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係長・主任に昇進したばかりの人が覚えておきたい基本マニュアル

係長 主任 マニュアル

イキルメディアを運営しているKETTY(ケティ)(運営者情報@ikirumedia)です。

仕事や生活に役立つ記事を書いています。

この記事は、係長・主任に昇進したばかりの方が、始めに覚えておきたい心構えを、私の経験を元に書いています。

内容としては、以前電子書籍で無料配布していた内容をアップデートし、分かりやすく、詳細に書き記したものです。

係長・主任に昇進したばかりの頃は、「よし!やるぞ!」という嬉しい思いと、「自分にできるのかな・・・」という、複雑な心境にあると思います。

私も、当時はそんな思いを抱えていましたし、実際にどうしたら良いのか分かりませんでしたした。

この一連の記事が、あなたの今後のビジネスマン人生に役立てましたら、大変嬉しく思います。

(※ なお、この記事は1万字を超える内容になりますので、ブックマークなどしておくことをオススメしています。)

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目次

係長・主任に昇進した時に、心に留めておくこと

初めに、昇進時に心に留めておくことを解説していきましょう。

初めに「昇進したこと」に対して自信を持とう!

初めに、自信がない・・とか、大丈夫かな・・と不安になっていると思いますが、あなたはプレイングマネージャーとしての資質があります。だからこそ、係長・主任に昇進できたのです。

まずは、自信を持ちましょう。

一社員時代から、係長・主任としての仕事ができていたから昇進できるのです。

昇進できる人は、自分の給料以上の価値を生み出すことができからこそなれるものです。

さらに、係長が課長に昇進する為には、

  • 上司を補佐することができる
  • リーダーシップを発揮し、業務を行うことができる
  • 課題解決ができる

そんな人が昇進出来ます。

さらに、部長以上に昇進するには「上司との関係性や相性」、「経営者として意識やマネジメント能力」が必要とされます。

自分はそれほどの実力はないと思った方は、「運」と引き立て役(推薦した人)がいたからです。

昇進でポジションが上がると見える景色が変わってきます。これを「視座が高くなる」と言います。

責任が伴う昇進は誰でも不安に思いますし、急に自信を持てと言われてもできませんよね。

私もそうでした。すごく不安な毎日を送っていました。

でも、普段から実行している事をそのままやるだけですから、自信を持って良いと思います。

ぜひ、係長・主任ならではの仕事を頑張ってほしいと思います。

周囲が「自分を見る目が変わる」ことは覚えておこう

係長・主任に昇進すると、周囲の見る目が変化します。自分の心境の変化よりも、先に周囲が変化していきます。

私も当時を思い返すと、「係長・主任なら、仕事が出来て当たり前ですよね。」という周囲のプレッシャーを感じていました。

でも、これは昇進したばかりのプレッシャーによって、そう感じる可能性が高いです。

昇進したからと言って、すぐに係長・主任の仕事ができるわけではありません。

自分は特に何も変わっていないのに、係長に昇進した途端「役職」がついて回りますので、居心地が悪く感じることもあるでしょう。

注意 解説期待値が高いほど周囲の目は変わりますが、いきなり係長・主任の仕事が出来るわけではありませんので、焦らずに目の前の仕事をコツコツこなしていくことが大事です。

係長・主任はキャリアのスタートラインだ!

キャリア スタートライン

(画像:Image by storyset on Freepik)

係長・主任は、役職手当が給料にプラスされていますが、それほど高額な手当ではないと思います。

ただ、今までには無かった「役職手当」がキャリアのスタートラインです。

実際に、係長・主任になる年齢は、主任は26歳~29歳、係長は29歳~32歳くらいです。組織の規模や考え方でも異なりますので、一概には「この年齢で昇進する」とは言えません。

あくまで傾向としてとらえておいてください。

以下の記事でも、詳しくまとめています。

主任の平均年齢は何歳?

私の経験でも、係長・主任になることで、ワンランク上の仕事ができる醍醐味や刺激がありました。

キャリアを大事にして仕事をしていきましょう。

部下は係長・主任の性格をすぐに見極める

部下はあなたが思っている以上に、情報を交換しながら上司の性格を把握します。

私の経験では、部下の人数が多いほど早く、男性よりも女性の方が早い傾向があります。

おそらく情報交換のスピードが早いからと思われます。

あなたの部下になる人は、

☑ 係長・主任はどういう人間で、どういう性格なのか?

☑ 自分に対してどう接してくるか?

☑ 仕事のスタイルやモチベーションはどうか?

という視点で見ています。

部下の立場に立って考えてみれば、当然のことかもしれません。

部下は、係長・主任の性格や思考のクセ、仕事に対する姿勢、考え方の見極めが早いと思っておきましょう。

スピード昇進したときに気をつけること

組織の中で認められ、早く出世した場合は、態度や言動に気をつけましょう。

なぜなら、同期や同僚よりも早く昇進すると、必ず嫉妬心が生まれるからです。

現代は人事評価制度が整ってきているため、仕事ができて、実力のある方が昇進します。

一昔前は、日本企業の多くが年功序列制度でしたので、「みんな一緒」「横並び」を重視していました。昇進が早いほど、嫉妬心に火がつくものです。

私の経験では、なるべく嫉妬心に火をつけさせないようにするための方法として、

☑ 調子に乗るような発言をしない

☑ 威張るような態度はとらない

☑ かといって、へりくだる必要もない

以上に気を付けましょう。ただ、どうしても同僚からの嫉妬心が攻撃に変わる場合があります。

どんなに自分が気を付けても、相手から見れば何をやっても気に食わないのです。

このような場合、気にしないことが大事です。普段と変わらない態度で、仕事をしていくうちに相手からの攻撃も減少してきます。

1~2年経てば、誰もが係長・主任として接するようになります。

周りと同じような昇進ペースか、やや遅れているようであれば、余計な嫉妬を受けることも少ないと思います。特に何も気にする必要はなく、普段通りに仕事ができると思います。

保護者の集まりで気を付けること

保護者 ミーティング 打ち合わせ

(画像:Image by sentavio on Freepik)

初めての係長・主任が気になるのが、昇進したという事を、どの範囲まで告知しても良いかです。

結論から言えば、親族や親しくしている友人、知人は問題ありません。

1点だけ気をつける事は、特別に交友関係がなく、薄いつながりを持った自治会関係者や保護者関係者(PTAなど)には注意が必要です。

そういった集まりの場では、よく「会社名」「職業」「役職」等を聞かれることがあります。

聞かれた場合は、嘘をつく必要はありません。素直に答えて良いと思います。

話しのネタとして聞いてくる場合もあれば、興味があって聞いてくる人もいます。中には自分や夫と比較して、偉い、偉くないの優劣を確かめて聞いてくる人もいます。

役職はあくまでも組織の中の役割であって、会社の外では何も関係が無いということを覚えておきましょう。

また、30代は、自分の人生はこのままで良いのか、この会社でやっていけるのかという迷いや葛藤を抱える時期です。面倒な時は言わない方が無難です。

以下の記事も参考になると思います。

30代。向いている仕事が分からないときにはどうすべきか?

結局は、係長・主任をやってみなければ分からない

初めて昇進した方は、相当プレッシャーを感じていると思います。

私も会社から昇進を告げられたとき、

☑ 浮かれ気分になって失敗したことや、

☑ 1人でプレッシャーを感じて考えすぎたこと、

☑ まだ何にも始まっていないのに、何もかもが嫌になったこと、

など、頭の中で色々な不安や葛藤、迷いが生じたことを思い出します。

ただ、まだ何もしていないのに、考えすぎても仕方ありません。

係長・主任はイチ担当者の仕事から一歩前進するので、ポジティブに考えれば大きい仕事ができると前向きに考えることができます。

逆に、ネガティブに考えれば部下の面倒を見るなどの責任も出てきます。

でも、結局はやってみなければ感触なんてわからないものです。

係長・主任の1年目は新米です。

決して、最初からいい仕事をしようとプレッシャーを感じ過ぎず、落ち着いてしっかり目の前のことをコツコツやるつもりで良いと思います。

係長・主任の面白さは「仕事の幅が増える」こと

仕事 幅 広がり

(画像:Image by storyset on Freepik)

私が係長・主任の面白さや醍醐味は、

☑ 仕事に対するモチベーションが向上すること

☑ 仕事の幅が広がり、仕事を任せられること

☑ 課長までの責任は感じずに、仕事に打ち込めること

☑ 係長・主任のスキルを磨けること

以上と思います。

係長・主任は、「係」や「業務」の責任者となりますので、自分で判断できる幅が広がります。

昇進する前までは、1つ1つ上司に確認することが多いですが、責任が高まった分、自由度も高まったと言えます。

もちろん、係長・主任になっても上司はいますので、全て判断できるわけではありません。昇進したばかりの頃は、上司への確認をとることが大事です。

また、仕事の幅が広くなるにつれて、人脈が増えていきます。

係長という立場を利用して、同じような役職の人や少し自分よりも上の人とつながりを持てるようになると、勉強にもなりますし相談することもできます。

仕事が楽しくなれば、視野やアンテナも高くなっていきます。

係長・主任として仕事が認められると、単純なルーチン系(毎日、毎月の繰り返しの作業)の仕事から、重要な会議やプロジェクトへの参加など、責任のある仕事を任せられることもあります。

私の経験でも係長・主任はやりがいがあり、苦労が多い分、仕事に対して前向きに取り組んでいたことを思い出します。

社内の対人関係のポイント

次に、社内の対人関係のポイントを解説していきましょう。

チームの雰囲気を良くするためのコツ

チーム 雰囲気 コツ(画像:Image by storyset on Freepik)

会社は、それぞれのカラー(社風)があります。会社の風土があり、社風があります。

とはいえ、係長・主任が所属するチームは、責任者次第で雰囲気がガラッと変わります。

例えば、チーム内で1人がイライラすると全体にイライラが伝染していきます。反対に、役職者がフランクで明るいタイプの場合はチーム全体が明るい雰囲気になります。

1つの部署が明るい雰囲気になると、部署を超えて明るさが他の部署に伝染していきます。

注意点としては、楽しすぎると気が緩んで、何をやっても良い雰囲気になることです。

気のゆるみがミスやトラブルに発展することもありますので、どこかで線を引くことも大事です。

チームは、係長・主任のリーダーポジションにある人の雰囲気によって、全体の雰囲気につながることを覚えておきましょう。

・ボトムアップ組織では、風通しの良い組織を作るために、フランクさが必要

・トップダウン組織では、立場をはっきりさせる必要があるため、フランクになりすぎないことが大事

組織によって異なりますので、全体を見ながらチームの雰囲気づくりを行っていきましょう。

部下を持ったら「朝のあいさつ」から始めよう

係長・主任になると、自分1人で完結出来る仕事が無いことに気づきます。

各メンバーが仕事を行い、係長・主任が仕事のチェックや指示を行うことで仕事が回ります。

部下とのコミュニケーションが薄くなると、仕事がスムーズに回らず、チームの生産性が低下します。

とはいえ、一言で ”コミュニケーション” と言っても難しいと思いますので、まずは「朝のあいさつ」から始めましょう。

見かけたら挨拶。誰にでも挨拶。挨拶はコミュニケーションの一歩であり、円滑に仕事をするための基本となります。

「部下が先に挨拶するもの」という考えは捨てましょう。見たらとにかく挨拶です。

もちろん、部下にも挨拶を徹底するように教えましょう。

これだけのことで、仕事がスムーズに流れていきます。

もう1つ覚えておいて欲しいのは、挨拶は絶対に無視しないことです。

挨拶を無視するということは、相手の存在を否定することになり、パワハラになるからです。

これは注意ポイントですので、覚えておきましょう。

適度にコミュニケーションをとろう

一見無駄に思えるようなどうでも良い会話や冗談は、チームに良い影響を与えます。

仕事のことしか話をしない人よりも、気さくで冗談を言う人の方が、メンバーも安心して仕事ができます。

係長・主任がムスッとしながら黙々と仕事をしていれば、部下は仕事を聞きずらくなりますし、仕事が停滞してしまいます。

適度なコミュニケーションは、チームの生産性だけでなく会社組織としてのパフォーマンスも上がる事を覚えておきましょう。

松村メンタルサポート事務所の職場のコミュニケーション | 活性化の課題と生産性向上を図る工夫によると、良好な人間関係の7つのポイントとして、

①情報交換の頻度がちょうどいい
②情報交換がタイムリーに行われている
③正確な情報交換が行われている
④問題解決に向かって会話できる
⑤目標が共有されている
⑥お互いの役割を把握している
⑦お互いに敬意を払っている

と解説しています。

情報交換が前提としてあり、その上で、課題解決に向かったコミュニケーションが出来ていると人間関係が良好と言えます。

組織の中に “話せる人” がいると良い

話せる 人

(画像:Image by storyset on Freepik)

係長に昇進したばかりの時は、新入社員の時と同じように不安で一杯であり、心のトラブルがつきものです。

仕事でトラブルが起きたり、上司や部下との摩擦が増えると、精神的にツライものです。

そんなとき、会社の中で「相談できる人」や「話せる人」がいるだけで、精神的な苦痛を和らげることができます。

家族とはまた違った形で、悩みを打ち明けられると思います。

ただ、男性は我慢をしがちであり、相談や悩みを打ち明けることを恥ずかしく思う人もいます。

精神的にはかなり楽になりますので、係長・主任に昇進したばかりの時は、”相談できる人”、”話せる人”を1人作っておいた方が良いでしょう。

会社によっては、メンター制度があり、相談できる人を設定している企業もあります。

メンター制度が無い場合、会社では出世競争などの利害が絡み、難しく思う場面もありますが、気が合う上司や先輩が良いと思います。

その人が困っていたら、話を聞くことも大事です。実際に手助けしなくても、困っていた時に声をかけるだけで、その人にとっては精神的な負担が軽減されます。

部下の教育や対応方法

次は、部下の教育や対応方法について、解説していきましょう。

部下の性格や行動を「世代」と「価値観」で見極める

部下 見極める

(画像:Image by storyset on Freepik)

部下の性格や価値観はそれぞれ違います。

ただ、人間の性格や価値観の傾向というのは大体パターンがあります。

社内外など沢山の人とコミュニケーションを取っていく中で、おおよそ傾向が分かるようになってきます。

世代によっても価値観が異なることに留意が必要です。

私の場合は、ポスト団塊ジュニア世代や就職氷河期世代、ミレニアル世代とも言われます。

就職氷河期世代で言うと、バブル崩壊の影響で正社員として働くことが非常に難しい時代であったため、仕事に真面目でドライ、精神的にタフ、変化への耐性といった特徴があります。

価値観が違うということは、行動原理も異なります。

特定の世代や年齢の部下の傾向が把握できるようになると、社外の人にも共通点を発見することができます。

係長・主任は公式に部下を持つことになりますので、部下を見極めることから初めてみましょう。

最初はリスクの小さい仕事をさせて様子を見よう

新入社員の頃は、先輩・上司のサポート的な雑務や庶務的な仕事が多いと思います。

ただ、人材不足が進む中では、難易度が高い仕事を要求されることも多くなってきました。

私が係長だった当時、課長が不在だった時期もあり、管理職の兼務で行っていました。

今となっては、課長の仕事のスキルを係長のうちに学べたので良かったと思いますが、当時はしんどかったように思います。

難しい仕事として、「部下の仕事の割り振りや役割を与えること」が難しかったように思います。

部下にもそれぞれ能力が異なるため、高度な教育を受けてきた部下は、レベルの高い仕事をしたいと考えています。

「大学まで行って、会議資料のホチキス止めかよ!」と思っている部下もいます。あまりにも簡単な仕事を与えてしまうと、能力の高い部下のモチベーションは下がってしまいます。

そこでオススメな仕事の与え方として、最初はリスクのない簡単な仕事をやらせてみて、部下の業務レベルを判断してみましょう。

部下がリスクのない簡単な仕事ができない場合は、リスクのある難しい仕事は任せられないと判断します。

ただ、仕事を与える上での注意ポイントは、

☑ 具体的な仕事の説明

☑ 仕事の必要性の説明

☑ 仕事の目的の説明

以上の説明をし、依頼を行います。

教えることは大事、「自分で考えさせること」はもっと大事

部下に与える仕事は、係長・主任よりもリスクの小さい仕事が多いため、たとえ失敗しても組織のダメージは最小限です。

リスクが低いうちは、様々な仕事をやらせてみると、優秀でやる気のある部下はモチベーションが高まります。

仕事を教え、1人で仕事ができるようになったら、あれこれ口を出さずに見守ることで、「自分で考えさせること」が大事です。

ベテランの係長・主任は、ついつい部下の仕事に口を出してしまいがちですが、少し我慢すると、部下は自分で考えるようになります。

ここで注意することは、”仕事に対しては見守る” ことです。普段のコミュニケーションは、マメなくらいでちょうど良いと思います。

部下が仕事上で心配な事があっても、係長・主任に相談しやすい環境を作っておくと精神的に楽になります。

大事なことは、「話しやすい雰囲気」と「適度なフランクさ」です。コミュニケーションは、部下が相談しやすくなったり、提案を生む土壌になるなどの効果があります。

部下への目配りや気配りは、とても大事なことです。

部下が相談してきた時に忙しい場合は、時間を決めて対応しよう

仕事

(画像:Image by storyset on Freepik)

部下が仕事の相談をしてきたら、どんなに忙しくても対応しましょう。

慣れてくると、自分の仕事をストップして、相談に乗り、また自分の仕事を始めるということが問題なく出来るようになります。

ただし、注意点として「部下が仕事をする場合、自分を通さなければならない」ということはやめましょう。

部下に仕事を任せていかないと、いつも忙しく、時間がいくらあっても足りません。

もし、忙しい場合は、

☑ 相談する時間を決める

☑ 相談の時間を守る

以上で対応していきましょう。

リーダーシップを高めるために重要なこと

係長・主任はリーダーシップが必要とされます。

リーダーシップは

☑ 行動力

☑ 課題に対応する姿勢

☑ 公平さ、人格

以上にあると思います。

部下に対しては、同じように接することが望ましいと思います。

公平な係長・主任はリーダーシップがあると言えますが、実際にはなかなか難しいですよね。

また、係長・主任は一人の人間である以上、パーフェクトな存在ではありません。長所があれば短所もあります。

私は仕事では生産性のために徹底して整理整頓をしますが、自宅では整理整頓がそれほど上手ではありません。

どこかが欠けているのが人間ですし、人間らしさだと思います。

よく「うちの係長・主任は仕事に厳しいけど、きさくな人間なので一緒にご飯を食べることもよくある。安心してはたらく事が出来る。」ということも一例です。

以上は、公平さや人格の良さを指しています。

上司との関係構築

次は、上司の関係構築について解説していきましょう。

上司とwin-winな関係を築こう

上司 関係 構築

(画像:Image by storyset on Freepik)

上司が苦手とする仕事で、係長・主任が得意とする仕事はあるでしょうか。

そのときは、お互いを補完しあうような関係を保つことが大事です。

決して苦手な部分あげつらい、欠点を指摘し合うような関係になることは避けなければなりません。

係長・主任もそうであるように、上司も完璧な人は存在しません。

例えば、上司が営業が得意でも財務が苦手な場合、上司に説明できるようにし、理解を促すこともできます。

または、財務面で交渉がある場合は、代わって交渉をすれば良いと思います。

これは、上司をサポートする関係性になります。

一方で、係長・主任が苦手なことでも上司が得意であったり、上司のポジションパワーを活用する場面もあります。

普段から上司をサポートしていれば、今度は自分が助けてもらえることもあります。

お互いに苦手な部分をカバーし合う事で、winwinの関係を築いていきましょう。

良好な関係を築いた上で、意見すべきことは言う

上記のように良好な関係を築いた上で、意見すべきことは言う必要があります。

係長・主任は、現場レベルの責任者ですので、チーム内には、メンバーが存在します。

「常に改善」と言う視点をもち、仕事に取り組んでいきましょう。

円滑な関係を保った上で、意見すべきことや、言うべきことはきちんと発言することで、受け入れてもらえるはずです。

「ごますり」は必要ないが「会話」は必要

上司との信頼を作り上げるには、普段からのコミュニケーションです。

報告、連絡、相談とは言われていますが、一見無駄な会話も大事です。

「今日のスーツはバッチリきまってますね!」とか、「課長はすごいですね!」などという、分かりやすい「ごますり」は不要です。

ただ、ちょっとした少しの配慮や気遣いが、上司とのパートナーシップを築く上で重要です。

例えば上司が何か話したそうなときは、話しを聞くだけでも良いです。

その他には、

・何か言いたそう、

・何かやって欲しそう、

など、上司の思いを先回りすることが大事です。

スキルアップに向けた学習のステップ

最後に、係長・主任のスキルアップの方法を解説していきましょう。

スキルアップの初めの一歩は「読書」である

読書 スキルアップ

(画像:Image by pikisuperstar on Freepik)

今、この記事を通して、初めて係長・主任に昇進した方へ向けて、仕事の方法をお話ししていますが、私が昇進した当時は何も学べる情報がありませんでした。

(だからこそ、この記事を書いた理由です。)

今は、社内研修やオンラインセミナー・研修会など、学べる環境が整っています。

私は当時、係長・主任の書籍や関連する雑誌はネットで購入し、活字から学びを深めていきました。その後、学んだことをブログにアップし、アウトプットしています。

このイキルメディアも、実体験をアウトプットする場として活用し、振り返ることで学習の機会を創出してきました。いわゆるPDCAです。

当時は、購入以外にも図書館へ行き、マネジメント関連の本を読み漁りました。とにかく本を読んでいます。

自分をいち早く成長させるためには、先人たちの知恵を借りることです。

マネジメントは紀元前に存在した、孫子の兵法からも学ぶことができます。


「人と会う」、「話を聞く」ことでも学習できる

学ぶ方法は、書籍以外にもあります。

☑ 社外の優秀な人と会う

☑ 社内の優秀な人に教えてもらう

☑ 経営者の方とつながりを持つ

☑ セミナーや研修会で講師から教えてもらう

学びの機会は、人を通じて得ることもできますので、ぜひ色々とチャレンジしていきましょう。

社内のOJTでは学べないことも、異業種の方から学べることは数多くあります。

書籍を読むための時間の作り方

私が昇進した当時、学習が圧倒的に不足していたことを実感していましたので、時間を作って必須に本を読んでいました。

恥ずかしながら、本や新聞を読む習慣もありませんでしたので、まずは習慣化から始めています。

具体的な時間と機会の作り方は、

・キンドルアプリでトイレで読む

・寝る場所に本を数冊置いておく

・通勤用のカバンに1冊入れておき、昼休みの15分間で読む

・タブレットを購入し、dマガジンや楽天マガジンを契約し、大量にビジネス雑誌を読む

・新聞を契約する

・朝活で4時30~6時30分の2時間で本を読む

・図書館には2週間に1回通う

・古本屋には1週間に1回通う

・電子書籍でも読みたい本はすぐに買う

以上を意識しています。

ここまでやると、初めての係長・主任でも1年後には大きく成長が出来ると思います。

ぜひ、できることから実践していきましょう。

では、次の記事では、係長・主任の「仕事の進め方」を解説していきます。

次のページ >> 係長・主任になったら覚えておきたい「仕事のルール」

係長・仕事の進め方などは、係長・主任の役割と仕事で一覧にしてまとめています。

係長・主任の役割と仕事

具体的には、係長・主任の役割や仕事の進め方、部下、上司、リーダーシップなど、多岐にわたる仕事の方法を解説しています。

仕事の進め方から、人生論まで詳細にわたって記事にしていますので、困ったり悩んだりした時にお役立ていただければと思います。

この記事を書いた人

係長の悩み相談に、個別にお答えしています。

お悩みの方はお気軽にメールくださいね。

係長の仕事の悩み、働き方相談室

▼係長・主任の仕事の基本は学習できましたでしょうか?以下の書籍は、私が実際に読んで学びを深めたものを紹介したいと思います!




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