報連相ができない部下ができるようになる7つのコツ

報告 連絡 相談

報連相(報告・連絡・相談)ができない部下は、どうやったらできるようになるのか、頭を悩ませている課長は多いと思います。

私の経験でも、部下の報連相がないためにクレームやトラブルが増加したり、上手く仕事もグチャグチャになったことがあります。

そうならないための方法として、報連相が出来る部下に育成するためのコツを7つに分けて説明していきたいと思います。

ではいってみましょう!

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「話しかけやすい上司」になる

部下が報連相しやすい上司は、「話しかけやすい上司」です。

例えば、上司に話しかけても反応がなかったり、機嫌が悪そうな顔をしていると、部下は報連相に戸惑います。

部下がベテラン社員の場合、上司が話しかけやすいかどうかは関係なく報連相する人が多いですが、年齢の若い部下は気にします。

上司にとって特に報連相をして欲しいのは、経験の浅い若手社員が多いので、「話しかけやすさ」を意識してみましょう。

ちなみにですが、私の経験では部下が報連相をしなかったために、訴訟トラブルに発展したことがあります。

訴訟には至らず何とか回避できましたが、報連相しなかった部下に問題があるのではなく、毎日忙しすぎてイライラしている上司(私)が問題だったのです。

そして、この問題を解決するために、3ヶ月の時間を要することとなりました。

報連相があれば、問題を防ぎトラブルを未然に解決することもできますし、解決するまでの労力と時間がかかりません。

報連相が無いと、結局は大きな問題にまで発展することにもつながることを覚えておきましょう。

問題が大きくなれば、上司の時間と労力とストレスが何倍もかかるのです。

それが、毎日の笑顔で回避できるとすれば安いもんです。

上司が部下に対し報連相する

プライドの高い上司には難しいことですが、逆に部下に対して報連相するのも良い方法です。

上司が報連相する姿を見せることで、部下は「上司が報連相をやっているんだから、自分も報連相しないと・・」という気持ちになります。

報連相のやり方は、対面でのコミュニケーションだけでなく、メールやメモでもアリです。

効率を重視し、生産性を上げなければならない状況の中で、特に形にこだわる必要はありません。

上司が部下に相談する際のコツは、

☑ 「相談」は対面のコミュニケーションにした方がスムーズ

☑ 「報告」や「連絡」は、メールや社内独自の共有ネットワークで、伝えるだけの一方通行で良い

☑ 相談で簡単に部下の時間を奪わない。部下は時間内に仕事を終わらせたいので、手短にする

上司が部下に対して積極的に報連相することで、部下の報連相をうながす効果と、情報が上司にため込まれず縦横無尽に部署に循環し、風通しが良くなります。

ぜひ、お試しください。

報連相を受けたら「ありがとう」の言葉を添える

感謝 ありがとう 伝える

報連相に慣れていない部下に効果的な方法は「ありがとう」の言葉です。

「教えてくれてありがとう」、「言ってくれてありがとう」、「伝えてくれてありがとう」です。

上司の感謝の言葉に喜ばない部下はいませんので、報連相の際はありがとうと伝えてみましょう。

「ありがとうを連発すると嘘くさい感じがしない?」と思うかもしれませんが、意外にマネジメントの現場では気になりません。

挨拶のように自然に出てくるようになると良いでしょう。

「報告ありがとう!」と添えるだけで、部下は報連相が成功体験になりますので、行動が強化され、今後も報連相する確率が高くなります。

報連相に慣れていない部下には怒ったり、叱らず「慣れさせる」

課長になったばかりで失敗しがちなことは、部下が報連相し、その内容に怒ったり、叱ったりすることです。

確かに注意すべき点があれば叱り、良い方向へチェンジさせるのもマネジメントの1つです。

ただ、やっとこさ報連相するようになった部下に対しては、すぐに叱ったりするのは避けた方が良いでしょう。

なぜなら、部下が「報連相=叱られる」という失敗体験を持つと、ミスや失敗、問題を隠したりするようになったり、仕事を全て背負い込んでしまう結果につながります。

「組織は個人戦ではなく団体戦です。だからこそ、報連相が必要なのです。」・・・これは私が実際に部下に言った言葉の1つです。

まずは、報連相するクセをしっかりと身に付けさせ、慣れさせるのが先決です。

報連相の行動自体は組織にとって大事なことであることを伝えつつ、中身を指導していくイメージです。

自信がありすぎる部下は、こまめに聞いて報連相の重要さを認識させる

仕事に自信がある部下は、上司にほめられたくて報連相してきます。

逆に「自分に自信がありすぎる」部下は、報連相の重要さを軽視し、自分勝手に行動する場合があります。

行動の結果、成果を出せる部下であればまかせても良いですが、自意識過剰なだけで失敗ばかりの部下は困りものです。

自信がありすぎる部下は、上司の側からこまめに聞くことも方法の1つですが、やはり報連相を促す必要があります。

例えば、報連相しなかった時にトラブルが拡大してしまい、上司が知っていれば未然に防げたことがあるとしましょう。

注意すべきタイミングはその時です。ジャストタイミングです。

そこで、報連相が身に染みて理解できるのです。

部下個人に判断ルールを与えると、報連相されやすくなる

どんなに報連相の重要さが分かっていても、仕事のデキる部下は報連相を面倒がるものです。

そんなときは、判断のルールを決めておくと良いです。

判断ルールは、

☑ ここまでは報連相しなくても、自分で決めてよい

☑ これ以上の状況になったら、すぐに報連相する

これだけです。

ただ、組織内に役職別に決定できるルールを定めている場合は、そのルールに従いましょう。

部下に対して直接説明をし、納得の上で判断のルールを運用してみてください。

部下は、判断ルールに沿って報連相するようになります。

組織の力で解決することを認識させる

報連相 組織の力 認識

先ほども少し触れましたが、報連相は組織をマネジメントするために必須です。

・報連相をしなければ、1つの力でしか解決できないことも、

・複数の力を使えば、2つも3つも解決でき、

・しかも、時間も労力も大幅に削減できるため、

・生産性の極めて高い行動なのです。

報連相は、小さい視点で見れば部下が上司に対してする行動であり、つまらないことですが、大きい視点で見れば組織的対応が可能となるきっかけの1つです。

だからこそ、重要なことはマネジメントする課長側の力量です。

この視点を課長が持っているだけで、報連相の重要さはとてつもない力を持っていることが理解できるはず。

ぜひ、明日からのマネジメントにお役立ていただければと思います。

以上、「報連相ができない部下ができるようになる7つのコツ」でした。

ではまた^^

課長・管理職の役割や仕事術をまとめたページを作りました!

課長・管理職の役割と仕事

部下や上司との人間関係、問題やトラブル、課題、新規事業、人材不足による長時間労働など、多岐にわたる問題にお役立ていただければ幸いです。

(※この記事も掲載しております。)

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