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総務課長に求められるスキルや能力7つ

総務課長 スキル

イキルメディアを運営しているKETTY(ケティ)(運営者情報@ikirumedia)です。

中間管理職の男性視点で、仕事に役立つ記事を書いています。

今回は、総務課長に必要なスキルや能力について、解説していきたいと思います。

結論的には、総務課長は「ビジネスマンとしての総合的なスキル」や「バランス感覚」があると、非常に仕事がスムーズです。

では、具体的に見ていきましょう。

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総務課長に必要なスキル・能力

マルチタスク

総務課長は、マルチタスクで仕事を進めるスキルがあると仕事がサクサク進みます。

理由は、総務の仕事は来客、電話、メール、資料作成、プロジェクト、問題解決など、一気に沢山の仕事をするポジションだからです。

注意 解説例えば、社員と会話している際に、電話が鳴って即座に頭を切り替え、電話対応します。また、電話でメモをとりながら、周りから何かジェスチャーや話しかけられても、ジェスチャーやあいづちを返すことができることが「マルチタスク」の1つです。

マルチタスクが出来るようになると、多くの沢山の仕事を優劣をつけながら、同時並行に少しずつ進めることができるようになります。

また、仕事の業務改善のプロジェクトを複数持ちながら、スケジュールを立て、日々少しずつ進めていくことで大きな成果を同時に得ることもできます。

総務部門は、経営サイドから見るとコストであると見受けられるため、少ない人員で最大の生産性を引き出すためにも、ぜひマルチタスクを身に付けておくことをオススメします。

マルチタスク能力は、総務課長だけでなく、総務係長や総務部員、総務課員にも求められるスキルです。

以下の記事では、マルチタスク能力の鍛え方を解説しています。

参考にしてみてください。

参考 マルチタスクのスキル・能力・技術の身に付け方

柔軟な対応と迅速な行動力

総務課長は、毎日、毎月、毎年に行う定型的な仕事をしながら、緊急の対応を迫られることがあります。

このような状況下で必要なスキルは、柔軟な対応と迅速な行動力や瞬発力です。

緊急時に保守的でなかなか行動を起こさず、のんびりと対応すれば、おのずと問題は大きくなっていきます。

放置して問題が大きくならないように、分からないことは内部協議を行い、すぐに調査し、分からない点は人脈を使って解決していきましょう。

総務課長の人脈は、税理士、弁護士などの士業や銀行、商工会議所など、多岐に渡ります。

何よりも、迅速に行動を起こすことが大事なスキルです。

コミュニケーション能力

総務課長は、コミュニケーション能力が求められます。

内部では、特に「雑談力」が大事です。マネジメントする部署の中で、仕事の話しだけでは「心理的安全性の確保」や「部下のモチベーション」を保つことができません。

心理的安全性については、チームの生産性を高めるための方法の1つですが、以下のサイトに詳しく記載がありましたので参考にしてみてください。

参考 心理的安全性とは何か?4つの効果と心理的安全性が高い組織の作り方

ただし、業務時間内ですので、長い間雑談をするわけにはいかないですよね。

そこで、オススメなコミュニケーション法を紹介すると、

  • 1日のふとした瞬間に、細かい会話を複数回行う
  • 隔たりがないように、全体とコミュニケーションを行う
  • 苦手な人の場合は、自分の精神状態が良い時に行う
  • テーマは何でも良いが、思いつかなければ仕事の相談と言う形で会話してもOK

短い時間の中で、部下とのコミュニケーションの頻度を高めると、部下がコミュニケーションを取りやすくなります。

注意 解説チーム内のコミュニケーションを活発にすることはメリットが多く、業務の円滑化や残業時間の削減、リスクの察知にも役立ちます。

もっと簡単に言えば、

上司も含めてお互い気軽に話しやすい → 相談しやすい → 仕事が進む

ということです。

内部だけでなく、外部ともつながりを持ち、関係者を巻き込むことで総務業務を円滑に進めていくこともポイントの1つです。

以下のサイトも参考になりますので、ぜひ見てみてくださいね。

参考  会話力を鍛えるトレーニング方法8選|トーク力が高まるおすすめの本も紹介

ビジネス全般の知識

ビジネス全般の知識があると、総務課長の仕事を進める上で非常に便利です。

さらに言えば、財務経理、税務、人事採用、金融、社会保険の知識や経験は、業務を進める上で非常に役立ちます。

総務課長は、経験豊富であればあるほど、仕事が円滑に進みますので、ぜひ押さえておきましょう。

資金調達力

大企業の場合、財務・経理部門があれば資金調達の対応しますが、中小企業では総務課長や総務部長、総務担当役員が資金調達の役割を持ちます。

総務部門に人材がいなければ、社長が対応することもあります。

資金を調達する際は、金融機関との協議や連携が必要となりますので、資金調達力のスキルがあると便利です。

金融機関の出身であれば、どちら側にも立てる強みがありますので、資金調達力が活用できます。

調整力

どちらかというと、強力な統率力・リーダーシップよりも、「各部門との調整力」が重要視されます。

中小企業の場合のリーダーシップは、社長や役員がとりますので、総務課長は部門調整役となることで、業務が円滑に回ります。

ぜひ、調整力のスキルを身に着けていくと良いでしょう。

事業改善力

大企業では、経営企画や事業企画部門が事業改善の旗振り役となることが多いですが、中小企業の場合はそのような部門はありませんので、総務課長が行います。

事業改善力は、総務部門のコスト削減や効率化、生産性の向上を目的に事業改善をしていきます。

他部門でも、人材が不在であれば総務課長に頼られることもあります。

次の記事では、40代管理職の転職のコツを詳しく解説していますので、「総務課長で転職できる?」と悩んでいる方にお勧めします。

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