仕事量が多くてコントロール不能になったときは、チャンスを待とう!

仕事量

仕事量が多いのにもかかわらず、次々と仕事を与えられると、次第にキャパシティがオーバー状態になり、感情のコントロールもきかなくなることはありませんか?

仕事でキャパを超えてしまった時の対策と回復方法について

以上の記事でも詳細にわたって、キャパの回復方法や対策について書いていますので、参考にしてみてください。

実は最近まで私も同じような状況だったのです。

新規事業やプロジェクトがどんどん増えて、仕事をこなしてもこなしても終わらない毎日を送ってきました。

人のキャパシティというのは、個人個人違います。

同時並行してできる仕事なんて限られています。あまりにも膨大な種類の仕事を持つと、自分が今何をやっているのかわからなくなり、ストレスがつもりつもって、次第に体を壊してしまいます。

とにかく仕事をコツコツとこなすことと、仕事を他の人にも割り振るなどして、なんとか乗り切ってきました。

複数の大きなプロジェクトや新規事業を抱える場合は、できるだけ既存の仕事は持たないようにしておきたいところですが、組織のマネジメント機能が不全状態にあると、仕事が出来そうな人に集中するものです。

問題はキャパを超えた担当者が悪いのではなく、管理する側にあります。

管理する側が仕事の量を定量的に把握できないと、表面上で暇そうな部下を見つけてどんどん仕事を与えます。こういうのは本当にダメな管理職です。

今日は担当者の視点で、仕事量が多すぎてコントロール不能になったときの対処方法についてお話しししていきたいと思います。

同僚に細かい仕事を依頼する

仕事がどうしてもキャパオーバーしてしまいそうなときは、同僚に仕事を依頼しましょう。

依頼する仕事は、事業上の責任が伴わない会計処理や伝票作成、会議資料の準備、セッティングなどの事務レベルな仕事はどんどん処理してもらい、それ以外の仕事に注力します。

細かい仕事が得意な部下は、得意な部下に任せて、あなたにしかできない仕事をやります。

仕事量に押しつぶされてしまいそうなときは、とにかく目の前から仕事を消していく

仕事に埋めつくされている感は、目の前の大量の書類や紙資料など、目につくものがあるからです。

大量の紙資料は、できるだけ目の前から消し去ってしまうのがベストです。

もちろん捨ててしまうのではなく、どんどん処理しましょう。

処理すればするほど、目の前から仕事が消えていくので、精神的なストレスも軽減されます。

大事なのは、仕事から支配されるのではなく、自ら操縦し仕事をコントロールすることです。

キャパオーバーしている状態を相談しても、何の対策を取らない場合は態度で示すしかない!

圧倒的な仕事量でつぶされてしまいそうなとき、上司に話しても何の対策をとってくれない場合は、態度で表すしかありません。

私も暗中模索の新規事業を5本持ちながら、既存の仕事をそのままやっていたことがありますが、明らかに仕事の質が悪くなり、クレームも相当起こりました。

残念なことに、上司に相談しても何も取り合ってくれなかったので、そんなときは態度で大変なことをアピールしするしかないと思います。

でも、決して怒ったり、怒り狂うのではなく、きちんと状況を気にしてもらうということです。

以外に思うかもしれませんが、部下が今やっている仕事がどれだけの量で、どういう状態にあるのかというのは上司はわからないものです。

まずは、ことあるごとに仕事の状況を説明したり、今問題となっていることを何かの際に少し話しておきます。

で、何か問題が起きた場合はすぐに協力を求めます。

これを繰り返すことで、今これだけの仕事を抱えているのに、他の仕事なんてできるわけがない!と口に出さずして、相手にわからせることができます。

ただ、悲しいかな。

理解ある上司は言わずとも対処してくれますが、「お前が言わないから、分からないし、新しい仕事をやってもらおうと思っていた。」と平然とした顔で言う上司が、多いこと多いこと。

その場合は、大いに口を出して意見しましょう。

「私はその仕事は引き受けられません!」と言っても大丈夫です。

聞かないとわからないのなら、あえて口に出して言いましょう。

人事異動のチャンスを待つ!

あまりにも仕事量が多いときは、定期的に人事異動がある組織の場合、チャンスを待って仕事を割り振りすること良い方法です。

キャパオーバーしている状態を何とかするには、頭の数で解決しなくてはならない場合も大いにあります。

そんなときは、普段からキャパオーバーしている状態を訴えておき、人事異動で人員が増えたときに仕事を振り分けましょう。

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