社内の決裁書が90%以上の確率で承認される!上手な文章の書き方

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社内には、決裁書、稟議書、報告書など、あらゆる文書があります。

今回は、社内の決裁書が90%以上の確率で承認される、上手な文章についてお話ししていきたいと思います。

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社内文書全体の4つのポイント

社内の文書は、決裁書、報告書、稟議書、FAX、メールのコピーなど様々な媒体があります。

ここでは、社内の文書全体に言えることを説明していきたいと思います。

新入社員が読んでも分かる文章を心がける

文書は基本的に、読み手の読解能力に左右されます。

文章を読むことに慣れている人、単語の知識や業界動向を知っていれば、読解能力も高くなります。

ただ、法改正や高度化により、業務がますます専門的になる中で、担当レベルでなければわからないことも多々あります。

ただ、あなたがやっている仕事を「もしかしたら、上司は詳しくないかもしれない」ということを念頭に文書を作成すると良いです。

そのためには、新入社員でもわかるように文書を書くと良いでしょう。

あえて分かりやすく書くことで、上司はその知識や動向を把握することができます。

上司によっては、沈黙の感謝をするでしょう。

注意ポイントとしては、業務レベルの高い上司に対し、文章レベルを分かりやすくし過ぎると、「レベルが低い文章を書くな」と注意される可能性があります。

上司の力量を見極めながら、文書を書くと良いでしょう。

マニアックな専門用語は使わない

マニアックな専門用語は、基本的には使わないようにしましょう。

人は誰しも、新しい言葉や概念を使いたがり「知っていること」を誇張しがちですが、それは世の中に広く認知されてから使うべきです。

会社内で知られていない専門用語は、誰でもわかる言葉に修正して書きましょう。

大事なことは「分かりやすさ」です。

「すぐに書く」ことを心がけよう

人間は忘れる生き物です。

時間が経過すればするほど、何をやっていたのか忘れてしまいますので、打ち合わせや各種会議の報告書はすぐに書きましょう。

私の場合も、メモを残しておくことで安心してしまい報告書を書かずに放置すると、2週間もすれば跡形もなく記憶から無くなります。

分かりやすく、正確な文章を書くためには、「すぐに書くこと」をオススメします。

誰が、何を、どうしたか、簡潔に書こう

文書の構成は、

☑ 誰が

☑ 何をして、どうして

☑ どうなったか

☑ その他意見交換の内容やメモ

で構成します。

文書は、1枚の紙にまとめることを目指してみてください。

要点のみを簡潔にまとめると1枚におさまります。

結論を明確に分かりやすく書いていきましょう。

決裁書が90%以上の確率で、スムーズに承認される文章の書き方4つ

それでは、決裁書は90%以上の確率で、スムーズに承認される文章のテクニックを説明していきたいと思います。

決裁文書の基本は「やっていいか?」を訪ねることにある

決裁書の基本は、決裁書の本質を知ることにあります。

決裁書は、自分で物事を決めてはいけない人(権限がない人)が「これやっていいですか?」を権限のある人に伺うための文書です。

それ以上も、以下もありません。

たまに文章がへりくだりすぎる人もいますが、そこまで自分を落とす必要はありません。

例えば、文書の最後で、

〇〇〇のとおり、お伺いします。(平社員、主任、係長クラス)

以上が良い例です。

悪い例としては、

〇〇〇のとおり、お伺い申し上げます。

ここまで丁寧にする必要はありません。

ただし、どうしても決裁が必要な、重要なプロジェクト事業など会社の命運をかけた事業の文書は、あえてこういう書き方にする時もあります。

決裁書の本質は、「やっていいですか?」→「いいよ」それだけのことです。

責任感のない人、自主性のない人の決裁書は、すぐにストップがかかる。まずは、自分が何したいのか考えを書くべし

責任感のない人や自主性のない人が書く決裁書は、すぐに見抜かれます。

文書の中にちりばめられた、後ろ向きな言葉が決裁にストップをかけるのです。

ただし、体調が悪い場合はネガティブな言葉が出てくるものですので、あえて書かずに体調が良くなった時に書くと、文書が変わります。

もう1つは、その仕事に対し自主性がどうしても持てない場合は、上司に相談しましょう。

相談したうえで、上司が決めたことを文書にちりばめると、不思議と決裁がスムーズに運ぶものです。

文章は文字を通して、相手に伝わるのです。

お金を出してもらう決裁書は、実行した後の投資効果を詳細に書き、お金を出す負担感をなくする

どんな会社でも、お金を出さずに利益を大きくしたいのが本音です。

でも、お金を出さないことには事業は進まない場合もあります。

その場合は、どんな文書になるかと言うと、

この事業を進める上で、500万円の支出により設備導入することで、売上効果〇〇〇円が見込めると同時に、〇〇時間の作業時間短縮により、○○円の作業費が圧縮され、また、既存の設備より〇〇円の電気代の削減を図ることが見込まれます。(詳細については別添のとおり)

このことにより、6ヶ月間で投資回収が見込まれますので、設備備品の導入について進めてよろしいかお伺いします。

実際には、多額の投資には文書1本で決裁OKということはなく、役員会や幹部の協議の中で決まるものです。

ただ、お金を出した後のメリットを提示することで、負担感をなくすることが大事ということです。

忙しい時期ほど、過去の事例を入れる

忙しい時期ほど、人は文書を読みません。

過去と同じ事例の決裁書の場合は、ほぼ読まずにハンコだけ押すこともあるようです。

その場合は、あえて「過去と同様」と入れましょう。

昨年と同様に〇〇としてよろしいか、お伺いします。

以上のように書くことで、「昨年と同じであればまあいいか。」となります。

昨年はどうやったのかわからず、比較もできない状況だと、忙しい時期はイライラするものです。

忙しいときは、相手の考える労力を省く意味で使えます。

以上、「社内の決裁書が90%以上の確率で承認される!上手な文章の書き方」でした。

ではまた^^

▼文章力を向上していきましょう!

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