総務に「向いている人」、「向いていない人」をまとめるよ

総務 向く人 向かない人

総務に向いている人、向いていない人は一体どんな人でしょうか。

私は15年以上総務で仕事をしてきた経験から、総務はどんな人が向いているのか、逆にどんな人が総務に向いていないのか、まとめていきたいと思います。

この記事では、

☑ 総務(事務系)で働きたい人

☑ 総務で働いている人で「自分は総務に向いているのか?」と思い悩んでいる人

☑ 総務に適した人材はどんな人?と考える採用側の人

以上のような方に、参考になると思います。

「実は総務に向いていなかった・・」など就職のミスマッチを防だり、実際に総務に携わる前に自分の適性を知ることも出来ると思います。

では早速いってみましょう!

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総務に向いている人の特徴

総務に向いている人、向いていない人をまとめていきます。

まずは総務の仕事の前提を知ろう

総務に向いてる人を説明する前に、まずは総務の仕事の内容を整理していきましょう。

すでに理解している方であれば、読み飛ばしていただければと思います。

まず、中小企業の総務は、給与計算、勤怠管理などの経理や庶務、人事、広報、法務など様々な仕事をやる「総合業務」「総合事務」とも呼ばれる幅広い仕事です。

この辺は、以下の記事でも詳しく書いています。

ところが大企業になると、総務の仕事が枝分かれしていき、総務(庶務)、経理、法務、広報、経営企画などの部門ごとに分かれていきます。

より専門知識を持った人が、部門ごとに分かれていくイメージですね。

小さい会社であれば総務は何でもやりますし、何でも屋です。

営業とは関連が無い仕事が発生すると、まずは「総務」が動きます。

繰り返しになりますが、総務を大きくとらえると、経理、広報、総務、人事も「総務」です。組織の規模が大きくなって細分化されるか、されないかの違いです。

以上が総務という仕事の前提です。

頭の中にイメージしておきましょう。

総務の仕事は「デスクワーク」である

総務の仕事は、

・デスクワークであること

・細かい作業を毎日積みかさねること

以上ですので、総務に向いている人は、

☑ 机の上での仕事が苦ではない人

☑ 黙々と机の上で仕事をしても大丈夫な人

☑ 毎日同じことの繰り返しでも飽きない人

総務に向いている人の大前提として、以上の3点が挙げられます。

総務部門に経理が含まれている場合、ほぼ毎日決まった時間に同じことをする作業(仕訳)の繰り返しです。

経理の仕事はいかに間違いなく正確に、ムダなく仕訳をし、毎月の残高試算表を作り、決算書を作れるかです。

その作成過程の中で、何かおかしいところがあれば他の部門に聞き取りしたり、調整し、内容を正確に反映させるというのも仕事です。

総務の中でも法務の仕事になると、各部門からあがってきた契約書のチェックをしたり、弁護士、税理士、司法書士の連携をしながら業務を進めていくことになります。

つまり、法務の場合もデスクワークです。

まとめると、総務の仕事は日々のデスクワークが苦にならない人が向いています。体を動かす肉体労働をしたい人は向いていません。

総務に向いている性格8つの特徴

総務 向いている人

総務の仕事を長年して思うことは、性格的に総務に向いていないと苦痛を感じたり、拒否反応が出たり、自信を失ってしまいます。

総務の仕事の向き不向きは、性格的に向いているかも重要なポイントになってきます。

8つの特徴としてまとめていきます。

1.協調性がある人

総務はデスクワークですので、周囲との協調性を保ち、連携をしていける人が向いています。

協調性がなく「俺が、俺が」という人は、あまり向いていません。

ただ、総務の部門長である管理職であれば、それほど問題にはなりませんが、行き過ぎた自己主張はチームワークを壊します。

総務は人の心を扱ったり、営業の数字で表せない仕事がほとんどですので、協調性が無いと人間関係でトラブルを引き起こすものです。

総務に向いている人は、「協調性がある人」です。

2.人の間でトラブルを起こさない人

総務は、コミュニケーション能力が必要です。

コミュニケーション能力は話が上手ということではなく、相手の気持ちに立って接することができる人です。

ただ、現在の総務は「おとなしい人」や、「コミュニケーションが苦手な人」が多くを占めていますが、それだけでは総務はつとまりません。

単純に経理作業だけ黙々とやる仕事であればつとまりますが、今後は単純労働はパートさんや機械など、コストが低い労働に置き換えられていくからです。

また、総務は何か問題が発生した場合、社内外と連携しながら総合的に仕事をする必要があるので、コミュニケーション能力がかかせません。そのための「協調」です。

コミュニケーション能力が高ければ、人とのトラブルを起こさないものです。

3.臨機応変に立ち振る舞い対応できる柔軟さを持つ人

臨機応変で、柔軟性がある人は総務に向いています。

さらに仕事ができ、人との関係づくりが上手であり、他部署との調整ができる人材は、総務の係長・主任などリーダーにも向いています。

これは、課長になっても同じです。

課長はヒト、モノ、カネをマネジメントして成果を出す人ですので、臨機応変な柔軟さがますます必要となってきます。

4.気配り、心配りが出来る人

総務は社内だけでなく、来客があった際には「組織の顔」となる部署です。

会社にとって大事な来客があっても、挨拶がなかったり、お茶を出さなかったり、お茶を机にガチャン!と置いたり、電話の対応や取り次ぎが悪いと、会社全体の体質を疑われます。

それだけ総務の担当者は見られているということです。

以上から気配り、心配りがある人は、総務に向いていると言えます。

5.礼儀正しい人

気配り、心配りと同様に、礼儀正しい人は総務に向いています。

例えば、重要な取引先からお土産やお中元を頂いたとき、上司に報告もせず、自分たちで分け合ってしまうなど、礼儀のない人が総務にいると会社のダメージは大きくなります。

総務は会社の顔です。礼儀正しい人を配置しましょう。

6.締め切りを守れる人、約束を守れる人

締め切りや約束をきちんと守れる人は、総務に向いています。

締め切りやスケジュール、口で約束したこともきちんと守れる人が総務に向いています。

逆に言えば、だらしない人は総務に向いていないと言えます。

7.何事もあきらめない人

何事もあきらめずに粘り強く仕事をする人材は、総務に向いています。

それほど大きくない企業では、総務、法務、人事、経理などの管理部門を総務で行っている場合があります。

総務は、社内調整を進めたり、毎日数百の経理仕訳を入力したり、弁護士や税理士と調整するなど、諦めずにコツコツ進めるタイプが向いています。

ただ、そのような人材は体も壊しやすいので注意が必要です。

8.口が堅い人

総務で人事も兼務していると、個人情報を取り扱いします。

人事は人にかかわる仕事ですので、口が軽いと個人情報が洩れてしまう恐れがあります。

例えば、人事異動の内示が出る前に情報が洩れると、色々な噂飛び交うだけでなく、画策が行われ社内の秩序が乱れます。

人事に限ったことではありませんが、総務には社内の機密情報が集まる部署ですので、口が軽く、誰にでもなんでもペラペラと話してしまう人を総務に置くと組織は大変なことになります。

以上が総務に向いている人です。

総務に適する人材は、世間一般的に「常識のある人」というと分かりやすいと思います。

総務に向いていない人の特徴

逆に総務に向いていない人は、社交的な性格で人と話すのが好きで、外にガンガン出ていく営業マンタイプです。

あとは厳しめに書いていくと、

1.勝ち負けにこだわる人

2.他部署の人や外部の人と口論になったり、すぐにケンカをする人

3.相手の意をくむことができない人

4.言葉遣いや態度などのマナーが悪く、嫌悪感を抱かれる人

5.締め切りを守らないでも、平気な顔をしている人

6.約束を守れない人

7.口が軽い人

以上のような人は、総務には向いていません。見方によっては、サラリーマン自体厳しいように見えますね・・。

簡単に言えば、自己中心的な人と言えるかもしれません。

以上は、人事など採用部門の人も参考になれば幸いです。「この人は総務に向いていないな・・」と判断したら、異動させるなどの手を打った方が良いです。

性格的に向いていない人を総務におくと、組織がおかしな方向に行ってしまうほど重要です。

総務に必要な交渉力

ただ、総務とはいっても、コミュニケーションをせずに毎日伝票をひたすら書いて打ち込むような仕事ばかりではありません。

その仕事は、総務の中でも主に「経理」の分野です。

総務の中には、秘書や窓口業務の仕事もあります。外部から出入りする人を判断し、トップを守る役目があります。

私も経験しましたが、総務がしっかりしていないと、アポを取らずに社長室にズカズカ入っていく人がいたり、営業マンが勝手に事務所に入ってきてビラを配ったり、変な人や危険人物も会社に入ってこようとします。

知名度が高い会社や、多額の資金を持っている会社、抜群の安定性を持った組織などは、怪しい物売りや営業マンが入ってきます。

それを守るのが「総務」です。

私の若い頃の失敗事例では、私に取り入って仲良くなり、組織内部に入り込んで全体の揺さぶりをかけてくる人物もいました

ニコニコと言葉巧みに近づいてくる危険な人を察知して、対策を取るのも総務です。

総務は危険を察知できる、高いアンテナが必要となります。

ここでは高いコミュニケーション能力と、リスク管理能力が高い人物像が挙げられますよね。

他にも外部との調整や交渉メインの場合は、事務能力よりも交渉力の方が求められます。

総務は、机に向かってコツコツやるだけではないということが分かります。

総務はなぜ「なんでも屋」と呼ばれるのか?

総務は面倒なことや、利益に直結しないことをする仕事と大体の人が思っています。

他にも、営業など利益部門に直接関係のない仕事がフッと沸いてくる場合があります。

その仕事がどこに回されるかというと「総務」に行きます。

総務は日常の仕事もありますが、突発的な案件など「部門に属さない仕事」も抱えることになりますので「なんでも屋」というイメージになり、そう呼ばれるのです。

その場合の「何でも屋」の極意は、

・嫌な顔1つせず、

・「これは私の仕事なんですか!?」と言わず、

・淡々と部門調整を行い、納得の上で仕事を譲り、

・時には、黒子のごとく営業部門の仕事のバックアップを行い、

・成果に結び付ける。

これが、なんでも屋の総務の極意と言えます。

まとめ

総務は利益に直結しませんが、バックオフィスとして幅広い仕事を持ち、組織の機能に必要不可欠な部門です。

仕事の資質としては、

・机の上での仕事が苦ではない人

・黙々と机の上で仕事をしても苦にならない人

・毎日同じことの繰り返しでも飽きない人

性格的な資質としては、

1.協調性がある人

2.人との間でトラブルを起こさない人

3.臨機応変に立ち振る舞い、対応できる柔軟さを持つ人

4.気遣い、気配りが出来る人

5.礼儀正しい人

6.締め切りを守れる人、約束を守れる人

7.何事もあきらめない人

8.口が堅い人

が挙げられます。

総務は内部の部署間との調整も多く、コミュニケーション能力も必要になってきます。

以上で総務に向いている人、向かない人についてまとめさせていただきます。

ではまた^^

▼総務の仕事について、より詳しく学習していきましょう!

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