係長・主任に昇進した時に知っておきたい「具体的な仕事の進め方」について、説明していきます。
前回の記事では、係長・主任の「仕事のルール」についてお話ししてきました。
もう一度勉強したい方や、見逃した方は以下参考にしてみてください。
前のページ ＞＞ 係長・主任になったら覚えておきたい「仕事のルール」
ではいってみましょう。
目次
リーダーとして最前線で行動しつつ、課長の補佐をすると上手くいく
係長・主任の仕事の進め方として一番良いのが、
☑ リーダーとして、最前線で仕事をすること
☑ 課長の補佐をしつつ、自分のフォローをもらえる関係になる
係長・主任として仕事を上手く進めようとしたときに、以上のようなイメージを持っていると良いでしょう。
もちろん、私の経験でも仕事の知識やノウハウが不足しすぎて最前線で仕事ができなかったり、周囲を巻き込めるだけの技能もなく、課長の補佐どころか自分の仕事で一杯一杯の時もありました。
課長とソリが合わず衝突したり、課長がそもそもやる気がなく、抜け殻になっている人もいました。
ただ、仕事を体系的・組織的・生産的に進めるためには、この２点が重要になります。
今はできなくても、頭の片隅に覚えておき、いつかできるようになればきっと上手くいくと思います。
上司や部下を上手く巻き込もう
係長・主任の仕事の進め方として、上司や部下を上手く巻き込むことです。
例えば、新規事業やボリュームの大きい仕事を役割分担し、チームで進める場合はどうしても周囲に協力を得る必要があります。
上手に巻き込むためには、
☑ 上司や部下と普段からコミュニケーションをとる
☑ 役割分担を明確にし、打ち合わせをした上で進める
以上を意識してみてください。
上司（課長）が優秀であり、以上を上手くやってくれる場合は良いですが、そうでない場合の方が多いはずです。
そんな時は、係長・主任の腕の見せ所。
ぜひ、上手に周囲を巻き込んで仕事を進めましょう。
ルーティンを素早く行い、課題解決に時間を使おう
係長・主任になったら、ルーティンワークと呼ばれる「作業の仕事」素早く終わらせて、課題や問題解決の時間を作りましょう。
課題解決や問題解決は、特に難しく考えることはありません。
日々の作業にも、仕事を改善するアイディアはたくさんあります。
具体的には、手入力のエクセル計算をマクロを使って自動化することもそうです。
人の手を使わなくても、自動で処理が出来るようになれば時間が節約できますよね。
当たり前のように行っているでメールも、FAXでやりとりしている組織がまだあります。
事務系の業務改善アイディアを考えていくと、沢山あります。
☑ メール環境を整えて、FAXを削減
☑ 社内のデータ共有化により、社内でのメールのやり取りを無くする
☑ 手書きの書類を廃止し、全てデータ化
☑ 検印をデータ上で行う
☑ 会議や研修資料を紙出しせずに、ノートのPC画面に映し出して受講する
☑ 会議や研修は全てweb化
仕事の枠組みや仕組みを、徐々に良い方向に変えていくのです。
上記のアイディアは、一担当部署を超えて全社員向けの企画になりますので、立場上少しレベルが高いかもしれません。
とはいえ、常に業務改善のポイントはあるはずです。
前回の記事でもお話ししたように、係長・主任は、現場の実務作業の「長」ですので、自らの判断で細かい仕事は変えていくことができます。
また、問題解決のほとんどは「考える仕事」であり、頭脳労働です。
係長・主任は作業レベルの仕事は手早く終えて、考える仕事にシフトしていきましょう。
「考える仕事」が増えてきたら、ルーティンの仕事は部下にやってもらおう
係長・主任が毎日、毎月、毎年のルーティンの仕事を素早く処理できるようになっても、長期的に進める仕事や問題・課題などの処理が増えてくると、時間が無くなってきます。
その場合は、部下にできるだけルーティンをしてもらいましょう。
ここで初めて、係長・主任は「手足を動かすルーティンワーク」から脱却し、考える仕事にシフトできるのです。
ルーティンワークはを部下に依頼する際は、
☑ いかに手早くできるか
☑ 効率的にできるか
☑ ムダ、ムリ、ムラなくできるか
以上を意識してもらうと、部下も自分のアタマを使って考えるようになります。
ぜひ、部署全体の仕事の生産性を向上するために、意識してやってみてください。
時間の流れをマネジメントできるようになろう
係長・主任になると仕事が難しくなり、責任の重い仕事が出てきます。
また、部下はアドバイスを求めてきますので、時間がいくらあっても足りなくなります。
係長・主任になる前までは、自分の仕事中心だった時間の使い方が変わり、常に時間が不足し、仕事に追われることになります。
仕事に追われない状態を作るには、
☑ 自分から能動的に仕事をすること
☑ 仕事を自分からコントロールすること
☑ 徹底したマニュアルを作り、またはマニュアルに沿って仕事を進めること
です。
以上を意識することで、時間の流れをマネジメントできるようになります。
係長・主任の仕事の具体的な仕事進め方の土台は、時間をマネジメントすることでもあります。
時間はすぐに過ぎ去るもの。即行動するクセをつけよう
係長・主任クラスになると、新しい仕事を上司がバンバン投げてきます。
鳴りやまない電話や、部下からの相談、メールや訪問者など、自分の時間はすぐに過ぎ去っていきます。
そこで時間の有効利用にオススメすることは、
☑ 迷ったり、躊躇したらすぐに周囲に聞く
☑ 空気を読み過ぎない
☑ 気を使い過ぎない
☑ 即行動を起こす
係長・主任は迷っている暇はなく、迷う時間ももったいないないのです。
すぐに行動を起こすクセをつけましょう。
ルーティンワークから「考える仕事」に変えていこう
ルーティンワークの仕事は、徐々に人から機械やAIに置き換えられていきます。
人間の仕事は、考え、行動し、調査し、判断する「人間しかできない考える仕事」のウエイトが大きくなっていきます。
係長・主任は、人間しかできない仕事を意識していきましょう。
具体的には、
☑ 人と人との間に入って調整し、組織の橋渡しをする
☑ 新規事業を作る、運営する
☑ ヒト、モノ、カネをマネジメントする
☑ 企画や開発をする
☑ 圧倒的な営業力をつける
☑ 新しい仕事の枠組みやシステムを作り、部下でもできるように事業化する
こういった仕事は、将来的に人間の仕事になります。
ぜひ、係長・主任は業務改善をしながら効率化を進め、「考える仕事」にシフトしていけるように意識してみてください。
次の記事では、係長・主任の部下のルールについて説明していきます。
次のページ ＞＞ 係長・主任になったら知っておきたい、部下のルール
前の記事をもう一度学びたい方はこちらからどうぞ。
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係長・仕事の進め方などは、係長・主任の役割と仕事で一覧にしてまとめています。
具体的には、係長・主任の役割や仕事の進め方、部下、上司、リーダーシップなど、多岐にわたる仕事の方法を解説しています。
仕事の進め方から、人生論まで詳細にわたって記事にしていますので、困ったり悩んだりした時にお役立ていただければと思います。
係長の悩み相談に、個別にお答えしています。
お悩みの方はお気軽にメールくださいね。
以上、係長・主任になったら知っておきたい「具体的な仕事の進め方」でした。
ではまた^^
▼係長・主任の仕事の進め方について、書籍を読んでさらに深堀して学んでいきましょう。
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