課長になったら覚えておきたい「時間の使い方」9選

課長 時間 使い方

課長になったら覚えておきたいことは、「際限のある時間を有効に使うこと」です。

というのも、世の中の課長はプレイングマネージャーとして自分の仕事をしつつ、部署のマネジメントと、部下の育成までしなければならず、時間がいくらあっても足りないからです。

私も課長になってから時間に追われ、どんなにスピードを上げても次々と発生する仕事で埋め尽くされ、長時間労働で健康を害したことがあります。

この経験で学んだことは、「課長になったら時間管理術はますます重要になる。」ということです。

時間は人間に公平に与えられ、後戻りできず、すぐに過ぎ去ってしまう大事なものです。

ぜひ、自分自身のマネジメントとして「時間の使い方」について身に付けましょう!

ではいってみましょう^^

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1日どれくらいアウトプットできるかを意識しよう

課長の仕事のアウトプット(自分から産みだす仕事)は、

☑ 部下の稟議の決裁

☑ 自分の稟議書の作成や上司への相談

☑ 経営管理書類のまとめや月次業績の管理

☑ 連絡文書作成と発信

☑ 資料をまとめて打ち合わせ(共有)

以上の仕事が大多数を占めています。

この仕事の他にも、事業構想を練ったり業務改善を検討するなど、課長のアウトプットは沢山あります。

時間の使い方として、1日8時間の中でどれくらいアウトプットできるかが勝負です。そのためには「アウトプット量」を意識しましょう。

1時間のうち、何もアウトプットしていないということは、時間をムダに過ごしていることと言えます。まずは意識することから始めましょう。

時間を有効に使うためには、時間を意識し、アウトプットの量をいかに増やすかがカギを握っています。

溜まったメールは朝一番に集中して全て処理する

溜まったメールを処理するには、まとまった時間を使うことが有効です。

ただ、課長になると、1日の中でまとまった時間をねん出すること自体が難しくなります。

なぜなら、自分の仕事に集中しようとしても、

☑ 部下の報連相を聞く時間が頻繁に起こる

☑ 次々に電話が鳴り、対応で時間がつぶれる

☑ 上司から突発的に呼び出される

☑ 問題やトラブルの発生への対応

以上のように、課長の時間は「突発的なこと」に奪われます。

これを解決するには、溜まったメールは朝一番に処理することです。

30分早く出勤し、集中して処理することで数多くのメールを処理できます。

大事なことは、集中できる時間をいかに作れるかです。

メールはデスクトップに小さく表示し「見える化」しよう

メール デスクトップ

メールを受信すると、PCに通知するように設定する方法が良い方法です。

または、デスクトップ画面に余裕がある場合は、受信画面を小さく表示しておき、「メールの件名だけ」をすぐに見れるようにしておきましょう。

「件名の見える化」をしておくことで、重要な案件や緊急案件にもすぐに対処できるようになります。

特に重要な案件のメールは、メールを確認したか相手から電話が来るものです。

その電話はムダな時間の1つです。

メールを確認してほしいだけの電話こそ、課長の時間を奪っていくものです。

理想的な対応としては、メールの受信をすぐに見れるようにしておき、すぐに資料を読み込んで素早く相手に返事することです。レスポンスを早くすることで相手から時間を奪われることはありません。

こちらから能動的に動くことで、時間を有効利用していきましょう。

メールは必ず返事をし、相手にも見ていることを伝えると時間が節約できる

メールは返事をすると時間が節約できます。

なぜなら、メールを送った相手はメールを見ているかどうか心配に思い、電話で連絡をしてくる場合があるからです。

先ほども言った通り、重要な案件であればあるほど確認の電話が来ます。

「電話」は課長の大事な時間を相手に奪われる行為です。

ただ、相手に対して失礼な態度をとるわけにもいきません。

私の経験では、メールの返事をしないでいると、次々に電話が来ることになってしまい、「午前中は電話しかしていない」状況になったことがあります。

電話で1日の半分の時間が奪われることは、課長にとって大変な損失です。

これを回避するためにやったことは、「メールには必ず返信をすること」です。

これであなたの大事な仕事の時間を節約し、自分の仕事に割り当てることができるのです。

1日のスケジュールは詰め込みすぎない

会議や打ち合わせ、来客対応や訪問などは1日に1回のスケジューリングにおさえておきましょう。

多くても、午前1回、午後1回にしておくことです。

私の経験では、どうしてもスケジュールが多いときは1日3~4回入れることがあります。

ただ、詰め込みスケジュールでは頭に余裕が無くなり、おかしな判断をしてしまうことにつながる可能性もあります。

人の能力は、場数を踏んで鍛えれば鍛えるほど向上しますが、大量のスケジュールを詰め込みすると余裕がなくなります。

トータル的には仕事の見落としや判断ミスにつながるため、結局は損失になる可能性もあります。

スケジュールには、余裕を持つことが鉄則です。

報連相が多い優秀な部下は時間を決めて対応しよう

報告 連絡 相談

報連相が多い部下は優秀な部下ですし、課長にとって安心できる存在です。

ただ、報連相が多いということは、それだけ課長の時間が次々と奪われることになります。

優秀な部下のやる気を損なわず、しかも時間を奪われないようにするためには、「至急以外は時間を決めて報連相してもらう」ことです。

時間を決めることで、その他の時間は集中できます。

報連相がすぐ終わる場合は別として、長くなりそうな内容は時間を決めることをオススメします。

健康管理の徹底は時間を有効に使える手段である

健康管理を徹底することで、時間を有効利用できます。

心身を良好な状態にしておくとメンタルが安定し、1日のアウトプット量が増えます。

オススメの方法としては、

☑ 毎日お酒を飲まない。休肝日を作る

(効果)

・だるくならない、疲れをひきづらない

・午前中からスピード感を持って仕事ができる

☑ 運動で体力をつける(ジムがオススメ)

(効果)

・メンタルが強くなる

・多少のことでもへこたれなくなる

☑ 起床時間、就寝時間を一定にする(平日、休日)

(効果)

・リズムが一定になり、同じテンポで仕事ができる

・体がだるくならない

☑ 3食ご飯を食べる

☑ 睡眠時間を削らず、7時間は確保

基本的なことかもしれませんが、健康管理に敏感になることで仕事に対する生産性も上がります。

何も特別なことをしなくても、以上を死守すれば健康管理に有効です。

アンガーマネジメントで感情のブレを小さくしよう

時間を有効利用する方法として、「怒り」の感情をいかにマネジメントするかが重要です。

課長が怒りの感情に染まってしまうと、仕事が手につかなくなることで時間をムダ過ごすことになり、アウトプット量も減少します。

「怒りで仕事が手につかない」という状態です。

この状態を避けるには、自分自身の怒りを上手にコントロールすることです。

☑ 怒りが頭に沸いて来たら、すぐに席を外す

☑ 怒りそうになったら、口に出す前に一瞬だけ我慢してみる

☑ 職場ではキレたら「負け」と思っておく

☑ 部下には怒らずに冷静に注意する

怒りは長く続くことはありませんが、一度声に出して怒ってしまうと、相手との関係性を回復させることに労力と時間がかかってしまいます。

怒りの感情はお湯の沸騰が冷めるように、いずれは落ち着くものです。

だからこそ、怒りそうになったら「ふと立ち止まる」ことです。

アンガーマネジメントで、時間ムダにしないようにしましょう。

業務中に会話したくなったら小出しで止めて、終業30分前に多目に会話しよう

ムダ話は時間の無駄と思いがちですが、ストレスを軽減することと、コミュニケーションの活発化による仕事をスムーズにする意味では、長期的な視点で時間を節約できます。

課長が何気ない会話をしたい場合は、小出しで止めておきましょう。

業務中は、一言だけで止めておくのです。

これは部下の時間を奪わない方法でもあります。

もし、リラックスして会話のキャッチボールをしたい場合は、終業時間の30分前が有効です。

部下も仕事を一段落し、リラックスしている場合が多いので話ができます。

もちろん部下の仕事の様子を見ながら、会話することをオススメします。

以上、『課長になったら覚えておきたい「時間の使い方」9選』でした。

ではまた^^

課長・管理職の役割や仕事術をまとめたページを作りました!

課長・管理職の役割と仕事はてブ数

部下や上司との人間関係、問題やトラブル、課題、新規事業、人材不足による長時間労働など、多岐にわたる問題にお役立ていただければ幸いです。

(※この記事も掲載しております。)

▼時間管理術を見につけて「時間の使い方」をマスターしましょう!

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