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中間管理職の男性視点で、仕事に役立つ記事を書いています。
☑ 総務課長に求められる役割って？
☑ 総務課長は何をすれば良い？
というような、総務課長の役割や仕事内容に疑問を持つ方は多いと思います。
そこで今回は、総務課長の役割を中心に、私自身の経験を踏まえてお答えしていきたいと思います。
目次
総務課長の役割
総務課長の役割は多岐にわたり、求められることが多い役職です。
ここでは、8つの役割に分けて説明していきましょう。
バックオフィス部門の責任者
バックオフィスとは、営業や販売などお客様に直接かかわることが無い「後方支援の部門」のことです。
具体的には、庶務、総務、財務、経理、企画、広報、法務、経営企画などがあります。
総務課長は、バックオフィスの管理者であり、責任者です。
大企業は、総務部や経理部、法務部、広報部、経営企画部、システム部などに分かれていることが多いと思いますが、中小企業の場合は総務課が全ての業務を行っています。
また、スタートアップ企業やベンチャー企業などは、経営基盤の関係もあって総務課長を配置することが出来ず、社長やパート社員が総務業務を行っている場合もあります。
中小企業では、長年在籍している女性社員が取り仕切っている場合もあります。
組織に無くてはならない幅広い業務を担当するバックオフィス部門ですが、直接的に収益を生む部門では無いために、人材配置がなかなか進まない現状があります。
組織の「全て」を把握し、高い知識と見識が求められる
実際に総務課長をやってみて思うことは、組織の全てを把握するポジションであることです。
社長や役員のスケジュールや、社内会議、研修など、人・モノ・カネ・情報に関すること全てを把握しておくことが求められます。
また、営業部門や開発部門、販売部門など、特定の部署に当てはまらない業務は、全て総務課長が行います。
中小企業の総務課のトップである総務課長の業務範囲は非常に広く、色々な知識や見識が求められる重要なポジションです。
とはいっても、総務課長に特別な資格は必要はありません。社会保険労務士や簿記資格などがあれば良いと思いますが、無くても問題はありません。
ただ、必要なスキルとしては、「柔軟性」と「コミュニケーション能力」は必須と思います。
コミュニケーションの橋渡し役
総務課長は、人間同士の橋渡し役を担っています。
例えば、
- 営業部門や販売部門の責任者同士が衝突し、部署同士でいがみ合っている
- 社長と社員でお互いに何を考えているか分からず、一方的な意思伝達に不満を持っている
こういった人間同士のトラブルのほとんどは、コミュニケーション不足が原因です。
総務課長は、中立な立場でコミュニケーションの橋渡し役を担っています。
どちらにも肩入れせずに、コミュニケーションを行い、会話の橋渡しや調整を行っていきましょう。
コミュニケーションの改善を図ることで、風通しの良い職場風土に変化させることも、総務課長の役割の１つです。
以下の記事では、管理職としてのコミュニケーション能力を身につけ、鍛える方法を詳しく解説しています。ぜひ、ご覧ください。
経営陣に対し、社員からの意見をまとめて提言・進言する
経営者と末端社員は、中小企業でもかなりの距離感があります。
経営者がよほど意識してコミュニケーションを取らない限り、関係性は希薄になっていきます。
総務課長としては、社員とのコミュニケーションを積極的にとり、意見をとりまとめて経営陣に提言や進言する役割も担っています。
経営陣と総務課長との関係や信頼は厚いことが多いため、「会社を良くしていく」という意識を持っていれば、必ず相手に伝わります。
社長の補佐や秘書役
中小企業では、社長を補佐する人材が不足しています。
総務の事務を担当する人材は多くいる印象ですが、社長を補佐しながら総務部門をまとめる人材はそれほど多くありません。
総務課長は、社長の補佐や秘書の役割をイメージしながら業務を遂行していきましょう。
例えば、経営陣が数字に強くなければ、資金繰り表や設備投資計画、四半期状況報告のシートを作成し、「経営を見える化」することも1つの方法です。
これは、経営判断をサポートすることが目的です。
組織が大きくなると、総務を担当する役員や、総務部長が社長の補佐をしていくことになりますので、総務課長はチームの実務責任者としてのウェイトが大きくなります。
経費の見直し
財務・経理部門が無く、総務部門が経理を担当している場合、経費全般に目を光らせる必要があります。
特に経営者から見た総務にかかる管理コストは、営業部門の経費よりもシビアに映るものです。
例えば、
☑ 水道光熱費などの管理コストの変動
☑ 残業時間のチェック
☑ 携帯電話にかかる経費とプラン内容
☑ 車両、施設、人にかかる保険契約
☑ 無駄な契約・経費支出が存在しないか
以上を中心に、隠れたムダやコストが無いか確認を行いましょう。
経理担当は、月単位の経費支払いリストを必ず作りますので、目を通します。
特に漠然と支払っている経費には要注意です。
経費の見直しは、月のコストとしては小さいかもしれませんが、年間にすると大きくなります。
業務の改善や事業変革
総務課長は、会社全体のオペレーション業務の改善や事業変革を行いやすい立場です。
なぜなら、中立的な立場で会社の全てを把握し、見通せるポジションだからです。
中小企業では、アナログからデジタルなどのＩＴツールの導入が遅れがまだまだ見受けられます。
総務課長としては、残業時間の削減やコスト削減、業務効率化だけでなく、生産性の向上という高い知見で、業務改善や事業変革を行っていきましょう。
組織をより良い方向へ持っていく役割
総務課長は、「組織をより良い方向へ持っていく」役割を持っています。
働き方改革を始めとする長時間労働の撲滅や、コンプライアンス、ハラスメントの防止など、しっかりと対応しなければ、組織は間違った方向へ進んでいきます。
組織が大きくなるにつれて、このような内部の問題が大きくなっていき、何も対処しなければ内部崩壊を起こしてしまいます。
だからこそ、経営が間違った方向へ向かわないように、良い方向へ誘導する意識を持つと良いでしょう。
引用 総務とは何か？ 総務部の具体的な仕事内容と理想像に迫る
以上の記事でも、とても良いことが書かれています。
総務の使命は社員を一つにまとめ、導くこと
総務部が目指すのは、ズバリ「会社のレベルアップ」です。総務部は経営陣も含めた社内のすべての部署と関係を持つ、社内で唯一の存在であることも。社内全体を見渡し、疎遠になりがちな経営陣と現場・部署と部署をつなぎ、社員全員を経営陣の目指す目標に向かわせることが、総務部の使命です。
「This is my building」――会社全体を自分ごとととらえ、自分が経営者になったような気持ちで仕事をしていくと、とてもやりがいを感じられる部署であることが分かります。
以上のようなイメージ感を持っているといないとでは、大きい差があります。
ぜひ、総務課長としての役割とポイントが凝縮されていますので、覚えておくと良いと思います。
この記事を書いた人
「生き方」×「働き方」を学び未来を切り開くwebメディア「イキルメディア」の運営者。金融機関や企業の経営企画マネージャーを経て、起業。webメディア運営や出版などを通じてキャリアアドバイスをするなど、事業に邁進しています。
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▼総務課長の役割は学べましたでしょうか？ 次は、総務のキャリア形成について学んでいきましょう