係長・主任になったら知っておきたい役割「5つのルール」

係長 主任 役割

係長、主任の「役割」とは何でしょうか。

昇進・昇格して役職がつくと、必ずついて回るのが役割と責任です。

今回は、係長・主任のプレイングマネジャーの役割をわかりやすく5つのルールとしてまとめています。

これから、係長・主任を目指したい人、昇進したばかりの人も参考になればと思います。

ではいってみましょう。

ルールその1.「現場・作業レベルで指揮監督の役割」

係長・主任は、作業レベルの「長」でありプレイングマネジャーです。

どちらも共通するのは、自分で責任の大きい仕事をしながら、部下の仕事の教育や指揮監督をする役割を持っていることです。

管理職ではありませんので、役割としては同じです。係長・主任はひとくくりでまとめられます。

ただ、私が10年間「係長職」を勤めた経験から、あえて機能を分けるとすれば、

係長は、

・ 長はつくものの、責任を持たない「中間管理職」

主任は、

・ 仕事のレベルや熟練度が高いこと

以上と言えます。

ただし、実際職場で仕事をしていると、係長と主任にそれほど明確な違いはありません。

両者に共通するのは、リーダーであり、中間管理職であり、上司と部下がいるということです。

ルールその2.「部下をリードする役割」

係長・主任に期待されるのは、部下を育成して一人前にすることです。これが「部下リードの役割」です。

また、経歴は長いものの、仕事の出来ない人にいかに仕事をさせるかという場面もあります。退職したシニア世代と一緒に働く場面も多いでしょう。

年齢にかかわらず、「仕事のしない部下をいかに仕事をさせるか」もあれば、「仕事はできるけど、扱いが難しい部下」もいます。

役職の無い頃を思い出してみましょう。まずは自分の仕事を完結させることが優先であり、上司の指示や方針に沿って「アクション」を起こし、与えられた仕事の結果を出すことが先決だったのではないでしょうか。

係長・主任になると部下を持ちますので、いかに部下をリードし、上手く動機付け(モチベーションの維持)をし、高い水準で仕事をしてもらうかが重要になってきます。

目に見える仕事から、目に見えない「人の仕事」に変化します。

人の仕事は「部下を指導・教育」と言えますが、実際には叱ったり、なだめたり、相談にのったり、時にはムダ話をしてガス抜きをするような、イメージ通りの中間管理職の仕事です。

係長・主任になったら、

・どうやったら、人はついてくるのか。

・どうやったら、人は納得して行動するのか。

・どうやったら、人のモチベーションが維持できるのか。

この自分なりの答えを、5年で築いていきましょう。そのためには、マネジメントやリーダーシップ、心理学など学ぶことは沢山あります。

少なくとも、役職についたから「俺の言うことを聞け」とばかりに権限を行使して、言うことを聞かせるという方法は、必ず失敗します。

私の経験からは、係長・主任は部下を「マネジメントする」ではなく、「リードする」方が上手くいくように思います。

自分の仕事もしながら、部下の育成指導という「リードの役割」はすぐにできるものではありません。

まずは、一歩一歩進めていきましょう。

ルールその3.「問題解決する役割」

係長・主任になると、部署内の仕事に問題が発生した時の対処に迫られます。

役職が就くと、「全く知らない、分からない」とも言ってられません。確かに責任は持たない役職ですが、中間管理職として知っておくべきことも多いです。

現代のビジネス環境は、1人当たりの仕事量が多く、業務内容が多岐にわたり、難易度も高いです。

一方で、人としての生きやすさや、働きやすさを求める「多様な社会」でもありますので、法令遵守などコンプライアンスが重要視されます。

私が働き始めた頃と違い、求められる仕事の水準は年々上がっています。

具体的な話をすると、部署に問題やクレームが発生した場合は、基本的に即対処です。

クレームや問題を放置する時間が長引けば長引くほど、問題は大きくなっていきます。

具体的には、仕事のミスで相手が怒ったとしましょう。

人間はずっと怒り続けることはできませんので、時間が経てばすぐに収まりますが、怒りが冷めてもすぐに対処しなければ「不信感」に変わります。

クレームが発生した際は、上司にすぐに報告してすぐに相手のところに向かいます。

即相手の懐に飛び込みましょう。誠意をもって謝罪すれば伝わります。

クレーマーでなければ、きちんと謝罪をすれば怒りもおさまり、相手との信頼関係を作ることができます。

以上のように、係長・主任は日々発生する問題に対して、解決を図る役割を持っています。

同時に、問題が発生するということは、何かしら組織上に問題があると言えます。その問題の根っこは何か、未然に防ぐことはできないかを考えて対処しましょう。

課長などの上司と相談しながら進めていきます。

ルールその4.「リーダーとして嫌な仕事に立ち向かう役割」

長年勤めた係長で難しいと思うのは、「リーダーだからこそ嫌な仕事に立ち向かうこと」です。

モチベーションを維持しながら、難しい仕事に立ち向かい続けることはすごく理想的ですが、一方で、非常に難易度が高いことでもあります。

私がやっている方法としては、体力をつけることで精神力も強く、太くするという方法です。

お金もかからず、簡単にできるのは、筋トレやランニングです。

この辺は、朝ランニング・ジョギングを5年続けてわかった!その効果などでまとめていますので、参考にしてみてください。

役職にある人はリーダーシップを発揮し、組織を動かすことが求められます。

トップもしかり、管理職も常々、係長・主任にリーダーシップを発揮してもらいたいと思っています。でも、言葉で言うほど簡単じゃないのも事実。

リーダーシップがある人は、誰もが嫌っている、クサくて、泥まみれで、キツイ仕事に逃げないで立ち向かうことです。

決して上手くいかなくても、リーダーシップを発揮していることになります。リーダーシップとは、「孤軍奮闘。1人でも立ち向かうこと」です。

例えば、誰もやりたくないリスクの高い事業をコツコツ作り上げて、誰もが通りやすい「道を作る」こともリーダーシップの1つです。

誰もが嫌な仕事にひたすら打ち込むことで、周囲が刺激を受け、鼓舞され、「この人にならついていこうかな・・・。」と思うのです。

上司との人間関係も大切ですが、ときに上司とぶつかったとしても、強引に仕事を進めなければならないこともあります。

その際は、強引に進めた分、後でフォローすることを心に留めておけば良いでしょう。

リーダーシップを身につけて、その能力を高める方法

ルールその5.「部門同士の調整機能の役割」

係長・主任は、自分だけで完結する仕事から、部門同士の調整の仕事が増えていきます。

昔の仕事は、○○課の仕事はこれ、○○部の仕事はこれ、というように部門の仕事が縦割りにされていて、情報が共有されなくても日々の仕事は完結してきました。

ただ、現代は情報のスピードが早いので、社会の動きも早くなっています。

つまり、組織内の情報伝達や共有が遅れることで、組織の致命傷になる場合もあります。

昔の係長・主任の仕事は、部署内の進行状況や、チェック機能、部下の仕事の指揮監督(作業ベース上での指揮監督)の仕事が主でした。

また、上司と部下の調整役としての機能だけで十分だった仕事が、全部門をまたがった調整の役割を担うようになってきました。

係長・主任になると、部署内の調整役から、少しずつですが部署外との調整役の仕事が増えていきます。

以上、『係長・主任になったら知っておきたい役割「5つのルール」』を説明しました。

説明してきたこと全てを一気に行動するのは無理ですが、頭に入れておくと良いと思います。

また、ブックーマークしておき、忘れた頃に読み返すこともオススメしておきます。

では、次の記事では、係長・主任の仕事に対する考え方を説明していきます。

係長・主任になったら覚えておきたい「仕事のルール」

最後になりますが、係長・仕事の進め方などは、係長・主任の役割と仕事で一覧にしてまとめています。

具体的には、係長・主任の役割や仕事の進め方、部下、上司、リーダーシップ、マネジメントなど、多岐にわたる仕事の方法を解説しています。

仕事の進め方から、人生論まで詳細にわたって記事にいますので、プレイングマネジャーとして困ったり悩んだりした時にお役立ていただければと思います。

ではまた^^

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