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「管理職だけど自分にコミュニケーション能力やスキルがあるのか不安だ・・」、「管理職の転職でコミュニケーション能力があると評価が高い？」、「コミュニケーションの悩み事例や体験談って誰に聞けば良いの？」という疑問がありますよね。
以上のような悩みは、以下のようなイメージにならないでしょうか？
- 「管理職だけど、自分のコミュニケーション能力に自信が無い。今から身につけられるもの？」
- 「管理職で転職するためには、コミュニケーション能力があると評価が高いのだろうか？」
- 「管理職のコミュニケーションの悩み事例や、体験談を知りたい！」
- 「管理職のコミュニケーションスキルが分かりやすく学べて、実践できるような記事は無いかなあ・・」
以上のように、管理職としてのコミュニケーションを考えたときに、「コミュニケーションスキルをどうやって身につける？」、「転職するためにはコミュニケーション能力が必要？」、「今から能力を高めたり、身につけたりできるの？」というような疑問や悩みが、思い浮かぶのではないでしょうか。
たしかに、コミュニケーション能力やスキルと言っても、事例や考え方、分かりやすく身につける方法が分からないと、新しいステップを踏み出せないですよね。
そこで今回は、コミュニケーションを身につけるためのステップとして、分かりやすく、体験談を交えながら解説していきたいと思います。
ぜひ、あなたの疑問が解消され、「自分もできるかもしれない！」という気持ちになりましたら、とても嬉しいです！
新しい未来に向かってステップを踏み出していきましょう。
目次
管理職のコミュニケーションの悩み
それでは、初めに管理職のコミュニケーションでよくある悩みを解説していきましょう。
部下とのコミュニケーション
管理職の悩みとして、部下のコミュニケーションの悩みが大きいと思います。
私の管理職経験でも、コミュニケーションの時間の大半を占める部下とのかかわりは大きいです。
具体的な悩みとしては、例えば、
- 部下がコミュニケーションを取りたくない
- コミュニケーションが上手くとれず、部下の意見をうまく引き出せない
- コミュニケーションがとれないだけでなく、部下のモチベーションが低い
- コミュニケーション不足で、指示が伝わっていない
- コミュニケーション不足で、誤解が生じやすい
- 部下が言うことを聞いてくれない
以上のような悩みは、管理職では日常茶飯事と思います。
私も管理職になったばかりの頃は、メチャクチャ悩んでいました。
上司とのコミュニケーション
次の悩みは、上司とのコミュニケーションです。
管理職は、部下だけでなく必ず上司がいます。
私が中小企業に転職した際は、上司もいて仕事は任せられていましたが、実質の上司は「社長」でした。上司とのコミュニケーションが薄くなると、仕事が上手くいかなくなりますので、常に会話を心がけることがポイントです。
とはいえ、その前の会社では、お互いの感情面で衝突し、上司とのコミュニケーションが上手くいかず苦労しています。
具体的には、
- 報告・連絡・相談がうまくできない
- 会話を通じても、理解を得られない
- 上司との意思疎通が薄く、期待に応えられない
- 意見が対立していまう
以上のようになってしまうのが、管理職の悩みです。私の場合でも、このような上司と衝突が多くなってしまい、やがて辞めざるを得なくなってしまいました。
同僚とのコミュニケーション
管理職は部下や上司だけでなく、同僚とのコミュニケーションが必要となります。
同僚は、例えば同期の部長や課長だったり、後輩の課長だったり、別の部署の同僚だったりします。
長年勤めていると、同僚や後輩の出世が人間関係にも影響していくものです。
何気ない会話でも、感情面でもつれが生じ、協力関係が築けなかったり、情報共有がうまくできない、意見が対立するということが起こりがちです。
管理職のコミュニケーションは、部下、上司、同僚と多岐にわたる悩みがあります。
なぜ管理職にコミュニケーション能力が必要なのか？
次に、管理職はチームを目標達成に導くために、様々な役割を担っています。
管理職の役割を果たすために、なぜコミュニケーション能力が必要となるか解説していきましょう！
部下との信頼関係を築くため
管理職がコミュニケーション能力を身につけ、高めることで、部下との信頼関係を築くことができます。
具体的なポイントとして、
- 部下の話をよく聞く
- 部下の意見を尊重する
- コミュニケーションがある前提で、適切に指示を出す
- 仕事に対するフィードバックを行う
- 部下が困っている際は、チーム内で助けるように促す
以上は全てコミュニケーションとなります。部下との信頼関係を作り、チームをマネジメントしていくためには積極的なコミュニケーションが必要となります。
部下との信頼関係が築くことで、部下は上司に安心して相談することができますし、チーム内で積極的に意見を出したりすることができます。
チームをまとめるため
管理職はコミュニケーションを通じて、チームをまとめていきます。
チームとのコミュニケーションのポイントとして、
- チームの目標をメンバーに共有する
- チームワークを促進するコミュニケーション
- 意見の対立を解決するコミュニケーション
- チームの成果を上げるためのコミュニケーション
以上があります。
チームワークを促進するためのコミュニケーションは、組織で働く上で特に大事なポイントです。
私が実際に配属されたチームでは、お互いの素性を知らず、殺伐とした雰囲気でした。コミュニケーションがほとんど無いため、各メンバーが最低限やることだけ行い、チームワークがありません。以上の場合のコミュニケーションのポイントとしては、チーム内で困ったメンバーがいたら、きちんと声を出し、積極的にカバーし合うという風土が必要でした。
このような場合は、チームの風土を変えるために、「管理職自身がヘルプする姿勢を持つ」、「コミュニケーションを通じて助け合う」という意識でコミュニケーションをとっていきます。
チームをまとめるためには、メンバー間のコミュニケーションを円滑にすることで、解決できることも多くなります。
メンバー間の意見交換を促したり、意見の対立を解決したりすることで、チームの一体感を高め、目標達成に向けてチームを導いていきましょう！
組織全体と連携するため
管理職は、コミュニケーションを通じて組織全体と連携していきます。
具体的には、
- 他部署の上司や同僚と一定のコミュニケーションを取る
- チームを超えてコミュニケーションを行い、必要な情報共有をする
- チーム内外の協力関係を築く
組織全体と連携するためには、上司や同僚と積極的にコミュニケーションを取ることで解決できることが多くなります。
コミュニケーションを通じて、橋渡しのイメージを持つと良いと思います。
情報共有をしたり、協力関係を築くことで、組織全体の課題解決や生産効率性を高めることができます。
外部と交渉するため
管理職はコミュニケーションを通じて、外部との交渉を行います。
例えば、
- 取引先や顧客との交渉
- 契約を締結する際の交渉
- 組織の利益を守るための交渉
組織の代表として外部と交渉するためには、相手にわかりやすく説明したり、相手の意見を聞き取り、意見交換するコミュニケーション能力がポイントになってきます。
管理職は、組織を代表する立場で、様々な場面でコミュニケーション能力を使う場面が多くなります。
私が総務部門の課長をしていた際は、一定度仕事を任されていたこともあり、社長の代わりに組織を代表して外部コミュニケーションを行っていました。外部との交渉の結果は上司へ報告し、必要な際は相手との同席などヘルプを求めることも行っています。
以下の記事では、私が総務部門の課長だったときにまとめた仕事のノウハウをまとめています。ぜひ、ご覧ください。お役立てできると思います。
管理職がコミュニケーション能力を身につけるメリット
次に、管理職がコミュニケーション能力を身につけるメリットを解説していきたいと思います。
部下との信頼関係を作りチームをまとめられる
管理職がコミュニケーション能力を身につけることで、部下との信頼関係を作ることができます。
信頼関係が作られていくと、チーム全体をまとめられるようになります。
コミュニケーションによる信頼関係は、すぐに作られるものではなく、日々の積み重ねの結果です。
部下との信頼関係を作ることで、部下は管理職に積極的に相談する回数が増加し、積極的に意見交換ができるようになります。
意見交換が進むことで、仕事がブラッシュアップされていきますので、チームの成果が出しやすくなり、良い方向に向かって組織が動いていきます。
組織全体との連携や外部交渉ができる
管理職がコミュニケーション能力を身につけることで、組織全体の連携を図ることができます。
組織内はコミュニケーション不足になると、利害の衝突が生まれたり、人間関係のいざこざが発生します。
管理職が部門横断的に積極的にコミュニケーションを取っていくことで、部署間のコミュニケーション不足が解消され、チーム同士の連携が図られるようになります。
情報共有をし、協力関係を築くことで、組織全体の効率を高めることができます。
また、外部との交渉するためには、コミュニケーション能力があると良いです。
相手にわかりやすく説明し、相手の意見を聞き取り、交渉を進めていくコミュニケーション能力で、円滑な外部交渉を進めていくことができます。
自己成長につながる
管理職のコミュニケーション能力は、自己成長にもつながります。
具体的な自己成長のポイントは、
- 自分の考えを明確に伝えられるようになり、相手や自分にも気づきを得ることができる
- コミュニケーションを重ねることで、相手の立場に立って物事を考えられるようになる
- コミュニケーション能力を高めることで、問題解決能力が向上する
- コミュニケーション能力を活用し、リーダーシップを発揮できる
- 人から教えてもらうことができる
特に３点目はポイントになります。コミュニケーション能力を高めることで、自分に解決できないことも、問題解決できる人とのつながりで解決ができるようになります。
また、コミュニケーション能力が高めていくことで、外部や内部の人から仕事のノウハウを教えてもらい、自己成長を図ることにもつながります。
私は今、会社員を辞めて独立経営の道を進むことになりましたが、コミュニケーション力は今も非常に役立っています。特に、仕事を通じて連携先や取引先から仕事のノウハウを教わり、絶えず学び、成長することが出来ています。管理職でも経営者でも、コミュニケーション能力を高めることのメリットは大きいです。
また、以下の記事では、コミュニケーション能力を高めることで、リーダーシップの高める方法を解説しています。ぜひ、ご覧いただければと思います。
キャリアップにつながる
管理職がコミュニケーション能力を身につけることで、キャリアアップにつながることもメリットの１つです。
転職活動は、転職エージェントとの面談や転職先の面接を通じて、自分の実績を明確に伝えることができるようになります。
もう１つ別の視点として、リクルートによる企業の人材マネジメント調査を見ていきましょう。
上のグラフは、管理職がコミュニケーションを行う上で、チーム内でメンバー同士の人間関係を作る努力をしたり、お互いになんでも発言し合える職場づくりに「取り組むか」、「取り組んでいないか」で労働生産性がどう変わるかを示しています。
これを見ると、コミュニケーションに積極的に取り組んでいる管理職の方が、労働生産性が約20%改善していることが分かります。
企業側のニーズで考えると、コミュニケーションを積極的に行い、労働生産性を上げられる管理職へのニーズがあると言えます。
コミュニケーション能力を高めることは、転職でキャリアアップにもつながっていくと言えます。
コミュニケーション能力を身につけ、鍛えるための習慣や考え方
それでは、最後にコミュニケーション能力を今から身につけるための習慣や考え方を解説していきましょう！
意識的に「聴く」ことを大切にする
今からでもコミュニケーション能力を高められる習慣のポイントの１つ目は、「意識的に聴くことです」
具体的には、
- 相手の話に集中し、共感しながら最後まで聞き切ること
- 質問は自由に応えられるものにし、相手の考えを引き出すことを意識する
- 非言語コミュニケーションにも注意を払い、場の空気を読んだり、ジェスチャーで感じとる
チーム内でも、社外とのコミュニケーションでも、相手の考えを引き出すために意識的に「聴くこと」をお勧めします。
コミュニケーション能力は、一方的に自分の考えを話すことではなく、相手は何を求めているか、会話を通じてキャッチボールを行うことです。だからこそ、「聴く」ことに意識を高めることでコミュニケーション能力が身につきます。
論理的に話す
コミュニケーション能力を磨くには、相手が理解を深め、納得できるうように明確に伝えることです。
ビジネス上のコミュニケーションのポイントとして、
- 先に結論から話す
- MECE（ミーシー）で、抜け漏れなく、ダブりなくを意識する
- 具体例を用いて分かりやすく説明する
以上を意識すると、コミュニケーション能力が高まっていきます。
ビジネスコミュニケーションは、明確かつ分かりやすく伝えることが大事です。
今からでも、意識することで十分身につけられるスキルです。
相手に合わせたコミュニケーションをとる
コミュニケーション能力を身につけるために、今からできる習慣としては、「相手に合わせてコミュニケーションをとる」ことです。
具体的なポイントとしては、
- 相手の立場や状況を考慮してコミュニケーションをとる
- 言葉遣いや、話す速度を調整してコミュニケーションをとる
以上を意識することで、コミュニケーション能力を鍛えることができます。
自分自身のコミュニケーションを振り返る
自分自身のコミュニケーションを振り返ることで、コミュニケーション能力を身につけることや鍛えることができます。
ポイントとしては、
- コミュニケーションで良かった点と、改善点をメモしておく
- 周囲からのフィードバックを素直に受け入れる
以上を意識してみましょう。
コミュニケーションの振り返りは、ブログもお勧めです。
ブログにはもちろん個人情報は書けませんが、自分のコミュニケーションを振り返ることで、自分自身で気づきを得ることができます。
コミュニケーションに関する書籍や記事を読む
コミュニケーション能力を身につけるためには、書籍や記事を読むこともお勧めです。
この記事も、管理職のコミュニケーション能力を身につけるための方法を詳しくまとめていますので、後で見返したり、お気に入りやブックマークしておくと良いと思います。
書籍を選ぶ際のポイントとして、コミュニケーション方法は時代とともに変化していきますので、新しい書籍をお勧めします。
以下、管理職のコミュニケーション能力アップにお勧めの書籍を紹介しておきますね！
書籍を読む際のポイントは、最新のコミュニケーション理論を学ぶことや、現代のコミュニケーションスキルの向上に役立つヒントを得るという意識が良いと思います。
もう１つ大事なことは、「学んだことを必ず実践する」ことです。
実践という行動を通じて、学びを深めていきましょう。
コミュニケーション能力を高める研修に参加する
研修会も積極的に参加することで、コミュニケーション能力を鍛えることができます。
管理職のコミュニケーション専門の研修会は少ない印象ですが、オンライン研修や商工会議所等の主催でも見かけますので、ぜひ積極的に参加することをお勧めします。
研修会は、専門の人から直接指導を受けられる機会となりますし、異業種の企業の管理職とも交流する機会にもなります。
異業種の企業の管理職との交流は、自分で気づけていないきっかけ作りになります。
日頃から積極的にコミュニケーションをとる
コミュニケーション能力を身につけ、鍛えるためには、日頃から積極的なコミュニケーションをとることも良い習慣です。
ポイントとしては、
- ふとした場面で、部下や同僚と雑談する
- ランチや飲み会の機会で、コミュニケーションを積極的に行う
- 社内外の人脈を広げるために、交流の場に参加する
以上を意識して行動してみましょう。
特に交流の場（セミナーなど）に参加し、初めての人と出会い、話をすることで脳が活性化し、コミュニケーション能力がアップしていきます。
常に謙虚な姿勢を忘れない
コミュニケーション能力を身につけるためには、常に謙虚な姿勢を忘れないことです。
例えば、
- 上から目線で話さない
- 自分の意見を押し付けない
- 常に学ぶ姿勢を持ち続ける
以上を意識して取り組んでいきましょう。
年齢を重ねると、意外に難しいのは「上から目線で話さないこと」、「自分の意見を押し付けないこと」です。
以上は常に意識しないと、管理職が長くなればなるほど忘れてしまいがちです。
自分自身の成長を続ける
コミュニケーション能力を身につけ、鍛え続けるためには「自分自身を成長させる意識を持つ」ことです。
ポイントとしては、
- 読書や学習を習慣化し、継続すること
- 新しいことに常に挑戦すること
- 常に自分自身をアップデートし続ける意識を持つこと
以上を意識していきましょう。
以上のような意識を常に持ち続けることで、コミュニケーション能力だけでなく、管理職に必要な能力やスキルも同時に鍛え続けることができます。
常に成長意欲を持って取り組んでいくことで、やがて高いコミュニケーション能力を身につけることができるようになります。
まとめ
「管理職としてのコミュニケーション能力を学びたい」、「コミュニケーション能力を学んで転職に活かしたい！」と思っている方に、どうやったらスキルが身につくか、コミュニケーションスキルのヒントを解説してきました。
また、「管理職がコミュニケーション能力を身につけるメリット」や、「リーダーシップを身につけるための習慣や考え方」も紹介しています。
たしかに、「コミュニケーションスキル」と一言で言っても、基本となるベースが無ければ、何をやったら良いかよく分からないですよね。
まずは、コミュニケーションスキルの知識やスキルを学び、実践しながら身につけていくことを意識してみてください。
ぜひ、あなたの明るい未来を切り開く材料になれば幸いです。
以下の記事は、40代管理職の転職でキャリアチェンジに失敗しない方法を解説しています。
ぜひご覧ください！
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忙しい方には、youttube動画で概要を配信していますので、ぜひご覧ください。
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本記事の全文を、AIを活用した音声講座で配信しています。
耳から学びを深めたい方にお勧めです。
この記事を書いた人
「生き方」×「働き方」を学び未来を切り開くwebメディア「イキルメディア」の運営者。金融機関や企業の経営企画マネージャーを経て、起業。webメディア運営や出版などを通じてキャリアアドバイスをするなど、事業に邁進しています。