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20代～40代までの働き盛りの男性や中間管理職など、男性サイドの視点で、仕事や生活に役立つ記事を書いています。
この記事は、係長や主任の「役割」を分かりやすくまとめたものです。
私が係長になったとき、「係長って何なのか？」「主任って何をどうするのか？」とよくわからず、色々な本を読んだり、人に聞いたりして学んできました。
いざ、係長・主任に昇進・昇格し、役職がつくと、必ずついて回るのが「役割」と「責任」です。
係長・主任は「プレイングマネジャー」とも言います。
プレイングマネジャーとは、自分でも仕事をしつつ、マネジャー（部下の指導や育成などの人的な仕事）をするので、プレイングマネジャーです。
この記事では、係長・主任の役割を５つのルールにしてわかりやすくまとめています。
☑ 係長・主任に昇進したばかりの人が、役割を具体的にイメージできる
☑ 係長・主任になって数年たったけど、改めて初心にかえって勉強したい人
☑ 係長・主任を体形的に学習したい人
☑ これから係長・主任を目指してステップアップしていきたい人
☑ 係長・主任をマスターして、早く管理職になりたい人
以上の方におススメです。
（※この記事は少し長いので、集中して熟読できる時間を確保することをオススメします。またはブックマークしておき、定期的に読むと仕事の役に立ちます。）
ただ、昇進したばかりで、気持ちの整理がつかない方や、不安、葛藤が大きい方は、以下の記事を読んでからの方が良いと思います。
関連記事 ＞＞ 係長・主任に昇進したばかりの人が覚えておきたい基本マニュアル
では、早速お話ししていきましょう。
目次
【ルール１】現場・作業レベルで指揮をとる役割
係長・主任は、作業レベルの「長」でありプレイングマネジャーです。
現代の日本企業は、課長もプレイングマネジャーであることがほとんどですが、課長がプレイヤーの仕事まで手をつけてしまうと、マネジメントができなくなります。
役割を分けると、課長は、「プレイングの役割=小レベル」「マネジャーの役割=大」であり、係長・主任は「プレイングの役割=大」「マネジャーの役割=小」とすると分かりやすいでしょう。
どちらも共通するのは、自分で責任のある仕事をしながら、部下の仕事の教育や指揮をとる役割を持っていることです。
ただし、係長・主任は課長と違って管理職ではありません。
また、私が10年間「係長職」を勤めた経験から、あえて係長と主任の機能を分けるとすれば、
係長は、現場作業レベルで部下を動かし、意思決定できる役職
主任は、 仕事の技術や熟練度が高いことを表す役職
以上と言えるでしょう。
ただし、実際職場で仕事をしていると、係長も主任も一緒です。
両者に共通するのは、リーダーであり、中間管理職であり、上司と部下がいるということです。
社内規定などで、係長と主任を明確に機能や権限を分けていれば分かりやすいですが、多くの組織では明確に分けていないと思います。
この記事でも係長・主任を「ひとくくり」で説明しています。
では、「ルール１：現場・作業レベルで指揮をとる役割」を具体的に説明していきましょう。
係長・主任は「責任をもって部下を指導・教育してもらいたい」と期待される役割
係長・主任は仕事の習熟度が高くなり、後輩を指導できるようになったという「印」（しるし）です。
ただ、先輩や後輩という関係だけでは、仕事に対するモチベーションは上がりませんし、責任もありません。
だからこそ、多くの組織では、係長・主任という役職をつけることで、仕事へのモチベーションを上げ、やりがいを生むことを目的に昇進させます。
仕事が評価されていることを形にして表している役職とも言えます。
裏を返せば、仕事へのモチベーションを保ちつつ、「責任を持って指導してもらいたい」ということと、「現場作業レベルで指揮をとってもらいたい」という期待があるからです。
私の経験上でも、チームの中に係長がいるかいないかでは負担がかなり違います。
なぜなら、係長がいなければ、係長の役割を課長がやらなければならないからです。
課長を補佐することで「指揮をとる機能が強化」される
経験の浅い課長が異動してきた場合、係長・主任は上司の補佐が期待されます。
期待度が高い係長・主任の仕事は多くなり、残業も多くなります。
あまりにも係長や主任の仕事の負荷が大きくなると、強いストレスを感じ、上司や組織に対して不満を持つ場合があります。
上司だけでなく、部下に手を焼くこともあるでしょう。
ただ、覚えておいて欲しいのは、課長になると部署の仕事の結果に責任を持つ立場になりますので、結果を出すために補佐を求めるようになります。
課長は、係長の補佐があるだけで部署全体の業務がスムーズになります。
係長・主任は課長を補佐することで部署全体に貢献している意識を持つと良いでしょう。
上司を積極的にフォローをすることで、どちらも苦手な部分を補完し合い、得意な部分で助け合える関係になるため、結果的に仕事のストレス減になります。
ただ、現実的には人と人との関係です。
上司とウマが合わない、そもそもやる気がなく仕事をしないなどがあり、補佐する気がなくなることも事実あります。
反対に、能力のある上司についた場合は、積極的に補佐することで係長・主任の「指揮をとる機能」は最大限に発揮できます。
課長から信頼され、「係長に任せる」と権限委譲が進めば、指揮をとる機能は強化されます。
課長からの「任され度」が上がると、自由に動けるようになる
係長はプレイングマネジャーとして、作業レベルの「長」（責任者）ですが、課長から仕事を任されていなければ、意思決定することができない立場です。
私が係長の時も、常に課長や部長に判断を仰いで仕事を進めており、「係長が決めていいよ」という指示があったときには、自分で判断していました。
課長は部署をまとめる責任者で、部署の中のことはほとんど判断できます。
もちろん、判断するための知識と経験が必要ですし、判断には責任も伴います。
ぜひ、係長・主任は課長からの信頼感を高めて「任され度」を上げていきましょう。
任され度が高ければ高いほど、係長・主任は自由度が高くなります。
【ルール２】部下をリードする役割
係長・主任に期待されるのは、部下を教育して一人前にし、仕事で成果が出るようにリードすることです。
これを「部下をリードする役割」と言います。
人間の性格が多様であるように、部下にも色々な人がいます。
係長・主任になったばかりの頃は、戸惑うことも多いと思います。
- 真面目な部下
- 気性の激しい部下
- 自分よりも年齢が上の部下
- クールな部下
- 何を考えているのか分からないコミュニケーションが苦手な部下
- 仕事のできる有能な部下
- すぐにサボろうとする部下
- 新入社員でサポートが必要な部下
人間十色と言われるように、様々な性格の部下をサポートしたり、フォローする場面が出てきます。
それでは、「ルール２：部下をリードする役割」について具体的に説明していきましょう。
「人それぞれの生き方、考え方、価値観は違うこと」に気付くことから始めよう
部下を育てようと考えたとき、一番初めに戸惑うのが「価値観」や「考え方」がそれぞれ違うことです。
価値観はなぜ違うかというと、「生きてきた時代による環境が違うから」です。
自分に置き換えて考えてみてください。
例えば、年齢が近いほど考え方が似ているということはないでしょうか。
これは年齢が近いと親が似たような考えを持ち、同じような社会情勢で生きてきたからこそ、似たような価値観を持っているのです。
話しを戻すと、組織では男女のように性別だけでなく、部下それぞれ価値観が違うということを初めに認識することが大事です。
違いを認識した上で、その部下に合ったコミュニケーションや指導、指示の方法を考えていきましょう。
これは管理職になっても重要な考え方です。
大事なことですので、係長・主任のうちに覚えておくと良いでしょう。
新入社員を育てる際には「自分の分身を作る」つもりで
新入社員は組織に染まっていない「まっさらな状態」ですので、比較的育てやすいです。
素直で明るい若手社員の存在は、職場の活性化にもつながります。
若手にはどんどん経験を積ませ、仕事を覚えるように促しましょう。
また、今の若い方は全体として地頭が良く、SNSやネットを使いこなし、情報を沢山持っています。
彼らに足りないのは、「本質を見極める力」です。
表面上のweb情報ではなく、ぜひあなたの行動を見せ、行動を促し、仕事のモチベーションにつながるような「本質」を見せてあげてください。
係長・主任は、部下を「自分の分身をもう一人作る」と思って、育成していきましょう。
あなたの育て方次第で、部下はあなたの協力な助っ人になります。
何より、自分の仕事を伝授することで自分が楽になり、係長・主任が本当にやるべきことに集中できるようになります。
年上部下やベテラン部下と上手くやるには「お願い」と「頼る」と良い
今の日本は、経歴が長いベテラン部下や、定年になって再雇用されたシニア社員が部下になることが多いと思います。
先輩や上司だった人が部下になることもあるでしょう。
そのような部下には、ある程度任せても良いです。
あれこれ細かいことを指示せずに、思い切って任せた方が仕事をしてくれます。
仕事を命令したり指示するのではなく、「お願い」したり、「頼る」というやり方をすると、年上部下は気持ち良く仕事をしてくれます。
女性部下をリードするための最低限の方法
男性の係長・主任は、女性部下に苦手意識を持つ人が多いと思います。
私も苦手意識が大きかったですが、上手く女性部下をリードするとものすごく頼りになる存在です。
多くの女性の素晴らしい所は、仕事にムラがなく、安定的にアウトプットできることです。
例えば、締め切りまでに忘れることなく、きちんと決められたとおりにやるというのは、男性の多くが苦手とします。
男性は割と柔軟性はありますが、アウトプットが不安定です。
事務的な部分は女性がきちんと安定的にアウトプットをしてくれるからこそ、組織は成り立っています。
ですので、女性は気持ちよく仕事してくれるように意識してみてください。
私の経験上、女性部下全般を上手くリードするには清潔感を保つことです。
清潔感を保つ方法は、
- お風呂は毎日入る
- 汗のにおいに気を付ける
- ワイシャツ、ネクタイは毎日変える
- 足のニオイに気をつける
- スラックスにプレスをする
- ヒゲを剃る
最低限の清潔感を保つことで、第一段階はクリアです。
ここができていないと、女性は嫌悪感を抱きますので、何をやってもダメです。
まずは、自分自身の清潔感を第一に取り組んでみましょう。
詳しくは以下の記事でもまとめていますので、参考にしてみてください。
目に見える仕事から、ヒトの仕事へのステップ段階と考えよう
係長・主任は部下に仕事の動機付けや、モチベーションの維持をし、高い水準で仕事をしてもらうかが仕事の１つです。
目に見える仕事から、「ヒトの仕事」に変化していくステップです。
ヒトの仕事は「部下の指導・教育・調整」です。
実際には叱ったり、なだめたり、相談にのったり、時にはムダ話をしてガス抜きをするような仕事です。
部下の接し方としては、「相談しやすい、良き兄や姉のような存在」をイメージしてみてください。
課長になると、「親」や「ボス」的な存在になりますし、その必要性に迫られます。
その中間に位置する係長・主任は、「兄」や「姉」的な立ち位置で接してみましょう。
叱るべき時に叱れないことは職場のゆるみにつながることを覚えておこう
私が係長・主任になり、部下を持った時に思ったことは、叱るべきときにきちんと叱らないと部下が何をやっても良いと感違いします。
特に、課長など管理職が優しい人の場合、「何をやっても良い雰囲気」になり、気のゆるみから職場が荒れていきます。
職場の気が緩むことで、
- 職場イジメ
- 仕事の放棄
- 勝手な判断と行動
- 部下同士がケンカしたり、他部署に迷惑をかける
- 問題行動を起こす
以上のようなことが頻繁に発生します。
リーダーとして叱るべき時に叱り、注意する時にきちんと注意することで、職場の秩序は保たれることを覚えておきましょう。
これは、あなたが管理職になったときも同じです。
係長・主任のうちにできるようになると、後々苦労しません。
（私は管理職になってから苦労しています。）
係長・主任は「旗を振る」リーダーであれ！
係長・主任は、自ら旗を振るリーダーです。
☑ どうやったら、人はついてくるのか。
☑ どうやったら、人は納得して行動するのか。
☑ どうやったら、人のモチベーションが維持できるのか。
この自分なりの答えを、５年で築いていきましょう。そのためには、マネジメントやリーダーシップ、心理学など学ぶことは沢山あります。
少なくとも、役職についたから「俺の言うことを聞け」といばったり、無理矢理言うことを聞かせる方法は失敗します。
私の経験からも、係長・主任は部下を「マネジメントする」ではなく、「リード・フォロー・サポート」の方が上手くいきます。
ただ、自分の仕事をしながら、部下の育成指導という「リード・フォロー・サポートの役割」はすぐにできるものではありません。
まずは、一歩一歩進めていきましょう。
上司があなたに期待していること
管理職（課長）が係長や主任に何を期待しているかというと、ズバリ「部下の面倒を見る」ことと「自分の補佐をしてほしい」ということです。
この２点と言っても過言ではありません。
管理職になると、部署の数値目標の管理や突発的なトラブルや仕事など、あらゆる仕事が膨大に発生するため、部下の面倒を見ている暇がないのです。
だからこそ、係長・主任が必要になってくるのです。
繰り返しますと、
・部下の面倒を見る
・課長の補佐をする
この２点はぜひ覚えておきましょう。
以下の記事では、部下から支持され仕事が進めやすくなるコツをまとめています。
【ルール３】問題解決の役割
係長・主任になると、部署内の仕事に問題が発生した時の対処に迫られます。
部署に問題やクレームが発生した場合は、基本的に即対処を心がけましょう。
問題が発生したら、すぐに対処することです。
なぜなら、クレームや問題を放置する時間が長引けば長引くほど、問題は大きくなっていくからです。
では、係長・主任のルールの３を説明していきましょう。
クレーム発生はすぐに上司に相談しよう
仕事のミスで相手が怒ったとしましょう。
人間はずっと怒り続けることはできませんので、時間が経てばすぐに収まりますが、不信感を抱くものです。
すぐに対処しなければすぐに「不信感」に変わります。
クレームが発生した際は、上司にすぐに報告し、すぐに相手のところに向かいます。
自分では対応できない相手の場合は、上司が嫌がっても必ず連れていきます。
即相手の懐に飛び込みましょう。誠意をもって謝罪すれば伝わります。
クレーマーでなければ、きちんと謝罪をすることで怒りもおさまり、相手との信頼関係を作ることができるでしょう。
係長・主任は日々発生する問題に対して、問題解決を図る役割を持っています。
ちなみに、係長・主任がすべてクレームに対処しなくてはならないわけではありません。
係長・主任では解決できない問題は沢山ありますし、課長や部長などの管理職でなければ対応できない問題もあります。
解決できないからといって悩まずに、上司には相談して解決方法を探りましょう。
クレームが発生するということは、どこかに問題がある
問題が発生するということは、何かしら組織の構造上に問題があると言えます。
その問題の根っこは何か、未然に防ぐことはできないかを考えて対処しましょう。
係長・主任は現場リーダーです。
現場作業上に問題が無いか、あるとすればどのように対処したら良いのか、という視点を持つと良いと思います。
職場の作業フローなどを見直したり、業務内容を見直す場合には、課長などの所属長と相談しながら進めていきましょう。
係長・主任になれない人は、仕事から逃げてばかりいないか考えてみよう
係長・主任に昇進したいけど、なかなかなれない人は、仕事に対する姿勢を見つめてみてください。
例えば、自分の仕事に問題やトラブルがおこっても、
- 見て見ぬふりをしたり、
- 他人のせいにして押し付けたり、
- 上司に押し付けて知らないふりをしたり
と、逃げてばかりの方がいます。
係長・主任はリーダーとして機能する役職ですので、そもそも問題やトラブルへの解決を図ろうとする姿勢が無ければ昇進は難しいと思われます。
【ルール４】リーダーとして嫌な仕事に立ち向かう役割
私は長年係長を勤めてきましたが、難しいのは、「リーダーだからこそ嫌な仕事に立ち向かうこと」です。
モチベーションを維持しながら、難しい仕事に立ち向かい続けることはすごく理想的です。
一方で、非常に難しいことです。
次に、ルール４についてお話ししていきます。
私が係長の時に苦労したこと
私が係長の時に苦労したことは、業界再編の動きに対して一人で動かなければならなかった時です。
イチ総務担当者が全部門の調整をしながら、将来に向かって計画を作り、実行を促すことは並大抵のことではありませんでした。
社内でのバッシングや反発も相当ありましたし、上司からの納得もなかなか得られず、孤独な作業と調整が続きました。
もちろん、これは誰かがやらなければならないことでした。
ただ、誰もやれないことを自分がやること、自分自身で計画を作り、組織の将来の生き残りの道筋を作っていくことに醍醐味を感じていました。
ここまでの苦労を背負う必要があったのかは、正直分かりません。
でも自分のここまでやったことは、自分の糧になったと思っています。
リーダーシップを強く維持するには、精神を鍛える運動が良い
私が実践する方法でオススメは、筋トレやランニングです。
リーダーシップを強く維持するためには、体力をつけることで「精神力も強く・太くする」という考え方です。
ちなみに、体を鍛えるのはお金もかかりません。
ジムに行かなくても自宅で筋トレできますし、外でランニングすれば良いのです。
以下の記事も参考になると思います。
私は週１～２回程度のジョギングと、毎晩の筋トレとストレッチをしています。
（今はジムに通っています。ジムの方が効率が良いです。）
体が引き締まり、筋肉がつき、腹筋が割れてくると男性ホルモンが活発化されます。
私は以前は草食系のヒョロヒョロ男子でしたが、みるみるたくましくなることで自信がつき、メンタルも安定してきました。
管理職になっても、メンタルの維持と安定が重要になってきますので、今からぜひ自分自身を鍛えておくことをオススメします。
泥まみれの仕事に立ち向かおう
係長・主任はリーダーシップを発揮し、人を動かすことが求められます。
もちろん、管理職もそうです。
でも、言葉で言うほど簡単じゃないのも事実。
リーダーシップは、誰もが嫌がる、クサくて、泥まみれで、面倒くさくて、キツイ仕事に逃げないで立ち向かうことで発揮されます。
部下に仕事を丸投げするだけでは、信頼を得ることはできませんし、リーダーシップも発揮できません。
上手くいかなくても、孤軍奮闘1人でも立ち向かうことで部下はついてきます。
何も言わずともあなたをフォローし、ついてくる部下はあなたの強力な味方です。
部下との関係は異動や環境で変わることを覚えておこう
ただ、今は強力な助っ人で何でもやってくれる部下でも、職場の異動で人は変わります。
異動で部下の環境が変われば、あなたとの上下関係はなくなることを覚えておきましょう。
例えば、かわいがって面倒を見ていた部下が、実は単純にあなたに対しガマンしていただけの場合もあります。
そうすると、かわいかった部下が敵意をむき出しにしてくることもあります。
１人の人間としては辛いですが、組織での部下との関係はそういうものと覚えておきましょう。
悲しいかな、人は環境次第で変わるのです。
それは私達も同じことなのです。
これは、私が管理職になって痛感したことです。
上司の打ち込む姿や行動を見て、初めて部下は素直に指示命令を聞くもの
嫌な仕事に自ら取り組むことで、部下の心は動きます。
例えば、周囲から馬鹿にされても、誰もやりたくないリスクの高い事業をコツコツ作り上げて、誰もが通りやすい「道を作る」こともそうです。
誰もが嫌な仕事にひたすら打ち込むことで、周囲が刺激を受け、鼓舞され、「この人にならついていこうかな・・・。」と思うのです。
この段階で初めて、係長・主任の指示命令を素直に聞き入れるようになります。
上司との人間関係も大切ですが、ときに上司とぶつかったとしても、強引に仕事を進めなければならない場面もあるでしょう。
強引に進めた分は、後でフォローすることを心に留めておけば良いと思います。
心配しなくてもOK。リーダーシップは後からでも身につけられる
ちなみに、今リーダー性が無いからと言って、あきらめることはありません。
私もリーダー性ゼロから、後天的に身に付きました。
つまり、後からでも身に付けられるのです。
それでも無理な場合は、リーダーシップがある人を部下にして、自分の不足する能力をカバーしてもらえば良いのです。
以下の記事では、30代主任の成功に必要な習慣とリーダーシップをまとめています。
主任のキャリアを出発点として、今後成功したい！と思っている方は、ぜひご覧くださいね。
【ルール５】部門同士の調整機能の役割
係長・主任は、自分だけで完結する仕事から、部門同士の調整の仕事が増えていきます。
ほんの少し前まで、会社の仕事は○○課の仕事はこれ、○○部の仕事はこれ、というように部門の仕事が縦割りにされていました。
そして、情報が共有されなくても日々の仕事は完結してきました。
ただ、現代は情報のスピードが早いので、社会の動きも早くなっています。
縦割りのような風通しの悪い組織は、徐々に淘汰されていくでしょう。
ただ、係長・主任という役職は、昔ながらの組織に多い役職ですので、調整機能としての働きは必要とされています。
私も、縦割りの組織の中での部門調整や利害調整にとても苦心した記憶があります。
それでは、ルール５を説明していきましょう。
係長・主任は調整能力を発揮すべし！
係長・主任は、上司と部下の調整役としての仕事だけでしたが、全部門をまたがった調整の役割の場面が多くなりました。
係長・主任になると、部署内の調整役から、少しずつですが部署外との調整役の仕事が増えていきます。
その点、係長・主任はどちらかというと動きやすい役職です。
ぜひ、調整能力を発揮して欲しいと思います。
部門調整のカギは日常のコミュニケーションにある
部門調整が上手くいくかどうかは、普段のコミュニケーションで左右されます。
日常的に会話もない係長・主任のお願いや、依頼はなかなか受け入れてはくれません。
まずは、小さなお願いを聞いたり、コミュニケーションを続けてみましょう。
徐々にあなたに心を開き、信頼してくれるようになります。
これは大事なので覚えておきましょう。
【その他】１人の人間として幅の広い仕事に取り組んでみよう
最後に、自分自身のキャリアの横展開について、お話ししていきましょう。
係長・主任は「パラレルキャリア」で役職を楽しもう！
係長・主任は、役職が無いときよりも何かと動きやすくなります。
それは、外部的にも内部的にもです。
だからこそ自分を売り込み、外部・内部との信頼関係を作っていくのはいかがでしょうか。
私も係長だった時に、社外同士が集まったNPOプロジェクトに参加し、活動したときの毎日のワクワク感といったら最高でした。
自分が必要とされている感で、日々とても楽しかったです。
現代の言葉で言えば「パラレルキャリア」と言えますね。
もちろん、係長・主任だからこそ声がかかったのかもしれませんし、自分自身に信頼があったからかもしれません。
どちらにしても、係長・主任としての役職を楽しむことをオススメします。
ポジティブに楽しい毎日を送れるようになると、毎日が最高になりますよ！
ちなみに、私の場合は「ブログ」を運営することで、自分自身のキャリアや人とのつながりや活動を広げてきました。
以下の記事でも、世界を広げる重要さについて書いています。
以上、『係長・主任になったら知っておきたい役割「５つのルール」』を説明しました。
説明してきたことをすぐに行動に移すことは無理ですが、少しでも頭に入れておくと困ったとき、行き詰まったときに役立つと思います。
また、ブックーマークして置いて、忘れた頃に読み返すことも良いでしょう。
最後まで読んで頂きありがとうございます。
今回の記事の一番初めに紹介していますが、初めて係長・主任に昇任したばかりで、気持ちの面を整理したい方は以下の記事が参考になります。
関連記事 ＞＞ 係長・主任に昇進したばかりの人が覚えておきたい基本マニュアル
では、次に「係長・主任の仕事のルール」について説明していきます。
係長・主任ならではの仕事の進め方や、仕事のルールを学んでいきましょう。
次のページ ＞＞ 係長・主任になったら覚えておきたい「仕事のルール」
係長・仕事の進め方などは、一覧にしてまとめています。
具体的には、係長・主任の役割や仕事の進め方、部下、上司、リーダーシップ、マネジメントなど、多岐にわたる仕事の方法を解説しています。
仕事の進め方から、人生論まで詳細にわたって記事にいますので、プレイングマネジャーとして困ったり悩んだりした時にお役立ていただければと思います。
最後に、私が係長・主任時代になったとき、沢山の本を読み、特に役に立った4冊の本を紹介しておきます。
以下の４冊さえ読んでおけば、係長・主任の役割は理解が深まると思います。
それほど新しい本ではありませんが、マネジメントは時代が変われど普遍的なものです。
いち早く、係長・主任として成長したい意欲のある方は、ぜひオススメしておきます。