会社員の傍ら、ライター活動をしているひじき（@hijiki306）です。
女性の視点で、仕事に役立つ記事を書いています。
職場の人間関係やコミュニケーションに悩む人は多いでしょう。
同僚や上司とのコミュニケーションってどうしたらいいか分からないし、そこまで重要なのか疑問に思いますよね。
実際に、コミュニケーションを苦手な人が無理に頑張ろうとすると距離感がつかめず、相手に不快感を与えてしまう可能性があります。
そこで本記事では、会社でのコミュニケーションで悩んでいる人へ以下のことをお伝えしていきます。
- 会社でのコミュニケーションの必要性
- コミュニケーション不足で起こる問題
- コミュニケーションが苦手な人の改善方法
最後まで読むと、あなたのお悩みがきっと解決しますよ。
では、さっそく解説していきます！
目次
仕事でのコミュニケーションは最低限必要
結論から言うと、仕事のコミュニケーションは必要です。
しかし、プライベートやデリケートな話、余計なことを話す必要はありません。
業務の情報共有・報連相ができる程度でOK。
よい人間関係を作りたい、業務をスムーズに行いたいならコミュニケーションをとり協力する必要があります。
コミュニケーションが増えると仕事の生産性が上がり、自分が思っていることや気持ちを伝えやすくなるので職場の雰囲気も良くなるでしょう。
コミュニケーションを苦手な人は増えている
コミュニケーションが大事なのは分かっているけど、どうしても苦手と感じる人もいるでしょう。
では実際、苦手と感じている人はどのくらいいるのでしょうか。
BTBグループは、 学生・会社員・主婦・リタイア層を対象に コミュニケーションに対するアンケートをインターネット上で調査しました。
結果は、「コミュニケーションが苦手」・「やや苦手」が全体の58%と半数を超え、得意な人よりも苦手な人の方が多い結果に。
また、77%が「自分から発言するのは苦手だけど話を聞くのは得意」と回答。
メールやSNSなどのやり取りが増える一方で、テキストでのやりとり・電話の苦手意識が多い傾向にあります。
（参照元：PR TIMESコミュニケーションは苦手、58％と過半数 主体的な発信は苦手、受け身のコミュニケーションは得意｜株式会社JTBのプレスリリース (prtimes.jp）
では、コミュニケーションが苦手と感じる人はどのような人でしょうか。
主な特徴は以下の通りです。
☑ 自分に自信がない
☑ 自分の話を一方的にする
☑ 伝えたい順番がバラバラ
☑ 話す相手の顔色をうかがう
☑ 人の話を聞いている様で聞いていない
内向的な性格だったり過去の失敗から人を避けるようになったり、コミュニケーションが苦手と感じる理由は人それぞれ。
苦手なことをムリに克服する必要はありませんが、会社では意思疎通する程度のコミュニケーション力は必要です。
コミュニケーション不足で起こる問題
仕事で大事なのは「報連相」。
報連相がうまくいっていないと会社内の問題や悩みが増加します。
この項目では、会社でのコミュニケーション不足が引き起こす問題を4つお伝えしていきます。
① 業務がスムーズに進まない
社内コミュニケーションが不足すると連携が取れず、業務がスムーズに進まなくなってしまいます。
仕事はチームワークが必要ですので、情報共有や伝える力がないとお互い認識のすれ違いが発生する可能性があります。
また、協力が必要な場面でうまくいかず、よいアイディアが生まれないケースもあるでしょう。
業務をスムーズにおこなうためにも、最低限のコミュニケーションは必要なのです。
② ミスが増える
誰だって「仕事をスムーズにこなせる」、「あの人は仕事ができる人だ」と思われたいですよね。
適度なコミュニケーションを取らないと、業務内で「言った言わない」が原因のトラブルが発生しミスが増えてしまいます。
以下のような経験はありませんか？
- 上司に確認を取らないまま資料作成を進めてやり直しを要求された
- 相手にうまく伝わっておらず資料が上がってこなかった
- 依頼したはずなのに進捗の連絡がない
このような事態になると、会社での信頼が無くなってしまいます。
最悪の場合、任せられる仕事が減り昇格の機会を失う可能性もあるでしょう。
③ コンプライアンス違反や不祥事が増える
コミュニケーション不足の会社では、コンプライアンス違反や不祥事の発生率が高くなります。
その理由は、内部統制が取れていないから。
仲間同士や上司との連携が取れないと、問題が発生しても助けを求められません。
結果、不祥事の発生率が高くなります。
本来、問題がある場合はいち早く上司や同僚へ報告し、改善する必要があります。
しかしコミュニケーション不足の会社だと「言いづらい」、「問題を上に報告できない」などの間違った判断が積み重なり、問題が大きくなってしまいます。
問題を早く解決するためにも、社内コミュニケーションは円滑にしておく必要があるでしょう。
④ お客さん・クライアントからの信頼を失う
社内のコミュニケーションが不足していると、お客さんや取引先に迷惑がかかり、会社全体の信頼ダウンにつながります。
なぜなら、内部の情報共有がしっかりしていないため、クライアントの対応に遅れたり新規のビジネスチャンスを逃してしまったりする可能性があるからです。
また、以下のような事態も予測されます。
- 顧客からの悪い評判はすぐに広まる
- 連携が取れていないせいでサービス品質が低下する
- 納期が遅れる
コミュニケーション不足が原因で、お客さんや取引先に迷惑がかかると会社の評判が落ち、業績にも悪影響が出てきます。
会社でのコミュニケーション下手を改善する方法
これまでの解説で、会社でのコミュニケーション不足は様々な問題を引き起こすことがわかりました。
では、他人と関わることが苦手な人はどう改善していけばいいのでしょうか。
ここでは、コミュニケーションが苦手な人への改善策を4つお伝えしていきます。
① 相手に寄り添う会話を心がける
相手の立場になり会話することをこころがけましょう。
具体的には、以下の３つが必要です。
- 相手の価値観を受け止める
- 相手の言っていることを理解、共感する
- 相手の話を要約しすぎない
特に、ビジネスシーンでは「共感力」が大切です。
「この意見や考えは違う気がする」と思っても、バッサリ違うと言うのはNG。
相手の意見や感情に対し、そのとおりと感じることが必要です。
アドバイスしようとするあまり、相手に共感することが少ないと感じる人は要注意です。
② 結論から話す
言いたいことは簡潔に、結論から伝えましょう。
長々と離すと相手は「結局何が言いたいの？話が長い人だ」と感じてしまいます。
例えば以下のAとBだと、どちらが分かりやすいでしょうか。
A:「顧客の〇〇さんのところへ行き、商品の説明をしたのですがなかなか理解してくれず……。」
B:「顧客の〇〇さん、商品は購入しないようです。理由は……。」
どうでしょうか。Bのほうがシンプルかつ短時間で、必要な情報が伝わりますよね。
ビジネスにおけるコミュニケーションは簡潔に結論から話しましょう。
③ 明るく楽しそうに笑顔で話す
「業務中に明るく笑顔でいる必要ある？」
そう感じる人もいるでしょう。
しかし、会社内でのコミュニケーションにおける笑顔の重要度は大きいです。
人は笑顔を向けられると、「受け入れられている」と安心を得られ、心の距離が縮まります。
不愛想の人と明るく笑顔の人、どちらと会話するのがいいかと問われると、ダンゼン明るい人ですよね。
④ 相手の話を最後まで聞く
会話の途中で、話の腰を折るのはNGです。
相手の話は遮らずきちんと聞きましょう。
例えば、以下を参考にしてください。
☑ 自分中心の話をしすぎない
☑ 周りの空気を読んで発言する
☑ 相手が話している内容と関係ない話をしない
空気を読んで会話することが難しいときは、ムリに発言しようとせず、黙って話を聞くことがスマートな場合もあります。
会社に限らず、プライベートでも聞き上手は重宝され、一緒にいて心地が良い人と思われるでしょう。
コミュニケーションが苦手なら他でカバーしよう
とはいえ、「やはりコミュニケーションは苦手だし、改善しようとしてもなかなか難しい」と思う人もいるでしょう。
そのような人はコミュニケーション以外でカバーするようにしてみてはどうでしょうか。
確かにコミュニケーションが上手い人は評価されやすく、ビジネスに強いです。
しかし、ムリにコミュニケーションを取ろうとすると距離感をうまくつかめず、相手に不快感を与えてしまう可能性があります。
苦手をムリに改善しようとするのではなく、あなたの強みを活かして業務をおこなうようにしてみましょう。
例えば、以下を参考にしてください。
☑ 会話が苦手ならテキストに落とし込んで伝える
☑ 整理整頓が得意なら率先して片づける
☑ 他の人よりもPCスキルを身につける
☑ 資格を取得して強みに変える
特におすすめするのは、メモや資料に落とし込む方法です。
また、コミュニケーションが苦手なら経理やPCスキルが活かせる部署へ異動する手もありますよ。
全員がコミュニケーションを得意としているわけではないし、人それぞれ得意分野や輝けるフィールドは違います。
自分の得意分野を見つけると仕事のパフォーマンスが向上しモチベーションも上がるので、ぜひ実践してみてください。
いずれにせよ、真面目に仕事へ取り組むと会社での評価は上がります。
ストレスのないコミュニケーションをとろう
会社でのコミュニケーションは必要ですが、意思疎通できる程度でOK。
しかし、コミュニケーションが苦手な人こそ対応を丁寧におこなうのは必須です。
苦手を無理に改善しようとするのではなくメモや資料に残して伝える、得意分野を磨き、そのスキルでカバーするなどの工夫してみましょう。
今回の記事を参考に、あなたにあったストレスのないコミュニケーション方法を探してみてください。
この記事を書いた人
沖縄生まれ沖縄育ち。会社員×webライター×二児ママ。本業では企業の経理・総務・食品加工の業務経験あり。在宅ワークに興味を持ち、第二子育休を機に副業でwebライターを開始。ワーママの視点から、働く女性のためになる情報を発信中。目標は副業が本業収入を上回ること！
▼職場のコミュニケーション術を学んでいきましょう！
