会社員の傍ら、ライター活動をしているひじき（@hijiki306）です。
女性の視点で、仕事に役立つ記事を書いています。
同じ会社で何年か働いていると、後輩や部下ができて指導する立場になる場面が訪れます。
直属の部下ならハッキリと指導して注意できますが、先輩・後輩の関係はどうやって指導したらよいのかわからない場合もあるでしょう。
厳しすぎるとパワハラ認定され、優しくしすぎると友達のようになってしまい、後輩との関係に悩む人もいるはずです。
そこで本記事では、後輩指導をする際の伝え方のコツをお伝えします。
職場の人間関係で悩んでいる中堅社員の人は、ぜひ参考にしてください。
目次
後輩指導を任されると自分の成長にもつながる
後輩の指導係やチームリーダーを任されると「自分にできるかな」、「何から教えればいいのかわからない」と不安に感じてしまいますよね。
人を指導するのは簡単ではありません。
しかし、人に教える立場になるのは自己成長につながります。
具体的には、以下のようなメリットが挙げられます。
- 指導スキルが身につくと、下の世代を成長させられる
- コミュニケーションが円滑になる
- 自分の教育スキルが身につく
- わかりやすく伝えるスキルが身につく
現在筆者は企業に勤めて7年目ですが、4年目のときに初めて後輩が入社してきました。
今までは自分が年下だったので仕事を教えるという経験がなく、後輩指導や接し方に困りましたが「わかりやすく教える」スキルが身についたと実感しています。
そのおかげで「先輩が丁寧に教えてくれたので、難しい案件をこなせました！」と言われたときはとても嬉しかったです。
指導を完璧にするのではなく、一緒に成長していくスタイルを目指していくといいでしょう。
「後輩に完璧に仕事を覚えてほしい」「自分も完璧な先輩でいなきゃ」と構えると、人の指導は難しいと感じてしまいます。
後輩と共に成長を喜ぶと、信頼関係が生まれ仕事がスムーズに進みますよ。
後輩指導する前におさえるべきポイント3つ
こちらでは、後輩を指導する前におさえるべきポイントを3つお伝えします。
- 後輩の性格・価値観を知っておく
- 初心者にもわかりやすく説明する
- あいまいな指示は避ける
では、一つずつ解説します。
後輩の性格・価値観を知っておく
指導者は、後輩の性格や行動・価値観を知っておきましょう。
単純に仕事内容を教えて依頼するのではなく、一人一人に合った指導をする必要があります。
たとえば、後輩の性格や気質を知っておくのは重要です。
外交的な性格なのか内向的なのか。
感情的になりやすいタイプか、理論的に考えるタイプなのか。
外交的な性格だと、意見交換を好み発言することを苦痛に感じない人が多いので、胸の内がわかりやすいでしょう。
しかし内向的な性格だと一人で仕事をすることを好み、頭の中でじっくり考える傾向があります。
そのため、思っていることや考えていることがわかりづらいケースもあります。
一人一人の性格や価値観を知っておくと、後輩との信頼性が高まり仕事のミスを減らせますよ。
初心者にもわかりやすく説明する
新しく入ってきた新人や後輩へ、専門用語を連発して複雑な説明をしていませんか？
「これくらいわかっているはず」の伝え方は、相手が全く理解できていないケースがあるので気をつけてください。
筆者が新卒で入社した頃、経理部署へ配属されました。
入社当時は経理についての知識はなく、エクセルの使い方も慣れていません。
そのときの先輩は、私に熱心に教えようとしてくれていたのですが、「貸借対照表が……」「収支決算書のデータは前年度と比較して～～～……」と言われても本当に意味がわからなかったんですよね。
そもそも、前年度のデータをどこから引用したらいいの？どこのフォルダ？といったレベルでした。
指導する際は一連の流れを説明して、そのあと詳しい説明をするよう心がけましょう。
あいまいな指示は避ける
指示をするときに、あいまいな表現や指示は避けてください。
「これでなんとなく伝わっているはず」、「言わなくてもわかるだろう」といった考えはNGです。
このような考えで指導をすると、高確率でミスが発生する原因になってしまいます。
新人へ指導するなら特に注意が必要です。
たとえば、以下のような的確な指示をするように心がけてください。
- 指導内容を結論から伝え、理由を述べる
- 「50％まで作業が終わったら報告して」と伝える
- 相手が理解できているかその場で確認する
以上をおこなうだけでお互いの認識違いを防ぎ、ミスがぐんと減りますよ。
ぜひ実践してみてください。
後輩指導するときに注意すべきポイント3つ
こちらでは、後輩指導をするときに注意すべきポイントを3つお伝えします。
- 一度にすべて教えようとしない
- 相手が理解できなくても感情的にならない
- 言葉使いに気をつける
では、一つずつ解説します。
一度にすべて教えようとしない
一度にすべての情報を教えようとすると後輩は理解するのに時間がかかり、すべて覚えていないケースがあります。
先輩の立場になると「あれもこれも覚えてほしい……」「早く育ってほしい」と詰め込んで教えたくなりますよね。
しかし、情報が多すぎると後輩はストレスを感じてしまいます。
また、一度にすべて教えると基礎的な部分を飛ばしてしまう可能性もあるでしょう。
教育は焦らず一つ一つの業務に関わらせて、現状のレベルを把握させるように努めてください。
相手が理解できなくても感情的にならない
感情的になり、カッとしてしまうのはNGです。
感情的になると客観性や冷静な判断がなくなって、後輩はあなたの顔色をうかがうようになってしまいます。
最悪の場合、「あの先輩、日によって言うこと違うし尊敬できないなぁ」と思われてしまうでしょう。
相手が仕事内容やこちらの意図を理解できなくても、一度飲み込んで冷静になる必要があります。
具体的には以下を参考にしてください。
- 問題となっている事柄を伝える
- 感情的になってしまった引き金を探す
- 仮に感情的になってしまったら素直に謝る
ついカッとなってしまったら、席を離れてコーヒーを飲みに行くか外の空気を吸いリフレッシュして対応しましょう。
言葉使いに気をつける
言葉ひとつで相手の捉え方は変わります。
威圧的な言動は避けて、相手の気持ちに寄り添う姿勢が大切です。
ハッキリ伝える＝言い方がキツと感じてしまう人もいるので難しいですが、できるだけ柔らかい言葉で伝えるようにしてください。
間違っても「はぁ？」「ありえねぇ」などは絶対にNGです。
後輩指導するときに効果のある伝え方4選
こちらでは、後輩を指導するときの具体的な方法についてお伝えします。
- 完結に、箇条書きにして伝える
- 目標まで逆算して計算する
- 仕事全体の流れを共有する
- 自分の失敗体験を話す
後輩指導で悩んでいる人は、ぜひ実践してください。
完結に、箇条書きにして伝える
仕事を教えようとするとき、長々と喋ってしまう人は多いです。
長く喋っている側は「教えた感」で満たされ、話が脱線しがちです。
後輩は「結局なにが言いたかったのだろう……」と思ってしまい、重要な事柄が伝わっていないケースがあります。
依頼したい仕事や、仕事をするうえでおさえてほしいポイントがあるなら箇条書きにして伝えてあげましょう。
詳細は、箇条書きにしたあとに加えればOK。
短く・完結を徹底して伝えることが大切です。
目標までを逆算して計算する
前もって目標を設定して、逆算して後輩指導をおこないましょう。
大きなプロジェクトがあるなら、その日までにやるべきタスクを細かく設定して目標へ向かってください。
あなたが後輩に「3か月後までに、一人で案件をすべておこなってほしい」と考えているとします。
目標を決めたら3か月の間なにを教えたらいいのか、Todoリストを作成しスケジュール設定する必要があります。
目標を明確にしておかないと、ゴールがわからず時間だけが過ぎてしまいます。
後輩と目標、タスク、期限を設定して共有して一緒に仕事に取り組みましょう。
仕事全体の流れを共有する
新人を即戦力にするには、仕事全体のイメージを持たせることが重要です。
単純に業務のやり方だけを教えても、業務の流れや全体像を把握していなければ部署内のミスが増える原因になってしまいます。
たとえば、飲食店のホール担当の仕事を例に考えてみましょう。
ホールの仕事内容は、大きくわけて以下の4ステップです。
- お客様からオーダーを取る
- キッチン担当へオーダーを伝える
- 料理をお客様のテーブルへ運ぶ
- 最後にお会計をする
ホール担当に「オーダーを取る仕事」だけ教えても仕事全体の流れがわかっていないので、ステップ2の「キッチン担当へ伝える」ができません。
結果、お客様へ料理の提供ができなくなり遅いとクレームを受ける可能性があります。
仕事を効率化し生産性を上げるために、最初から仕事全体の流れを共有することは大切です。
後輩へ指導する際は、大まかな流れを説明したあとに細かい説明をおこないましょう。
自分の失敗体験を話す
自分の失敗体験を交えながら指導すると後輩との距離が縮まり、話の具体性がでるのでおすすめです。
ほかにも、以下のようなメリットがあります。
- 自分の失敗から得た教訓を教えられる
- リアルなイメージを伝えられる
- 共感しやすい存在になる
過去に経験した失敗談を話すと「先輩でも、大失態を起こした過去があるのか……」と親近感が湧き、あなたと同じ失敗をしないよう努めるはずです。
筆者も仕事でミスを起こし落ち込んでいるとき、先輩に「私のほうが大きなミスしてきたから、このくらいで落ち込まないで！」と励まされ、勇気づけられた過去があります。
失敗体験を話す機会は、後輩が挫折や困難を経験しているときに効果的です。
具体的な教訓や改善点も含めて話してあげるといいですよ。
後輩ができたときは、一人一人に合った指導を心がけよう
後輩指導をする際、事前に性格や気質を理解したうえで接することが大切です。
一方的に教えるのではなく、一緒に成長していくスタイルで仕事をおこなうと信頼関係ができて、コミュニケーションも円滑になりますよ。
また、「これくらいはわかるだろう」などの思い込みを持って指導するのはよくありません。
仕事の流れや全体像を伝えて完結に説明し、細かいところはあとから教えていくように心がけましょう。
本記事を参考に、後輩から頼られて親しみのある先輩を目指してください。
この記事を書いた人
沖縄生まれ沖縄育ち。会社員×webライター×二児ママ。本業では企業の経理・総務・食品加工の業務経験あり。在宅ワークに興味を持ち、第二子育休を機に副業でwebライターを開始。ワーママの視点から、働く女性のためになる情報を発信中。目標は副業が本業収入を上回ること！