リーダーシップとは、「孤軍奮闘。1人でも立ち向かうこと」です。

誰もが嫌な仕事にひたすら打ち込むことで、周囲が刺激を受け、鼓舞され、上司についていこうと思うのです。

上司との人間関係も大切ですが、ときに上司とぶつかったとしても、強引に仕事を進めなければならないこともあります。

その際は、強引に進めた分、後でフォローすることを心に留めておけば良いでしょう。

(参考記事:リーダーシップを身につけて、その能力を高める方法 )

リーダーシップを身につけて、その能力を高める方法
役職を持つビジネスマンの方や、組織のリーダーなっている方は、「リーダーシップとは一体何なのか?その能力を高める方法はあるのか?」とい...

【役割その5.部門横断的な調整機能(部署内から部署外へ)】

近年の仕事を見ていると、全部門を巻き込んだ仕事の進め方にシフトしています。

今までは、○○課の仕事はこれ、○○部の仕事はこれ、というように部門の仕事が限定されていることが多かったように思います。

従来の係長・主任の仕事は、所属部署の仕事のリーダー役として、作業チェック機能や、部下の仕事の指揮監督(作業ベース上での指揮監督)の仕事で済んでいました。

また、上司と部下の調整役としての機能でことたりていたのですが、現在は全部門をまたがった企画調整役の役割を担うようになってきました。

この仕事は、準管理職(または管理職)である課長補佐、課長代理の方が進めやすいと思いますが、係長・主任にもこの仕事を任されるようになっています。

係長・主任になると、部署内の調整役から、少しずつですが部署外との調整役の仕事が増えていきます。

次の記事では、係長・主任の仕事に対する考え方を説明していきます。

(記事の続きは:係長・主任になったら知っておきたい仕事「5つのルール」

係長・主任になったら知っておきたい仕事「5つのルール」
前回は係長・主任の役割について、お話してきました。 今回は、具体的な仕事の進め方や考え方についてお話していきます。 (前...

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ブログ内に、係長・主任の役割や仕事術をまとめた、特設webページを開設しました!

特設webページ、係長・主任の役割と仕事をブログ内に開設しました。

係長・主任の役割や仕事の進め方、部下、上司、リーダーシップ、マネジメントなど、多岐にわたる仕事の方法を解説しています。

仕事の進め方から、人生論まで詳細にわたって記事にいますので、プレイングマネジャーとして困ったり悩んだりした時にお役立てください。

係長・主任の役割と仕事
このページは、サラッと生きログ内のweb特設ページ「係長・主任の役割と仕事」です。 この特設webでは、係長・主任の役割や仕事...
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けぴお

けぴお

ブロガーイキルメディア・ラボ
東北ブロガー。家族とミニウサギと楽しく暮らしてます。ジャーナルな執筆活動と自給自足で牧歌的な生き方を目指す「物書き屋さん」です。 >>詳しいプロフィールはこちらです
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