社内の決裁書が90%以上の確率で承認される!上手な文章の書き方

決裁書 承認

社内には、決裁書、稟議書、報告書など、あらゆるテキストにかかわる文書がありますよね。

前回、文章力を鍛えると、仕事のできるビジネスマンになれる理由とは?では、文章力を鍛えるとどのようなメリットがあるのか、お話ししています。

今回は、社内の決裁書が90%以上の確立で承認される、具体的な仕事の進め方についてお話ししていきたいと思います。

社内の文書全体に言える4つのポイント

社内の文書は、決裁書、報告書、稟議書、FAX、メールのコピーなど様々な媒体があります。

ここでは、社内の文書全体に言えることを説明していきたいと思います。

新入社員が読んでも分かる文章を心がける

文書は基本的に、読み手の読解能力に左右されます。

文章を読むことになれた人や、その文書にちりばめられた単語の知識、動向を知っていれば、理解も深まります。

ただ、現在のビジネス環境は色々な規制や法律があり、事業を進めるにあたっても、事業企画、経営企画が中心で物事が運ぶため、事業の幅もどんどん広がっているように思います。

幅の広い事業をしている部署の場合、担当レベルでなければ一体何が起こっているのか、わからなくなるようなことも頻繁に発生します。

すべての会社組織がそうだとは言いませんし、事業の範囲がキッチリ決まっている部署にはそのようなことは起こらないと思います。

ただ、あなたがやっている仕事は、上司やさらに上の上司は「きっと分かっていない」ということを前提に文書を作成していきましょう。

そのためには、新入社員でもわかるように文書を書くんです。

上司は、分かっていないことが自分にとって職業上のリスクであると言えますし、分からないことを自分では「分からない」とは言わない人がほとんどです。(なぜなら、無知をさらされるのを嫌うからです。)

あえて分かりやすく書くことで、上司はその知識や動向を把握することができますので、逆に感謝の気持ちが芽生えることもあります。

注意することは、あなたの書いた文書について上司が詳細に知っている場合は、レベルが低い文書を書くと怒られます。

自分しかしらないマニアックな専門用語は使わない

自分しかしらないマニアックな専門用語は、基本的には使わないようにしましょう。

知識があり頭の良い方は、自分なりの「言葉」を世の中に認知してもらいたい欲求を持っていたり、自分が知っていることを知らしめようとします。

会社内で知られていない新しい言葉は、あえて誰でもわかる言葉に修正して書きましょう。

人間は忘れるもの。すぐに書くことを心がけよう!

人間は忘れる生き物です。

時間が経過すればするほど、何をやっていたのか忘れてしまいますので、打ち合わせや各種会議の報告書はすぐに書きましょう。

私の場合も、メモを残しておくことで安心してしまい報告書を書かずに放置すると、2週間もすれば跡形もなく記憶から無くなります。

余計な文章はいらない。誰が、何を、どうしたか、とにかく分かりやすく書く

文書の構成は、

・誰が

・何をして、どうして

・どうなったか

・+その他意見交換の内容やメモ

で構成します。

仕事ができる人ほど、1枚の紙にまとめるのが上手です。余計な言葉や分かりにくい文書は入れずに、起承転結をハッキリし、分かりやすく書いていきましょう。

決裁書が90%以上の確率で、スムーズに承認される文章の書き方4つ

それでは、決裁書は90%以上の確率で、スムーズに承認される文章のテクニックを説明していきたいと思います。

決裁書の基本は、自分で決定しちゃいけないので、「やっていいか?」を訪ねることにある

決裁書の基本は、決裁書の本質を知ることにあります。

決裁書は、自分で物事を決めてはいけない人(権限がない人)が「これやっていいですか?」を権限のある人に伺うための文書です。

それ以上も、以下もありません。

たまに文章がへりくだりすぎる人もいますが、そこまで自分を落とす必要はありません。

例えば、文書の最後で、

〇〇〇のとおり、お伺いします。(平社員、主任、係長クラス)

以上が良い例です。

悪い例としては、

〇〇〇のとおり、お伺い申し上げます。

ここまで、幹部に対してこびへつらう必要はありません。

ただし、どうしても決裁が必要な、重要なプロジェクト事業など会社の命運をかけた事業の文書は、あえてこういう書き方にする時もあります。

決裁書の本質は、「やっていいですか?」→「いいよ」それだけのことです。

責任感のない人、自主性のない人の決裁書は、すぐにストップがかかる。まずは、自分が何したいのか考えを書くべし

責任感のない人や自主性のない人が書く決裁書は、文書に慣れた人は一発で分かります。(サラリーマンにどこまで自主性を求めるのかは、別として・・)

文書の中にちりばめられた、後ろ向きな言葉が決裁にストップをかけるんです。

体調が悪い場合は、ネガティブな言葉が出てくるものですので、そのようなときはあえて書かずに、体調が良くなった時に書くと、少し違った文書になります。

もう1つは、その仕事に対し自主性がどうしても持てない場合は、上司に相談しましょう。上司が決めたことを文書にちりばめると、不思議と決裁がスムーズに運びます。

お金を出してもらう決裁書は、実行した後の投資効果を詳細に書き、お金を出す負担感をなくする

どんな会社でも、お金を出さずにもうけは大きくしたいのが本音です。

でも、お金を出さないことには事業は進まないものです。

そこを見極めた場合、どんな文書になるかと言いますと、

この事業を進める上で、500万円の支出により設備導入することで、売上効果〇〇〇円が見込めると同時に、〇〇時間の作業時間短縮により、○○円の作業費が圧縮され、また、既存の設備より〇〇円の電気代の削減を図ることが見込まれます。(詳細については別添のとおり)

このことにより、6ヶ月間で投資回収が見込まれますので、設備備品の導入についてお伺いします。

実際には、多額の投資には文書1本で決裁OKということはないと思います。

ただ、お金を出すメリット提示することで、お金を出す負担感をなくすることが大事ということです。

忙しい時期ほど、過去の事例を入れる

忙しい時期ほど、人は文書を読みません。

過去と同じ事例の決裁書の場合は、ほぼ読まずにハンコだけ押すこともあるようです。

その場合は、あえて「過去と同様」と入れましょう。

昨年と同様に〇〇としてよろしいか、お伺いします。

以上のように書くことで、「昨年と同じであればまあいいか。」となります。

昨年はどうやったのかわからず、比較もできない状況だと、忙しい時期はイライラするものです。

忙しいときは、相手の考える労力を省く意味で使えます。

ではまた!

スポンサーリンク
ブログ用アドセンス
ブログ用アドセンス


お仕事依頼はこちらから

社内の決裁書が90%以上の確率で承認される!上手な文章の書き方
この記事が気に入ったら、いいねして今後の記事もチェックしよう!
こちらも読まれています
関連記事
スポンサーリンク
ブログ用アドセンス