課長のタイムマネジメント力を引き上げる14のポイント

タイムマネジメント 課長

課長になると毎日が忙しく、余裕がない状態が多くなります。

私も「時間こそ大事な資源である」と気づかされることが多いです。

今回ご紹介する11のポイントを意識することで時間の使い方が変化し、効率的に成果を上げられるようになると思います。

では、早速いってみましょう!

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チーム全体のタイムマネジメントの前に課長自身のタイムマネジメントで時間を生み出そう

まず、タイムマネジメント力の考え方を順を追って整理していきましょう。

  • 課長がチーム全体をマネジメントし、成果を上げるためには「精神的な余裕」が必要であり、
  • 精神的余裕を作りだすためには、時間を生み出す必要があるので、
  • 時間を管理するスキル「タイムマネジメント力」が必要になってくる

以上が、考え方となります。

タイムマネジメント力は、成果を出すための課長のスキルです。

自分自身の時間を徹底して管理し、業務改善によりムダな時間の削減を進め、余裕を生み出しましょう。

イメージとしては、課長自身が精神的、肉体的な余裕を持つことでチームのコミュニケーションが活発化し、仕事がスムーズに流れ、チーム全体の余裕につながっていきます。
課長はチームのトップですので、トップがいつでも余裕を持って判断できるように、時間を生み出すことが必要なのです。

時間を生み出すためには、1分、5分、10分の「時間の塊」をいかに作るかです。

その塊を積み重ねればまとまった時間が作られ、重要な仕事ができるようになります。

タイムマネジメントでのゴールは、成果を上げ続けるために自分自身にしかできない仕事をすること

タイムマネジメントは成果を出すためのスキルですが、成果を上げ続けるためには、課長が「自分自身にしかできない仕事だけをする」ことが重要なポイントです。

課長だけにしかできない仕事は、

☑ 部下の仕事の育成・指導・教育

☑ 上司に対する業務の提言

☑ 事業改善、見直し、修正

☑ 事業計画の立案、実績の管理

☑ チーム内の仕事の割り振り

以上が、課長にしかできないことです。

課長には「課長の役割」があるのです。

ただ、チームの欠員や有休で一時的に部下の仕事をやる場面もあります。

それ以外は、「部下ができることはしない」と決めることです。

この方法を実践することで、課長のタイムマネジメント力の土台ができるため、タイムマネジメントは成功します。

人に会うスケジュールは午前1回、午後1回にとどめる

課長はプレーヤーとしての仕事を持つ以上、マネジメントや人に会う仕事(来客、訪問など)だけに時間を割くわけにはいきません。

そこで私がやってみたことは、人と会うスケジュールを午前1回、午後1回に限定したことです。

なぜ、午前1回、午後1回になるかというと、人に会う仕事は自分自身でデッドラインを決められないからです。

会話が切れた時点で雰囲気でそろそろ・・ということしかできず、30分で終了するのか1時間で終了するのかが分からないため、このようなルールが必要なのです。

課長になる前までは過密スケジュールでも全く問題ありませんが、チームの長である以上は時間的に余裕を持たせる必要があります。

プレーヤーでもあり、マネジメントも行う課長は、ぜひ人に会うためのルール設定を作っておくことをオススメします。

ぜひ、余裕を持ってタイムマネジメントをしていきましょう。

メールは朝一番に処理し、日中は即レスで処理する

メール 即レス

課長のタイムマネジメント力を引き上げるために、メール処理について考えていきましょう。

まず、朝一番に昨日退社した後のメールを全て返します。目標は15分以内です。

メールを返さないと、メールを送った相手はメールを見ているか確認の電話をしてくることもありますので、大事な時間を奪われてしまいます。

また、電話はコミュニケーションの一環になると思われがちですが、タイムマネジメント上、時間をムダにする行為の1つです。

緊急や重要な内容、物理的距離があるため頻繁に会えないための説明や打ち合わせは電話が最適ですが、時間がかかるので日常業務には不向きです。

コミュニケーションはこまめに直接会うか、オンライン上で行うことで相手との心の距離は近づきます。

電話はそれほど重要ではありません。

その点、メールは自分の良いときに見れますので、きちんとキャッチボールが出来ていれば、最高のツールです。

私の苦い経験を思い出すと、電話を中心で仕事をしていところ、午前中を全て電話に使ってしまい、たいした成果にもつながらず後悔したことがあります。

メールなどで事前連絡をしっかりやっていれば、十分な内容でした。

注意点としては、電話が好きな人ほど事務処理やメール処理、PC作業が苦手な傾向にありますので、自分の時間を奪われたり、相手の時間を奪ってしまうことに注意が必要です。

また、日中にメールが来た場合は、基本的に即レス(即座に返信)をしましょう。

調査や作業後に相手に送る必要があったとしても、「了解という返事」したことは返せます。

これは挨拶と同じで、内容はどうであれ相手に一旦ボールを返すことで、時間をムダすることが無くなります。

集中が必要な作業は朝の1時間で済ませる

課長は「朝の1時間」が非常に有効です。

私は1時間早く出勤し、誰にも邪魔されない時間を作り、集中力が必要な仕事は全て朝の時間で済ませるようにします。

ただ、いきなり1時間早く出勤できるかというと、プライベートのスケジュールも崩れるので難しいと思います。

また、会社のセキュリティや労務管理上、難しい場合もあるでしょう。

この点をクリアした上で、30分早く出勤することから始めてみて下さい。

朝の時間は、誰にも声をかけられることがなく、電話で邪魔をされることもありませんので、驚くほど集中力を維持できます。

朝の生産性は、驚くほど高いものです。

ぜひ、タイムマネジメントで朝の時間を活用していきましょう。

チームに仕事を依頼し、振り分ける

課長はプレーヤーとマネジメントの両面で仕事をしなければならない、難しさを抱えています。

しかも、係長や主任などリーダーがいなければ、リーダーシップも発揮しなければならなくなります。

これは、人材が不足する社会ならではの問題であり、役割を沢山求められるからです。

要するに、人がいないのです。

そうなると、器用な立ち振る舞いをするスキルが必要になってきます。

ただし、課長が1人で3役も4役もすることは現実的には難しいので、プレーヤーの仕事のうち、部下でもできる仕事はチームに振り分けていきましょう。

仕事を部下でも出来るようにするには、

☑ マニュアルやルールを整備する

☑ 仕事をバラバラに分解し、重要な判断を伴わない作業だけを部下にやってもらう

☑ リーダーを立てて、リーダーを中心に仕事を進めるチームを作る

☑ 困ったらすぐに相談できる体制をとる

以上を意識してやっていくことで、課長のプレーヤー+リーダーの時間が削減され、マネジメントに集中できる時間ができます。

ただし、チームへの仕事の振り分けは、既存の業務改善あってこそ有効に機能しますので、なんでも振り分け過ぎて部下が長時間労働になっては本末転倒です。

上手なマネジメントのサイクルを作っていきましょう。

仕事に行き詰まったら、周囲に話したり意見を求めると解決策が生まれる

意見 求める

課長の仕事の中心は、「考える仕事」です。

考える仕事は、自分の思考の中でアイディアを構築したり、課題を解決したり、イメージしたり、情報をつなげるなど思考力が必要となります。

とはいえ、人間の1人の思考力はたかが知れています。

煮詰まってきたり、勘違いのまま突っ走って失敗したり、見当違いで仕事を進めてしまったりすることもあるでしょう。

私も独断で仕事を進めて成功したこともありますが、どちらかというと失敗の方が沢山あります。

「三人寄れば文殊の知恵」というように、思考の幅を広くするためには、人に聞く、意見を求めることを実践してみてください。

かたくなに、自分のやり方にこだわってはいけません。着地点がハッキリしていれば、やり方にこだわる必要はないのです。

頑固な思考は幅を狭めることになり、結果的に時間をムダにしていきます。

「人に聞く」ことは、意外な近道を発見できたり、アイディアが生まれるきっかけにもなりますので、最短で問題を解決できるようになります。

ぜひ、課長のタイムマネジメント力を引き上げていきましょう。

締め切りは全て前倒しにしていく

課長のタイムマネジメント力を引き上げるための方法として、締め切りは全て前倒しにして処理していくことです。

やりたくないことや苦手なことでも、優先順位の高いことから順に片付けていきましょう。

締め切り前に全ての仕事を片付けていけば、締め切りに追われず精神的にも余裕ができます。

締め切りを過ぎると、相手から督促されるストレスが生じ、仕事のリズムが悪くなります。

他に着手しなければならない仕事にも影響していくでしょう。

課長になっても仕事はためずに、前倒しでやってしまうことが大事です。

締め切りを守れる人は信頼残高が増えていき、信頼できる人とも言えます。

「信頼できる人に昇格」すれば督促やムダな連絡も減り、ますますタイムマネジメント上優位に立てるでしょう。

常に健康を意識し、気分が良い状態を維持する

時間を制する上では、健康を意識することも重要なポイントです。

時間は全ての人に公平に与えられていますが、使い方は人それぞれですよね。

そこで、一定度の高い水準のパフォーマンスで働くための方法の1つとして、健康の維持と気分が良い状態をいかに維持できるかが大事になってくるのです。

私がやっていることを紹介すると、

☑ 21時就寝、04時30分起床で7時間半の睡眠を確保

☑ 1日3分の瞑想

☑ 毎日10分ストレッチ

☑ 週1回の運動

特別な用事が無ければ、以上を毎日かかさずやっています。

良い習慣を取り入れ、悪い習慣を取り入れないという方法です。

下記の記事も参考にしてみてください。

コミュニケーションはチーム力を上げ、時間内の生産性を上げる安くて便利な方法

コミュニケーションは、「時間を食いつぶすもの」という考えもありますが、実際は逆です。

課長にとっては、チームのコミュニケーションを活発化させることで大きなメリットがあります。

コミュニケーションを活性化させることで、得られるメリットは、

  1. ミスが発生してもチームの誰かが発見し、問題が大きくなる前に対処できる
  2. 連絡や相談が気軽にできるようになることで、抱え込んでしまう時間を削減できる
  3. 意思疎通がスムーズになるため、コミュニケーションミスによるムダが生じない
  4. 仕事に重複やムリ・ムダが生じない
  5. 良いことも、悪いことも含めて情報が課長に集まるので、判断が的確かつ早くなる

以上のような、メリットがあります。

もっと簡単に言うと、コミュニケーションが活性化すれば、時間がムダにならず生産性も上がり、成果も上がりやすくなるということです。

しかも、コミュニケーションは、多額の投資や設備が必要なわけではありません。

やろうと思えば、お金をかけずとも今すぐにでもできる方法の1つです。

ぜひ、時間を生み出すためのスキルとして覚えておきましょう。

集中できず、気が散ってしまうモノは無くしてしまおう

課長のタイムマネジメント力を引き上げる方法として、仕事をする上で集中できないモノやイライラするモノは極力なくしてしまいましょう。

これは人によって異なりますが、私の場合は余計な物が何もなく、きっちり整理され、汚れやゴミの無い清潔なデスク環境で集中力が増します。

逆にダンボールが散乱し、物があふれ、ゴミだらけの環境は集中できずイライラしてきます。

だからこそ、整理整頓と清掃は毎日かかさず行っています。

何もない場所に身をおくと、突然アイディアが生まれるというメリットもあります。

ぜひ、自分にとって集中できる環境を作っていきましょう。

モノやデータの置き場所を決めておく

タイムマネジメントで大事なことは、モノやデータの置き場所を決めておき、チームで共有することです。

どこにモノがあるか分かれば、探す時間が省けます。

探す時間は、一番時間を食いつぶす「悪」です。

モノやデータの定位置を決めて共有すれば、誰かに聞けば分かります。

決めておかずに無くしてしまったら、自分で探さなければなりません。

基本的なことですので、すでに当たり前のことかもしれませんが、ぜひ置き場所を決め、時間を最大限有効に使っていきましょう。

中長期的な仕事は計画を立ててから動く

計画 中長期的

課長は計画を立案したり、実績を管理する仕事があります。

課長になる前までは目の前の仕事をやっていれば良かったのですが、課長になると全体を見ながら業界動向や需要も把握しつつ、計画の進捗管理や数字の変化にもアンテナを高くしなくてはなりません。

視点は大きく、見据える先は1年~2年というスパンで長くとらえる必要が出てきます。

1年、2年という先を見据えながら仕事をするためには、人をどう動かすか、カネをどう回すかという「計画」が必要です。

計画なくしては行き当たりばったりになりますので、タイムマネジメントとしても失敗に終わります。

ムダな時間を使わないよう、計画を立て、計画に沿って動くというスタイルをとっていきましょう。

ただ、現代は社会・経済の動きが早いため、立案した計画が陳腐化する場合もあります。

状況に酔ては、柔軟に方法を変更するということも念頭におきましょう。

仕事は常に改善の視点を持つ

仕事は、常に改善を繰り返す意識を持ちましょう。

世の中のビジネスモデルが熾烈な競争によって変化していくように、仕事も常に良い方向に最適化させていくことで、効率的で生産性の高いチームができます。

先にもお話ししていますが、頑固なまでに自分のやり方にこだわると、世の中のスピードから追い抜かれていきます。

俗にいう「昭和的」ということです。

柔軟性のある思考力で仕事を見て、改善していきましょう。

人は完璧を目指そうと努力しますが、結局完璧なモノなんて世の中にありませんから。

改善思考でいきましょう!

以上、『課長のタイムマネジメント力を引き上げる14のポイント』でした。

ではまた^^

課長・管理職の役割や仕事術をまとめたページを作りました!

課長の役割と仕事術まとめ

部下や上司との人間関係、問題やトラブル、課題、新規事業、人材不足による長時間労働など、多岐にわたる問題にお役立ていただければ幸いです
(※この記事も掲載しております。)

▼タイムマネジメントを制覇して成果を出し続けましょう!

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