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中間管理職の男性視点で、仕事に役立つ記事を書いています。
管理職は、部下の残業時間の削減や、有休取得の義務化などに伴って、働き方が難しい立場です。
例えば、
✅ 残業時間が増加しており、日々の疲れが取れない
✅ 部下を休ませるために、自分の有休がとれない
✅ 作業ベースの業務が増加し、本来やるべき仕事ができていない
✅ プライベートの時間が確保できず、心身ともに疲弊している
以上は、多くの管理職が抱える悩みではないでしょうか。
実際に私の経験でも、課長になってから夏季休暇などの長期休暇が数年取得できなかったことや、休みたくても休めない状況が続いたことを思い出します。
そんな管理職の働き方を改善・改革するために、必要なステップを解説していきたいと思います。
目次
残業を減らし、管理職の働き方を改善するためにやるべきこと
管理職の働き方を改善するためには、マネジメントスキルの向上がカギを握っています。
8つのステップとして解説していきます。
業務効率化は労働時間の削減に必須であり、地道に改善していく
管理職の働き方を改善するためには、チームの業務効率化は必須です。
業務効率化が悪いチームに人員を追加しても、決して労働時間の削減を図ることはできません。
また、職種によって業務効率化の手段は異なるため、チームの課題に対して何が必要なのかを見極めつつ、地道に改善していきましょう。
業務改善は、非常に地道な作業です。現状の１つ１つの業務を紐解いていき、新しい仕事に置き換えた場合のマニュアル策定など運用方法を設定し、ルール化や社員教育を実施していきましょう。
コミュニケーション不足を解消しよう
業務効率化が低下している職場の特徴として、コミュニケーション不足や上司・同僚に相談しづらい雰囲気があげられます。
この理屈としては非常に簡単で、相談すれば５分で解決できることが、相談しづらい雰囲気のために先送りしてしまい、１日、２日、１週間とかかってしまうことです。
チーム内でコミュニケーションを意識するだけで、全体の業務効率が上がりますので、やらない手はありません。
☑ 話しやすい雰囲気を心がける
☑ 相談されたら、すぐに応答できるようにしておく
☑ 挨拶は誰とでも必ずする。挨拶に差をつけない
お金も労力もかからず、意識するだけで効率が上がりますので、オススメです。
以下の記事では、管理職としてのコミュニケーション能力を身につける方法を詳しく解説しています。ぜひ、ご覧ください。
業務マニュアルの整備と部下教育の実施
一番目に解説したように、業務マニュアルの整備は、管理職の働き方を改革していくための方法の１つです。
また、マニュアルを整備するだけでなく、部下の教育も必要です。
中小企業では、まだまだ業務マニュアルの未整備による属人化が見受けられます。
属人化が進むと、「特定の人だけにしかできない仕事」＝ 「ブラックボックス化」となり、管理職も把握できない状況となりますので、組織にとっては非常にリスクです。
実際にあった事例としては、ブラックボックス化した社員が職場で優位に立ったため、残業のし放題が発生し、部下へのハラスメントにも発展しています。
以上のようなことを防ぐために、全員が共有・把握できる業務マニュアルを整備し、運用する必要があります。
チームがおかしくなると、業務効率化どころではなくなりますので、ぜひ覚えておきましょう。
チーム内には積極的に情報共有しよう
チーム内に情報共有が出来ていないと、お互いが何をやっているのか分からない状況を生み出しますので、信頼が低下します。
また、情報共有をしないことで、業務効率を下げる原因にもなります。
管理職として意識したいことは、部下それぞれが判断できる幅（余地）を持てるように情報共有することです。
注意点としては、自分を優位に立たせるために情報を隠すことはNGです。
以下のサイトでも、情報共有が詳しく解説されていますので、参考にしてみてください。
参考 情報共有をしない人・職場の特徴とは？リスクや解決方法を解説
紙ベースの業務を減らし、IT化・アウトソーシング化しよう
業務効率化をするためには、紙ベースの作業を減らすことです。
エクセルで置き換えることも効率化のために大事なことですが、積極的にITサービス（月額）を利用することや、業務の外注（アウトソーシング）を検討しましょう。
大事なことは、直接コスト（月額費用など）が増加しても、間接コスト（時間当たりの人件費）が引き下げられるようであれば、前向きに導入を検討した方が良いです。
中小企業では、まだまだ紙ベースの作業やFAXの送受信が行われていることが多く、業務が非効率な状況にあります。
時間は有限であることを常に意識して、取り組みましょう。
「自分だけにしかできない」は、もうやめよう
管理職であっても、
- 自分だけにしかできない仕事
- 自分しか分からない業務
- 自分だけが判断できる
以上のように、「自分をブラックボックス化」してしまう管理職もいます。
この原因はどこからくるかと言うと、
☑ 任せられる部下が育っていない
☑ 管理職自身の責任感が強い
☑ ライバルに分からないように仕事を囲い込む
以上のように、組織上の問題や出世争いなど、複雑な心境が絡むことが多いですが、組織全体としてみるとNGです。
自分だけにしかできない仕事は、自分で自分の首を絞めています。
管理職の働き方を改革するためには、ワークライフバランスを保つことや、有休休暇を取りやすい環境を作る必要がありますので、「自分だけにしかできない」という状況を作ることは、やめましょう。
仕事は常に共有し、自分がいなくても回っていくチームを作らなければ、働き方を改革することはできません。
部下の有休申請は快く受け入れよう
管理職は労働者ですので、有給休暇があります。部下にも当然あります。
自分自身が有給休暇を取りやすくするためには、部下に対しても有給休暇を促す必要があります。
繁忙期や人手不足の状況では、有休申請が難しい場面もありますが、有給休暇の申請を快く受け入れる体制を構築していきましょう。
そのためには、仕事の共有や教育、分業は必須です。ましてや、自分のブラックボックス化は対極にあると考えましょう。
職場のチームは、持ちつ持たれつです。
マルチタスクスキルを身に付けよう
管理職の働き方を改善するためには、マルチタスクスキルの向上が役立ちます。
マルチタスクスキルを身に付けると、少ない時間でより多くの仕事を進めることができるようになります。
管理職の働き方を改革する方法の１つですので、身に付けておくと非常に便利です。
以下の記事でまとめていますので、参考にしてみてください。
この記事を書いた人
「生き方」×「働き方」を学び未来を切り開くwebメディア「イキルメディア」の運営者。金融機関や企業の経営企画マネージャーを経て、起業。webメディア運営や出版などを通じてキャリアアドバイスをするなど、事業に邁進しています。
課長・管理職の役割や仕事術をまとめたコンテンツ集を作りました！
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