A4用紙1枚でコンパクトにまとめる仕事術

A4用紙 仕事術

ビジネスマンの仕事のツボです。

私も仕事上、自分が得意としている仕事は限りなくコンパクトに整理し、要点でまとめていますが、A4用紙1枚でまとめるということは、いかに仕事を根本的に理解し、自分なりに答えややるべきことが整理されているかと言えます。

無駄にダラダラ羅列されている文章は、いかに自分の仕事を分かり辛くしているかです。

無駄にボリュームのある長い文章は、いかに仕事に自信が無いかを裏付けています。

ちなみに、自分も同じことが言えます。

「このジャンルの仕事は、絶対自分に適性がない・・」と思うと、その通りにムダにボリュームが増えていきます。

今日はそんな気付きを書いていきたいと思います。

A4用紙でまとめる、合理的な時間の使い方とは?

行動を鈍化させるのは、無駄に長い裏付け資料にある。

野村総合研究所の谷川さんの、インタビュー記事から引用していきます。

(日本企業の)経営会議に参加していると、議論のための時間の8割が報告や案件の説明に使われており、討議に割いている時間は2割にも満たない。

グローバル企業の場合にはこの比率は逆転しており、テーマによってはいきなり討議に入ることも少なくない。

グローバル企業でいきなり討議に入れるのは、事前の書類がコンパクトに整理されており、参加者は読み込んで参加するためである。

これは、どこの日本企業でも同じですね。

説明が長すぎて前に進まないし、意見を言える人も同じ人だけです。

下手に発言できないのも、日本企業の変なところですね。これは企業だけじゃなくて、地域の集まりだったり、任意団体にも言えることです。

これを発言のしやすい風潮にするには、「長」が付く人や、トップの姿勢1つです。

トップにその姿勢が無かったら、若手の発言は難しいのです。

また、資料が大きいボリュームになる理由として、裏付け資料や根拠資料の膨大さがあります。

統計や数字を把握して、今後の対策を練ることは重要ですが、裏付け的な説明は会議では不要で、すでに精査し終わっている段階で会議に臨むのが良いですね。

逆にそうしないと、会議は終わりません。

日本の経営会議は無駄に管理職を集めて、時間を奪うのが慣例です。

だからこそ、行動が遅れるんです。

打ち合わせも、会議も、報告書も「やるか」 「やらないか」「これから何をするのか」A4用紙で1枚で伝えられる。

新しい事業でも、新たな仕組みを作る場合は、沢山の情報を集めて判断しなきゃならないのですが、それ以外だったらA4用紙1枚で伝えられます。

まとめ方は、

1.現状と課題をまとめる

2.解決するためには、どのような手があるか2~3点羅列。

3.解決策ごとに、かかる経費と時間をそれぞれ羅列。

4.その行動の後にどうなるか、シュミレーションをそれぞれ羅列。

以上でOKです。

打ち合わせは、情報を共有するためと、上位者から判断してもらうための物があります。

複雑な仕組みや仕事を情報共有する場合は、打ち合わせは必須です。

でも、上位者から判断してもらうためには、A4用紙1枚で十分です。なぜなら、上位者は常に時間と戦っているので時間が無いのです。

元首相の小泉純一郎氏は、A4用紙1枚を超える資料は受け取らなかった。

これまた引用から。

グローバル企業では、枚数は多くても2枚以内、厳しい制約付けているところでは1枚にするように指導されている。

良い資料とは、議論の争点を最初に明示してあるものであるが、日本の企業の経営討議資料は往々にして争点が明示されていないものが多い。

小泉純一郎氏は首相の時は、A4用紙1枚を超える資料は受け取らないことで有名であった。

グロバール企業が全てじゃなけいけど、トップの判断材料として余計な統計データはいらないし、シンプル数字でいい。

シンプルな数字と言うのは、例えば数字が大きかったら、千円単位、万単位で表現できたらその方がいいんです。

過去データ分析じゃなくて、リアルタイムの状況判断を。

将来が不透明な時代、企業に求められることは、精密な過去データの分析から構築される戦略ではなく、スピード感のあるリアルタイムの状況判断と企業行動力である。

今は将来が読めない時代なので、思い立ったら即行動して、その中で判断していくのが正解ですね。

過去形をまとめた、戦略は古いですね。

もちろん失敗ありきでやっていくので、失敗してもすぐに戦略を見直して行動を変えていくことです。

ではまた^^

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けぴお

けぴお

ブロガーイキルメディア・ラボ
新しい【生き方】×【働き方】を探求する「イキルメディア」の運営者。ブログメディアを運営しつつ、㈱KADOKAWA(角川出版)新ウェブメディア「スタディウォーカー」への寄稿や英国Adapt Worldwide社のプロジェクト参画、電子書籍出版など幅広く活動を展開中。ブロガー、ビジネスマン、アーティストで「人生アートに生きる」がモットー。 >>詳しいプロフィールはこちらです
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