「課長の働き方」を根本から見直す11の改善策

課長 働き方

課長は長時間労働や、上司と部下との板挟みによるストレス、加齢による健康不安など、働き方に大きな問題を抱えやすい役職です。

私の経験でも、課長という役職は最も強いストレスを受けていたことを思い出します。

課長は組織の中核であり、経営層でもあり、マネージャーとプレイヤーの両面も併せ持つ、大きな負荷のかかる働き方が実情です。

高負荷のかかる課長の働き方は、どのようにすれば改善できるのか、私自身の経験や書籍から得た知恵を総動員し、PDCAで繰り返し学んだ具体的な改善策についてまとめています。

では、早速いってみましょう!

スポンサーリンク
ブログ用アドセンス

業務改善と生産性の向上なくして、課長の働き方は改善されない

これは課長の働き方を改善する上で、最も大事な考え方です。

自分自身がマネジメントの責任を持つチームの業務改善をし続けなければ、課長の働き方は改善されません。

残念なことに業績も向上しません。

もし、課長であるあなたが、

  • 仕事の山に埋もれている
  • 部下でもできる雑多な仕事をしている
  • 日々消耗していることが分かりつつも、日常から抜け出せない
  • 心身共に疲れ切っている

以上の状態の場合、生産性がかなり低い職場であると認識しましょう。

それぞれの理由を示していくと、

☑ 課長が仕事に埋もれている状態では、部下の相談を受ける余裕がなくなる

→ 部下が仕事を進められなくなり、チームの生産性が悪化

☑ 部下でもできるような雑多な仕事を課長がしている

→ 人件費に見合った仕事でないため、アウトプットの価値が低くなり、生産性が悪化

☑ 日々消耗していることが分かりつつも、日常から抜け出せない

→ 負のサイクルから抜け出せないということは、構造的にマイナス要因であり、生産性が悪い

☑ 心身共に疲れ切っている

→ 精神と肉体を良好な状態に保たないと、素早く的確な判断ができず、生産性が悪化

以上のような状態から脱却するには、業務や仕組みを改善し、効率化を進め、生産性を上げるしか方法はありません。

生産性が低い状態で人材を投入しても、成果の足を引っ張るだけです。

課長の働き方を根本から改善するためには、「業務は常に改善する」という視点を持って仕事をしていきましょう。

課長の働き方を改善するためには、余白時間をどれだけ作れるかがポイント

課長の働き方を改善するためには、プレーヤーの仕事を少なくし、マネジメント業務の時間を多く作ることがポイントとなってきます。

マネジメントとプレーヤーの仕事は、全く異なる仕事です。

課長がプレーヤーの仕事だけをやっていればチームの生産性は悪化し、思うように成果は上がらず徒労感だけが残り、働き方は改善されません。

部下に目がとどかず、やがて部下自身の働き方も悪化していく可能性もあります。

マネジメントに注力するためには、プレーヤーの仕事を部下に任せ、時間的余裕(余白時間)と精神的余裕を作ることを意識していきましょう。

余白時間が多ければ多いほど、余裕を持ってマネジメントを行うことができますので、

☑ 部下の相談に乗ることができる

→ 部下が判断待ちから解放され、業務がスムーズになる

☑ チームの業務改善や仕組みやルールの見直し

→ 全体として生産性が上がり、課長の余白時間が増加。生まれた余白時間を利用して、さらにマネジメントが先鋭化されて好循環のサイクルが生まれる

以上を繰り返すことで、やがて課長は長時間労働から解放され、働き方が改善されます。

大事なことは「余白時間を作ること」です。

中長期的な視点で仕事を組み立てよう

中期的 視点

課長の仕事は、短期的(毎日、毎週、毎月、毎年)な自分の業務を行うプレイヤーの仕事ではなく、中期的(2~3年先)を見据えて仕事に取り組みましょう。

中期的な視点を持てば、今何をすべきか、チームの改善点はどこにあるか、チームをどのように動かすかという戦略が変わってきます。

「今」ではなく、未来に目を向けて仕事に取り組むことで、今現在はつらくても、やがて未来は変わっていくことでしょう。

もちろん、悲観的な未来を予測することも大事なことです。

悲観的な状態を回避するためには、

  • 今後起きるリスクを整理し、把握した上で、
  • 今、何ができるか、
  • どんな対策を打っていくか、

という組み立てができます。

今よりも未来に視点を持ち、仕事を組み立てていきましょう。

部下の能力を開発し、力を引き出そう

課長の働き方を改善するためには、部下の能力を開発し、力を引き出すことです。

部下がチームに貢献すればするほど、生産性が上がり、仕事が円滑に回るようになります。

逆に言えば、力を出せない部下がいればいるほどチームの足を引っ張り、生産性が悪化します。

チームの生産性が上がることで課長が長時間労働でこなしていた仕事の回転が良くなり、やがて働き方が改善されていきます。

課長の仕事を部下にふりわけることで、課長はさらに重要度の高い仕事をすることもできるようになります。

課長の働き方で、一過性の仕事のボリューム(決算期やトラブル対応など)は特に問題ありません。ただし、恒常的にボリュームが多すぎて長時間労働でカバーしている状態が恒常的にあるとすれば、問題意識を持った方が良いでしょう。

自分の力だけで120%以上の仕事をするよりも、90%の力で余裕を持った上で、部下の力を引き出して、全体を指揮した方が結果もでますし、働き方が改善されます。

ぜひ、部下の得意分野や専門性を見つけ、伸ばす方法を検討してみてください。

柔軟な思考力で仕事をしよう

現代は社会や経済の動きが早く、何が起こるかわかりません。

何が起こるかわからない状況下で生き残るには、「柔軟な思考」と「環境への適応」が重要となります。

課長以上になると、多くの人はプライドを持ち、頭が堅くなり、守りに入るものです。

頭が堅くなると、自分の思い込みだけで仕事を進めるようになり、その結果、部署の方向性や計画を見誤ることに繋がります。

それが組織全体の事業実績にも影響しますので、利益が出ない事業を生んでしまったり、経費を垂れ流すだけで利益のないラットレースのような状況を生み出してしまいます。

利益の出ないラットレース事業には、優秀な人材を置くことができませんので、モチベーションや生産性の低い社員の中で、課長がひたすら長時間労働をすることになるでしょう。

これを改善するためのポイントは、

  • 余計で邪魔なプライドは持たない
  • 思い込みを捨て去り、「自分は正しくない」ことから始める
  • 部下などのメンバーに率直に聞いてみる
  • 自分がベストではなく、何をやったら一番ベストなのかを考える

以上を意識するだけで、柔軟な思考化の中で仕事をすることができるでしょう。

おのずと、課長の働き方は根本的に改善されていきます。

まとまった余白の時間は現場に行こう。答えは現場にある

時間 現場

課長の働き方が改善されていく中で、「余白の時間」を作ることができたら、積極的に現場に行くことを意識しましょう。

課長はオフィスで仕事をすることが多いですが、ビジネスの答えをデスクの上で完結するには情報が足りないからです。

需要動向の変化とビジネスの変化は、「現場」にあります。

現場は刻々と変化していきますが、本社(本部)の変化はスローリーであるために変化に気付かず、チャンスを逃してしまうことになります。

変化に察知するアンテナを高く持つことで、現場の動向を拾い上げ、事業の改善や対策に活用していきましょう。

ポイントとしては、

  • 顧客との直接対話
  • 拠点社員とのコミュニケーション
  • 小さな変化を見逃さず、あらゆる変化をキャッチ

以上を意識していきましょう。

プライベートは「健康第一」を念頭にスケジュールを組み立てる

課長になる年齢は、30代後半から40代です。

この年齢になると、健康を意識していかないと、劣化がはじまってボロボロになります。

私の経験でも、35歳を過ぎてからは健康診断で体のあちこちにトラブルが出てきました。

特にストレスから引き起こされる症状をそのままにしておくと、負のスパイラルに入ります。

☑ 体がボロボロになり、そのまま放置

☑ 体調が悪化することで、精神も引っ張られてメンタル悪化

☑ 仕事が上手く進まないようになり、生産性が悪化

☑ チームの生産性も悪化。業績が下降

☑ 通院、入院により、多額のお金と時間がかかる

以上のような悪循環サイクルになります。

ここで、プライベートの健康管理が重要であり、「健康第一」がいかに大切なことが分かります。

ぜひ、肉体的・精神的な「健康第一」を念頭に習慣を身に付け、スケジュールを組み立てていきましょう。

出勤日の9割を定時で上がることを目標にしよう

課長の働き方を改善するためには、恒常的な残業をやめることです。

私の目標では、出勤に数の9割を定時で上がることです。

具体的には、月の出勤日数20日間のうち、18日間は定時で上がります。

今は長時間労働であっても、1年後2年後は残業を確実に減らすイメージを持ちましょう。

大事なことは、残業を減らしてもチームの生産性と業績を維持しつつ、成果を出し続けることです。

定時で退社しつつ、業績も維持できるようになれば、課長の働き方は改善され、健康も手に入り、チームはより良い方向を向きながら仕事ができるようになります。

長時間労働の体質やサイクルは、金輪際、断ち切ることです。

部下と飲みにいかなくてもコミュニケーションはできる

部下の5割は、上司と飲みに行かなくても良いと思っているばかりか、時間と金がもったいないと思っています。

逆に上司の5割は、部下と飲みに行きたいと思っています。

両者のギャップは、2007年の第一生命のアンケート調査の結果によるものです。

私も同じように、部下の頃は上司とは「絶対に飲みに行きたくない」し、「時間がもったいない」と思ってました。

ところが課長になると、部下と飲みに行って腹を割ったコミュニケーションをしたいと思っています。

部下だったころの気持ちが分かるからこそ、誘いにくい気持ちもあります。

ただ、よくよく考えてみれば、コミュニケーションをとるだけだったらランチでもいいし、職場でコーヒーを飲みながらでもできるのです。

夜に時間をセッティングすれば、明日にも影響しますので、課長の働き方にも影響します。

コミュニケーションを目的にした部下との飲み会は本当に必要なのか、考えていきましょう。

3年をリミットに部署の業務を理解する

業務 理解

長年同じ部署に在籍し、専門性を持ったまま課長に昇進することは、チームのマネジメント上有利です。

ただし、全体視点や経営視点が欠けたままに課長になると、未来の方向性を見誤ることにもつながるリスクがあります。

だからこそ定期的な異動があり、よく分からない部署の課長にもならざるを得ないのが実情です。

ただ、よく部署の業務がわからないままに課長になると、チームの仕事に大きな影響が出てきます。なぜなら、仕事の判断ができないからです。

ここでは、リミットとして3年以内に部署の仕事を理解することを目標にしてみてください。

経験、知能、知識、行動力があれば、3年かからずにチームの仕事を理解できるはずです。

理解することで、課長の働き方は改善の方向に向かっていくことでしょう。

自分自身の勤務時間をモニタリングし、上記の改善でどれだけ圧縮できたか把握しよう

課長が長時間労働で埋め尽くされ、疲弊している状況は長くは続きません。

過労によって体と精神が局面を迎えると、うつ病や心臓疾患に至ります。

まずは、今の自分の勤務時間をモニタリングし、上記の改善を繰り返すことでどれだけ労働時間が削減されたのか把握していきましょう。

私も2年前は、月平均50時間~60時間の残業をしていましたが、年数を経過するごとに減少し、月20時間以下になっています。

大事なことは、今の自分の実態を記録し、改善していく過程を把握することです。

ぜひ、課長の働き方を根本的に見直し、改善し、より強いチームを作っていきましょう。

以上、『「課長の働き方」を根本から見直す11の改善策』でした。

ではまた^^

課長・管理職の役割や仕事術をまとめたページを作りました!

課長の役割と仕事術まとめ

部下や上司との人間関係、問題やトラブル、課題、新規事業、人材不足による長時間労働など、多岐にわたる問題にお役立ていただければ幸いです
(※この記事も掲載しております。)

▼課長の働き方を改善していきましょう!

top image is Business vector created by sentavio – www.freepik.com

article image is Business vector created by pch.vector – www.freepik.com / Business vector created by vectorjuice – www.freepik.com  / Business vector created by pikisuperstar – www.freepik.com

スポンサーリンク
ブログ用アドセンス


お仕事依頼はこちらから

「課長の働き方」を根本から見直す11の改善策
この記事が気に入ったら、いいねして今後の記事もチェックしよう!
こちらも読まれています
関連記事
スポンサーリンク
ブログ用アドセンス