係長・主任になったら知っておきたい役割「5つのルール」

係長 主任 役割

今回は、係長や主任の「役割」をお話ししていきます。

昇進・昇格し、係長や主任という役職がつくと、必ずついて回るのが役割と責任です。

また、係長・主任は「プレイングマネジャー」とも言い変えられます。

自分でも仕事をしながら、マネジャー(部下の指導や育成などの人的な仕事)をするので、プレイングマネジャーです。

今回は、係長・主任の役割を5つのルールにしてわかりやすくまとめています。

この記事は、以下の人に役立ちます。

・係長・主任を目指してステップアップしていきたい人

・昇進、昇任したばかりの人

・初心にかえって復習したい人

・体系的に学習したい人

・係長・主任から管理職になりたい人

以上の方に参考になると思います。

(※この記事は少し長いので、熟読できる時間に読むか、ブックマークしておいて空き時間で読むと良いと思います。)

ただ、昇進したばかりで、気持ちの整理がつかない方や不安や葛藤が大きい方は、以下の記事を読んでから読み進めた方が良いと思います。

係長・主任に昇進したばかりの人が覚えておきたい基本マニュアル

では、まとめていきましょう。

目次

【ルール1】現場・作業レベルで指揮監督の役割

現場 指揮監督

係長・主任は、作業レベルの「長」でありプレイングマネジャーです。

どちらも共通するのは、自分で責任のある仕事をしながら、部下の仕事の教育や指揮監督をする役割を持っていることです。

両者とも管理職ではありませんので、役割はほとんど同じです。

実際の仕事の現場では、係長・主任はひとくくりで考えても問題ありません。

ただ、私が10年間「係長職」を勤めた経験から、あえて係長と主任の機能を分けるとすれば、

・係長は、現場作業レベルで部下を動かし、意思決定できる役職

・主任は、 仕事の技術や熟練度が高いことを表す役職

以上と言えるでしょう。

ただし、実際職場で仕事をしていると、係長と主任にそれほど明確な違いはありません。

両者に共通するのは、リーダーであり、中間管理職であり、上司と部下がいるということです。

社内規定などで、明確に機能や権限を分けていれば話は別ですが、多くの組織ではそれほど明確に分けていないことが多いでしょう。

だからこそ、この記事でも係長・主任のひとくくりで考えていきます。

初めに、ルール1について具体的に説明していきます。

係長・主任は管理職へのステップであり、モチベーションアップの意味合いが強い

係長・主任は仕事の習熟度が高くなり、後輩を指導できるようになったということです。

ただ、先輩や後輩という関係だけでは、仕事に対するモチベーションは上がりませんし、責任も持ちません。

だからこそ、組織としては係長や主任という役職を付けることで、仕事へのモチベーションを上げるのです。

管理職へのステップとも言えるでしょう。

係長・主任は、仕事へのモチベーションを上げ、やりがいを生み、仕事が評価されていることを形にして表している役職とも言えます。

係長・主任には、「部下を責任を持って指導してもらいたい」という側面もあります。

上司を補佐することで指揮監督機能が強化される

係長・主任は管理職ではなく、どちらかというと管理される側です。

残業すれば、残業代はもらえる立場にあります。

とはいえ、現実には経験の浅い課長などの上司が着任した場合、係長・主任の仕事が多くなる場面があります。

つまり、負荷がかかります。

あまりに負荷が過大になると、強いストレスを感じ、上司や組織に対して不満を持つこともあるでしょう。

上司だけでなく、言うことの聞かない部下に手を焼くこともあります。

ただ、管理職になると、部署の全てが「自分次第」になります。

管理職の立場から考えると、係長の補佐があるかどうかで仕事の進行度合が変わります。

もちろん、管理職のマネジメント能力や資質も関係してきますが、係長・主任は上司を補佐することも頭の片隅に入れておくと良いでしょう。

上司を積極的にフォローをすることで、どちらも苦手な部分を補完し合い、得意な部分で助け合える関係になるため、結果的に仕事のストレス減につながります。

ただ、現実的には人と人との関係です。

上司とウマが合わない、上司が悪意を持っている、そもそもやる気がなく仕事をしない、などがあり、補佐する気がなくなることがあります。

もし、きちんとデキる上司についた場合は、積極的に補佐することで係長・主任の「指揮監督機能」は最大限に発揮できるでしょう。

課長からの任され度(権限移譲)でも責任度合は違う

係長は作業レベルの責任者ですが、課長(上司)から仕事を任されていなければ、意思決定することができない立場です。

課長は部署をまとめる責任者で、部署の中のことはほとんど判断できます。

課長から「〇〇までは係長・主任が判断して良い」となって初めて、その範囲の中で自由に判断し、動けるようになります。

ぜひ、課長からの信頼感を高めて任され度を上げていきましょう。

【ルール2】部下をリードする役割

部下 リード

係長・主任に期待されるのは、部下を育成して一人前にし、仕事で成果が出るようにリードすることです。

これが「部下リードの役割」です。

人間の性格が多様であるように、部下にも本当に色々な人がいます。

初めは戸惑うことも多いと思います。

・真面目な部下

・自分よりも年齢が上の部下

・起床の激しい部下

・仕事のできる有能な部下

・すぐにサボろうとする部下

・新入社員で右も左も分からない部下

人間十色と言われるように、様々な性格の部下をマネジメントする場面が出てきます。

それでは、ルール2について具体的に説明していきましょう。

「人はそれぞれ価値観が違うこと」に気付くことから始まる

部下を育てようと考えたとき、一番初めに戸惑うのが「価値観」や「考え方」がそれぞれ違うことです。

価値観はなぜ違うかというと、「生きてきた環境が違うから」です。

自分に置き換えて考えてみてください。

例えば、年齢が近いほど考え方が似ているということはないでしょうか。

これは年齢が近いと親が似たような考えを持ち、同じような社会情勢で生きてきたからこそ、似たような価値観を持っているのです。

話しを戻すと、組織では男女のように性別だけでなく、部下それぞれ価値観が違うということを初めに認識することが大事です。

違いを認識した上で、その部下に合ったコミュニケーションや指導、指示の方法を考えていきましょう。

これは管理職になっても重要な考え方です。

大事なことですので、係長・主任のうちに覚えておくと良いでしょう。

新入社員を育てる際に気を付けたいこと

新入社員は変に染まっていないまっさらな状態ですので、比較的育てやすいです。

素直で明るい若手社員の存在は、職場の活性化にもつながります。

若手にはどんどん経験を積ませ、仕事を覚えるように促しましょう。

注意しておきたいのは、決して自分からは意地悪なことをしたり、イジメととらえられるようなことはやめましょう。

私も苦い経験をしていますが、部下も1人の人間です。

現代は、社会経済が年功序列から実力主義にシフトしようとしています。

日本社会は高齢化が進み、年功序列だった頃のようにそれほど余裕がありませんので、優秀な人材にこそチャンスが訪れる時代がすぐに訪れます。

もし、あなたが優秀な部下を意地悪やイジメをして育て、数年後、その部下があなたの上司になったら、あなたに何をすると思いますか?

もし、思い当たることがあれば、よく考えてみましょう。

また、今の若い方は、私たちが考えるよりも頭が良く、SNSやネットを使いこなし、情報を沢山持っています。

彼らに足りないのは、「本質を見極める力」です。

表面上のweb情報ではなく、ぜひあなたの行動を見せ、行動を促し、仕事のモチベーションにつながるような「本質」を見せてあげてください。

係長・主任は、部下を「自分の分身をもう一人作る」と思って、育成していきましょう。

あなたの育て方次第で、部下はあなたの協力な助っ人になります。

仕事をしないベテラン部下に仕事をさせるのは難しい

また、経歴が長くベテラン部下に対して、仕事をさせるようにする場面があります。

仕事に対して真面目でデキる部下であれば、感謝の意をもって任せましょう。

熱心に仕事に励むはずです。

問題なのは、ベテランなのに仕事をしなかったり、上司に反発心を抱く部下です。

こういう部下は一番接する上で大変です。

現代の日本でも多くを占める、退職後のシニア社員もそうです。

こういう部下の場合は、年齢が下の上司の言うことには無意識で反発心を抱くのです。

プライドを持ったベテラン社員は、あれこれ細かいことは指示せず、専門的な仕事を任せてしまうのが一番良い方法です。

また、職場の士気を下げ、風紀を乱すようなベテラン上司には手を焼くものです。

そういう部下は、課長や部長などに相談してみてください。

部下は、年齢や役職が高い人から注意を受けると、意外に素直に応じることもあります。

女性部下をリードするための最低限の方法

男性の立場では、女性部下に苦手意識を持つ人は意外に多いです。

ただ、女性を上手くリードできるようになると強力な助っ人になります。

私の経験上、女性部下全般を上手くリードするにはまず清潔感を保つことです。

清潔感を保つ方法は、

・お風呂は毎日入る

・汗のにおいに気を付ける

・足のニオイに気をつける

・ワイシャツ、ネクタイは毎日変える

・スラックスにプレスをする

・ヒゲを剃る

です。

最低限の清潔感を保つことで、第一段階はクリアです。

ここができていないと、女性は嫌悪感を抱きますので、何をやってもダメです。

まずは、身なりの清潔感を第一に取り組んでみましょう。

詳しくは以下の記事でもまとめていますので、参考にしてみてください。

男性上司が「女性部下を強力な味方にする」マネジメント方法

目に見える仕事から、ヒトの仕事へのステップ段階と考えよう

係長・主任は部下に仕事の動機付けや、モチベーションの維持をし、高い水準で仕事をしてもらうかが仕事の1つです。

目に見える仕事から、「ヒトの仕事」に変化していくステップです。

ヒトの仕事は「部下の指導・教育・調整」です。

実際には叱ったり、なだめたり、相談にのったり、時にはムダ話をしてガス抜きをするような仕事です。

部下の接し方としては、「相談しやすい、良き兄や姉のような存在」をイメージしてみてください。

課長になると、「親」や「ボス」的な存在になりますし、その必要性に迫られます。

その中間に位置する係長・主任は、「兄」や「姉」的な立ち位置で接してみましょう。

叱るべき時に叱れないことは職場のゆるみにつながることを覚えておこう

私が係長・主任になり、部下を持った時に思ったことは、叱るべきときにきちんと叱らないと部下が何をやっても良いと感違いします。

特に、課長など管理職が優しい人の場合、「何をやっても良い雰囲気」になり、気のゆるみから職場が荒れていきます。

職場の気が緩むことは、何につながっていくかというと、

・職場イジメ

・仕事の放棄

・部下が勝手に判断して行動する

・部下同士がケンカしたり、他部署に迷惑をかける

・問題行動を起こす

以上のようなことが頻繁に発生します。

リーダーとして叱るべき時に叱り、注意する時にきちんと注意することで、職場の秩序は保たれることを覚えておきましょう。

これは、あなたが管理職になったときも同じです。

係長・主任の今のうちにできるようになると、後々苦労しません。

(私は管理職になってから苦労しています。)

係長・主任は「旗を振る」リーダーであれ!

係長・主任は、自ら旗を振るリーダーです。

・どうやったら、人はついてくるのか。

・どうやったら、人は納得して行動するのか。

・どうやったら、人のモチベーションが維持できるのか。

この自分なりの答えを、5年で築いていきましょう。そのためには、マネジメントやリーダーシップ、心理学など学ぶことは沢山あります。

少なくとも、役職についたから「俺の言うことを聞け」といばったり、無理矢理言うことを聞かせる方法は失敗します。

私の経験からも、係長・主任は部下を「マネジメントする」ではなく、「リードする」方が上手くいきます。

ただ、自分の仕事をしながら、部下の育成指導という「リードの役割」はすぐにできるものではありません。

まずは、一歩一歩進めていきましょう。

リーダーシップを身に付ける方法は、以下の記事でまとめていますので、参考にしてみてください。

リーダーシップを身につけて、その能力を高める方法

【ルール3】問題解決の役割

問題解決 役割

係長・主任になると、部署内の仕事に問題が発生した時の対処に迫られます。

部署に問題やクレームが発生した場合は、基本的に即対処を心がけましょう。

問題が発生したら、すぐに対処することです。

なぜなら、クレームや問題を放置する時間が長引けば長引くほど、問題は大きくなっていくからです。

では、係長・主任のルールの3を説明していきましょう。

クレーム発生はすぐに上司に相談しよう

仕事のミスで相手が怒ったとしましょう。

人間はずっと怒り続けることはできませんので、時間が経てばすぐに収まりますが、不信感を抱くものです。

すぐに対処しなければすぐに「不信感」に変わります。

クレームが発生した際は、上司にすぐに報告してすぐに相手のところに向かいます。

自分ではかなわない相手の場合は、上司が嫌がっても必ず連れていきます。

即相手の懐に飛び込みましょう。誠意をもって謝罪すれば伝わります。

クレーマーでなければ、きちんと謝罪をすることで怒りもおさまり、相手との信頼関係を作ることができるでしょう。

係長・主任は日々発生する問題に対して、問題解決を図る役割を持っています。

ちなみに、係長・主任がすべてクレームに対処しなくてはならないわけではありません。

係長・主任では解決できない問題は沢山ありますし、課長や部長などの管理職でなければ対応できない問題もあります。

解決できないからといって悩まずに、上司には相談して解決方法を探りましょう。

クレームが発生するということは、どこかに問題がある

問題が発生するということは、何かしら組織の構造上に問題があると言えます。

その問題の根っこは何か、未然に防ぐことはできないかを考えて対処しましょう。

係長・主任は現場リーダーです。

現場作業上に問題が無いか、あるとすればどのように対処したら良いのか、という視点を持つと良いと思います。

職場の作業フローなどを見直したり、業務内容を見直す場合には、課長などの所属長と相談しながら進めていきましょう。

【ルール4】リーダーとして嫌な仕事に立ち向かう役割

リーダー

私は長年係長を勤めてきましたが、難しいのは、「リーダーだからこそ嫌な仕事に立ち向かうこと」です。

モチベーションを維持しながら、難しい仕事に立ち向かい続けることはすごく理想的です。

一方で、非常に難しいことです。

次に、ルール4についてお話ししていきます。

私が係長の時に苦労したこと

私が係長の時に苦労したことは、業界再編の動きに対して一人で動かなければならなかった時です。

イチ総務担当者が全部門の調整をしながら、将来に向かって計画を作り、実行を促すことは並大抵のことではありませんでした。

社内でのバッシングや反発も相当ありましたし、上司からの納得もなかなか得られず、孤独な作業と調整が続きました。

もちろん、これは誰かがやらなければならないことでした。

ただ、誰もやりたくなかったことを自分自身がやり、法人としての道筋を作っていくことに醍醐味を感じていました。

ここまでの苦労を背負う必要があったのかは、正直分かりません。

でも自分のここまでやった感は、自分の糧になったと思っています。

リーダーシップを強く維持するには、精神を鍛える運動が良い

私が実践する方法でオススメは、筋トレやランニングです。

リーダーシップを強く維持するためには、体力をつけることで「精神力も強く・太くする」という考え方です。

ちなみに、体を鍛えるのはお金もかかりません。

ジムに行かなくても自宅で筋トレできますし、外でランニングすれば良いのです。

以下の記事も参考になると思います。

朝ランニング・ジョギングを5年続けてわかった!その効果など

私は週1~2回程度のジョギングと、毎晩の筋トレとストレッチをしています。

体が引き締まり、筋肉がつき、腹筋が割れてくると男性ホルモンが活発化されます。

私は以前は草食系のヒョロヒョロ男子でしたが、みるみる男性の部分が強くなり、自信がつき、メンタルも安定してきました。

管理職になっても、メンタルの維持と安定が重要になってきますので、今からぜひ自分自身を鍛えておくことをオススメします。

泥まみれの仕事に立ち向かおう

係長・主任はリーダーシップを発揮し、人を動かすことが求められます。

もちろん、管理職もそうです。

でも、言葉で言うほど簡単じゃないのも事実。

リーダーシップは、誰もが嫌がる、クサくて、泥まみれで、面倒くさくて、キツイ仕事に逃げないで立ち向かうことで発揮されます

部下に仕事を丸投げするだけでは、信頼を得ることはできませんし、リーダーシップも発揮できません。

上手くいかなくても、孤軍奮闘1人でも立ち向かうことで部下はついてきます。

何も言わずともあなたをフォローし、ついてくる部下はあなたの強力な味方です。

部下との関係は異動や環境で変わることを覚えておこう

ただ、今は強力な助っ人で何でもやってくれる部下でも、職場の異動で人は変わります。

異動で部下の環境が変われば、あなたとの上下関係はなくなることを覚えておきましょう。

例えば、かわいがって面倒を見ていた部下が、実は単純にあなたに対しガマンしていただけの場合もあります。

そうすると、かわいかった部下が敵意をむき出しにしてくることもあります。

1人の人間としては辛いですが、組織での部下との関係はそういうものと覚えておきましょう。

悲しいかな、人は環境次第で変わるのです。

それは私達も同じことなのです。

これは、私が管理職になって痛感したことです。

上司の打ち込む姿や行動を見て、初めて部下は素直に指示命令を聞くもの

嫌な仕事に自ら取り組むことで、部下の心は動きます。

例えば、周囲から馬鹿にされても、誰もやりたくないリスクの高い事業をコツコツ作り上げて、誰もが通りやすい「道を作る」こともそうです。

誰もが嫌な仕事にひたすら打ち込むことで、周囲が刺激を受け、鼓舞され、「この人にならついていこうかな・・・。」と思うのです。

この段階で初めて、係長・主任の指示命令を素直に聞き入れるようになります。

上司との人間関係も大切ですが、ときに上司とぶつかったとしても、強引に仕事を進めなければならない場面もあるでしょう。

強引に進めた分は、後でフォローすることを心に留めておけば良いと思います。

心配しなくてもOK。リーダーシップは後からでも身につけられる

ちなみに、今リーダー性が無いからと言って、あきらめることはありません。

私もリーダー性ゼロから、後天的に身に付きました。

つまり、後からでも身に付けられるのです。

それでも無理な場合は、リーダーシップがある人を部下にして、自分の不足する能力をカバーしてもらえば良いのです。

【ルール5】部門同士の調整機能の役割

部門調整 役割

係長・主任は、自分だけで完結する仕事から、部門同士の調整の仕事が増えていきます。

ほんの少し前まで、会社の仕事は○○課の仕事はこれ、○○部の仕事はこれ、というように部門の仕事が縦割りにされていました。

そして、情報が共有されなくても日々の仕事は完結してきました。

ただ、現代は情報のスピードが早いので、社会の動きも早くなっています。

縦割りのような風通しの悪い組織は、徐々に淘汰されていくでしょう。

ただ、係長・主任という役職は、昔ながらの組織に多い役職ですので、調整機能としての働きは必要とされています。

私も、縦割りの組織の中での部門調整や利害調整にとても苦心した記憶があります。

それでは、ルール5を説明していきましょう。

係長・主任は調整能力を発揮すべし!

係長・主任は、上司と部下の調整役としての仕事だけでしたが、全部門をまたがった調整の役割の場面が多くなりました。

係長・主任になると、部署内の調整役から、少しずつですが部署外との調整役の仕事が増えていきます。

管理職になると、何もしていなくても勝手に妬みや恨まれることが多くなりますし、攻撃的な態度を取られるなど、組織横断的な仕事が途端にやりづらくなります。

その点、係長・主任はどちらかというと動きやすい役職です。

ぜひ、調整能力を発揮して欲しいと思います。

部門調整のカギは日常のコミュニケーションにある

部門調整が上手くいくかどうかは、普段のコミュニケーションで左右されます。

日常的に会話もない係長・主任のお願いや、依頼はなかなか受け入れてはくれません。

まずは、小さなお願いを聞いたり、談笑を続けてみましょう。

徐々にあなたに心を開き、信頼してくれるようになります。

これは大事なので覚えておきましょう。

【その他】係長・主任・人として幅の広い仕事に取り組んでみよう

最後に、自分自身のキャリアの横展開について、お話ししていきましょう。

係長・主任は「パラレルキャリア」で役職を楽しもう!

係長・主任は、役職が無いときよりも何かと動きやすくなります。

それは、外部的にも内部的にもです。

だからこそ自分を売り込み、外部・内部との信頼関係を作っていくのはいかがでしょうか。

私も係長だった時に、社外同士が集まったNPOプロジェクトに参加し、活動したときの毎日のワクワク感といったら最高でした。

自分が必要とされている感で、日々とても楽しかったです。

現代の言葉で言えば「パラレルキャリア」と言えますね。

もちろん、係長・主任だからこそ声がかかったのかもしれませんし、自分自身に信頼があったからかもしれません。

どちらにしても、係長・主任としての役職を楽しむことをオススメします。

ポジティブに楽しい毎日を送れるようになると、毎日が最高になりますよ!

以上、『係長・主任になったら知っておきたい役割「5つのルール」』を説明しました。

説明してきたことをすぐに行動に移すことは無理ですが、少しでも頭に入れておくと困ったとき、行き詰まったときに役立つと思います。

また、ブックーマークして置いて、忘れた頃に読み返すことも良いでしょう。

最後まで読んで頂きありがとうございます。

次の記事では、係長・主任の仕事のルールについて説明していきます。

係長・主任になったら覚えておきたい「仕事のルール」

記事のトップでも紹介していますが、初めて係長・主任に昇任したばかりで、気持ちの面を整理したい方はこちらの記事が参考になると思います。

係長・主任に昇進したばかりの人が覚えておきたい基本マニュアル

また、係長・仕事の進め方などは、係長・主任の役割と仕事で一覧にしてまとめています。

具体的には、係長・主任の役割や仕事の進め方、部下、上司、リーダーシップ、マネジメントなど、多岐にわたる仕事の方法を解説しています。

仕事の進め方から、人生論まで詳細にわたって記事にいますので、プレイングマネジャーとして困ったり悩んだりした時にお役立ていただければと思います。

最後に、私が係長・主任時代になったとき、真っ先に読んで役に立った4冊の本を紹介しておきますね。

これだけ読んでおけば、係長・主任の仕事は大体イメージできると思います。

ではまた^^

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